Směrnice a politiky

Směrnice je interním dokumentem, který do praxe firmy uvádí povinnosti, ale také filozofii a strategii stanovenou vlastníky a vedením společnosti.

• Co všechno jsou směrnice
  • Operativní směrnice
• Pracovní postupy vs. směrnice
• Hierarchie směrnic
• Doplňující poznámky
  • Politika vs. směrnice
  • Vazba mezi vzorovými úkoly a směrnicemi
• Směrnice vs. povinnost

Směrnice a politiky jsou nedílnou součástí každého systému kvality i systému řízení ve firmách. Jsou součástí metodik, které definují ISMJ a všechny další standardy práce.

Co všechno jsou směrnice

Směrnicemi se rozumí obecně všechny interní normativní dokumenty, kterými organizace stanovuje pravidla chování, činností, pravomocí nebo kompetencí. Jejich pojmenování může být různé, ale v případě nejběžnějšího standardu kvality, ISO 9001, se využívá terminologie:

• Příručka jakosti – věcně je zastřešující směrnicí nejvyšší úrovně
• Politiky jakosti
• Směrnice
  Jak ukazuje schéma, v rámci dokumentace se většinou směrnice člení na dvě úrovně; v rámci metodiky jsou úrovně rozlišeny typem směrnice.

Operativní směrnice

Často jsou potřeba i operativní, dočasně platná nařízení, např. nařízení ředitele, organizační rozhodnutí apod. I tato nařízení je možné v AyMINE publikovat v rámci směrnic. Po pořádek je ale důležité pro tato operativní nařízení vytvořit vlastní metodiku.

Pracovní postupy vs. směrnice

Směrnice by měly popisovat principy a zásady, jak při práci postupovat, ale konkrétní proces a jeho jednotlivé kroky by měly být pokud možno automatizovány pomocí workflow. Proto jsou popsány pracovními postupy, ze kterých workflow vytvoří přímo úkoly s řízenou posloupností.
Směrnice jsou propojené s pracovními postupy, ke kterým se vztahují. I v rámci vygenerovaného úkolu pracovník vidí jak postup, tak odkaz na směrnice. Předpokládá se proto, že směrnice může pracovníkovi doplnit pokyny nad rámec pracovního postupu.

Hierarchie směrnic

V AyMINE je možné – a vhodné – organizovat směrnice hierarchicky, jak je doporučováno i v rámci standardů kvality.

Doporučená struktura dokumentace je:
Příručka kvality jako samostatně stojící směrnice, případně doplněna politikami pro jednotlivé business oblasti

Směrnice upřesňující pravidla pro konkrétní oblasti jako směrnice podřízené pod politikami

Vzorové úkoly / Pracovní postupy jako závazné postupy pro konkrétní činnosti a úkoly. Jejich dokumentaci je současně základem pro automatizaci procesů řízeným workflow.

Doplňující poznámky

Politika vs. směrnice

Politiky jsou standardně obecněji koncipované a obsahují obecné zásady a cíle pro danou oblasti.

Směrnice jsou naopak konkrétnější a definují konkrétní opatření, kterými se cílů stanovených v politikách dosahuje.

Vazba mezi vzorovými úkoly a směrnicemi

Směrnice a vzorové úkoly jsou standardně společně v hierarchicky organizované dokumentaci. V AyMINE není možné vzorový úkol "zařadit" pod směrnici, protože stojí samostatně a odděleně. V rámci vzorového úkolu je ale možné přiřadit relevantní směrnici vazbou a odkázat na ni. Pro každý vzorový úkol je tak zřejmé, ke které směrnici se vztahuje a naopak, u směrnic jsou v rámci vazeb vidět vzorové pracovní úkoly, které je naplňují v praxi.

Směrnice vs. povinnost

V metodice jsou evidovány nejenom směrnice, ale i povinnosti. Mezi oběma objekty je významný rozdíl:

Směrnice je interním dokumentem, součástí systému řízení kvality resp. obecně metodiky, který upřesňuje interní pravidla.

Povinnost Je externí nařízení, které společnosti nařizuje, jak se má chovat, co dělat či nedělat.

Typickými příklady povinností jsou zákony nebo normy.

Povinnost, na rozdíl od směrnice, nemusí být jenom součástí metodiky, ale může být definována v rámci projektu a platná pouze pro projekt. Naproti tomu směrnice má vždy obecnější charakter a může být pouze součástí metodiky.

Logicky z povinností vyplývají směrnice a případně i vzorové úkoly. Logická závislost je samozřejmě jednostranná, externí povinnost interní směrnice nijak neformují. Nicméně u povinnosti je přehled všech směrnic a pracovních postupů dostupný, takže pokud se povinnost změní, je okamžitý přehled, do kterých částí ISMJ resp. metodik bude mít změna dopad.