Skupinový úkol

Úkolem se, stejně jako ve skutečnosti, definuje zadání pro konkrétního pracovníka nebo skupinu pracovníků

• Jak úkoly vznikají
• Volný a předdefinovaný úkol
  • Kdo úkoly plní
  • Realizační tým
• Záznamy o zpracování úkolu
• Další možnost práce s úkolem
  • Naplánování do budoucnosti
  • Duplikovat úkol
  • Komunikace k řešení
• Ochrana informací
  • Ochrana před ztrátou
  • Ochrana před přístupem
• Kde pracovat s přehledem úkolů
  • Úkoly v projektovém harmonogramu
  • Kanban pohled

Jak úkoly vznikají

Úkol:

• Někdo ručně vytvoří: V zásadě může založit úkol každý, kdo je aktivním členem v nějaké oblasti. Úkol může dát jiné osobně, která je ve skupině aktivní, nebo komukoli, kdo je v jeho týmu.
• Je vytvořen automaticky V systému můžete mít vlastní pravidla, která úkoly vytvářejí, nebo můžete mít nahrané knihovny povinných činností. Úkoly se pak vytváření z připravených vzorových úkolů.

Volný a předdefinovaný úkol

Můžete vytvářet úkoly "ad hoc", tzv. volné bez vazby na metodikou definovaný úkol. Takové úkoly nemají standardní způsob zpracování a jejich zadání je třeba popsat.

Pro standardní nebo auditované činnosti by měly být použity úkoly odvozené ze vzoru úkolu v metodice. Takové úkoly mají předepsaný postup, vazbu na vzor a je možné je snadno dohledat při auditu, protože u vzoru úkolu lze dohledat, že byly realizovány.

Kdo úkoly plní

Každý úkol má odpovědnou osobu, někoho, kdo za dokončení úkolu odpovídá. Odpovědný pracovník úkol přímo vykoná, nebo jej přidělí někomu, kdo jej realizuje. Tak může být řešitel někdo jiný, než kdo za úkol odpovídá.

Úkol může mít kromě odpovědné osoby a řešitele stanoven tým lidí, kteří na plnění úkolu spolupracují. Tým se zadává v záložce Tým.

Realizační tým

Každý úkol může plnit celý tým – Realizační tým tvoří všichni, kdo se na plnění úkolu podílejí – každý v něm má svou roli. Více o týmu k úkolu zde

Záznamy o zpracování úkolu

Úkoly vyplývající z povinností daných standardy, většinou vyžadují, aby průběh jejich zpracování bylo dokumentováno a bylo tak možné provést audit zpracování.
K dokumentování úkolu slouží dva druhy záznamů:

• Záznam o zpracování na záložce průběh: Pro jednotlivé kroky zpracování je možné přidat záznam a tak dokládat, co všechno bylo vykonáno. Záznam se standardně vytváří v okamžiku vzniku, nebo co nejdříve poté jak doklad o průběhu.
• Aktivita (tlačítko aktivita) umožňuje naplánovat krok dopředu. Typickým příkladem aktivity je schůzka, která je svolána k řešení daného úkolu.

Příklad dokladování průběhu: Např. je třeba ověřit výsledky projektu a metodika požaduje, aby proběhlo hodnocení technickým týmem. Pro tým bude naplánována schůzka (aktivita), na které tým zhodnotí, že výstup projektu dobrý (dojde k rozhodnutí) a projekt je možné uzavřít.
Řešitel úkolu zpracovává úkol postupně:

• naplánuje aktivitu,
• pozve účastníky
• po poradě:
• do Průběhu zpracování poznamená, že došlo k rozhodnutí a projekt může být uzavřen
• mezi soubory úkolu nahraje zápis ze schůzky
  Tým spolupracující na řešení úkolu vytváří skupinu a každý její člen se může k úkolu vyjádřit v rámci své role v týmu – např. přidat schválení, souhlas, doporučení. Jejich vyjádření je uchováno a u úkolu archivováno, takže je současně dokladem jejich zapojení i vyjádřením odpovědného názoru.

Zakládání úkolu popisuje následující video.

Video na samostatném listu

Další možnost práce s úkolem

Naplánování do budoucnosti

Úkol je standardně aktivní hned po vytvoření. Úkol je ale možné naplánovat do budoucnosti:

• Nastavit stav Plánován
• Do termínu nastavit datum Plánován od
  Takto natavený úkol se nezobrazuje ke zpracování až do doby, než začne být aktivní.

Duplikovat úkol

Na základě úkolu je možné vytvořit jeho novou kopii. Do nového úkolu se zkopíruje, kde jej vykonává včetně týmu, popis a kroky zpracování. Nově se mu nastaví datum, od kdy je plánován. Samozřejmě se nekopírují žádné záznamy o průběhu zpracování ani přiložené soubory.
Poznámka: Pro opakované úkoly je výhodnější vytvořit vzorový úkol a úkoly tvořit ze vzoru. Vzor umožňuje vytvořit popsat standardní postup, jak činnost realizovat (např. na základě normy) a přiložit i vozorové dokumenty. (Více informací najdete u vzoru úkolu.)

Komunikace k řešení

• Na úkol můžete někoho upozornit, nebo mu k němu něco připomenout pomocí Upozornění.
• Větší diskuzi můžete zaznamenat do Diskuze (tlačíko diskuze je vpravo). Diskuze se uchovávat spolu s úkolem.
• Okno diskuze můžete použít i pro uložení soukromých poznámek k úkolu, které slouží pouze vám.

Ochrana informací

Ochrana před ztrátou

K úkolu se ukládá řada důležitých informací, které slouží k dokladování průběhu. Tyto informace se nesmí ztratit, protože firma je často povinna je dlouhodobě uchovávat pro potřeby externího auditu.
Úkol je možné smazat v případě, že není tzv. sledován Sledované jsou automaticky všechny úkoly, které vznikly ze vzoru úkolu. Dále všechny úkoly, které dostaly jedinečnou značku (pole u úkolu), nebo úkoly, které jsou probírány na poradách.

Upozornění: I pokud úkolu dáte značku ručně, stane se sledovaným, a nelze změnit značku ani úkol následně odstranit. Zjednodušeně: sledované jsou všechny úkoly se značkou, tedy jedinečným identifikátorem.

Chráněny jsou i záznamy o zpracování, které tvoří nezměnitelný protokol, jak skutečně probíhalo zpracování. Záznamy může autor upravit, ale pouze 12h po jejich vytvoření. Není tedy třeba se bát, že byste nemohli např. opravit překlep. Po uplynutí 1 dne jsou ale záznamy nezměnitelné a neodstranitelné.

Součástí záznamů o zpracování jsou i záznamy vytvářené automaticky. Tyto záznamy jsou vždy neměnitelné a neodstranitelné.

Soubory, které jsou u úkolu uloženy, je možné odstranit až do doby, než je úkol ukončen. U dokončeného úkolu není možné změnit nic. Sledované úkoly navíc není možné znovuotevřít více než 12h po jejich uzavření. Chybné uzavření je proto možné opravit, ale současně není možné s odstupem měnit uzavřené úkoly. Uzavřený úkol je tak spolehlivým dokladem o průběhu zpracování.

Odstraňování nesledovaných úkolů: Úkoly, které nejsou sledované, je možné odstranit. Po odstranění je úkol označen jako odstraněný a v tomto stavu je ponechán 1 měsíc. Po měsíci je automaticky fyzicky odstraněn včetně všech přiložených souborů a záznamů o průběhu zpracování. Do doby fyzického odstranění je možné jej znovu obnovit, po fyzickém odstranění už možnost obnovení není.

Ochrana před přístupem

Úkoly a jejich obsah mohou vidět:

• lidé, kteří mají právo vidět obsah oblasti, v rámci které je úkol řešen
• stanovený řešitel
• členové týmu vytvořeného k úkolu
• účastníci porady, na kterou byl úkol zařazen (zařadit jej může jen ten, kdo má k úkolu přístup)
  Nikdo jiný nemá možnost zjistit, že úkol v systému existuje ani vyhledat jeho obsah. Oblasti by měli mít tak nastavené přístupy, aby v nich byli pouze spolupracovníci, kteří informace mezi sebou neutajují.

Kde pracovat s přehledem úkolů

S úkoly nemusíte pracovat jenom v přehledu.

Úkoly v projektovém harmonogramu

Projektový harmonogram v Ganttově modelu umožňuje plánování i generování dat pro porady nebo zákazníka. V Ganttově modelu uvidíte přehledně, jak na sobě úkoly navazují a kolik zaberou času

Kanban pohled

Kanban pohled na úkoly poskytuje přehledné zobrazení stavu úkolů a možnost rychlých změn pomocí Drag&Drop.