Pozvánka na poradu

Pozvánka na poradu je první vizitkou, která ukazuje, jak na jednání záleží. Podle toho je třeba pozvánce věnovat pozornost.

• Na pozvánce na poradu záleží
• Co by měla pozvánka na jednání obsahovat
  • Seznam účastníků porady
• Forma pozvánky
  • Výhody elektronické pozvánky na webu
  • Ochrana informací
• Odeslání pozvánek
• Související témata
  • Individuální vzhled pozvánky

Na pozvánce na poradu záleží

I když se pravidla formální komunikace posunula, stále platí, že první kontakt vytváří očekávání. U porad je tím prvním kontaktem pozvánka. I když zvete na projektovou schůzku stávajícího zákazníka nebo dokonce kolegy, pozvánku byste neměli odbýt. Dvojnásob to platí, pokud jde o obchodní jednání.

Co by měla pozvánka na jednání obsahovat

Formulář pozvánky by měl obsahovat všechny důležité informace.

• Vás, který na poradu zvete. (I v případě, kdy pro vás jednání domlouvá např. asistentka, hlavní organizátor by měl být vedoucím porady. Asistent/-ka mohou být uvedeni jako zapisovatel resp. ten, kdo má na starost technickou stránku jednání.)
• Název porady
• Stručnou anotaci, která v jedné větě shrne, co je hlavním smyslem jednání
• Kdy a kde se koná, pro on-line jednání odkaz na připojení
• Kdo se účastní
• Body jednání

Body jednání mohou být vypuštěny, pokud je bod jediný, jasně daný z popisu. Pak by se informace jenom opakovala

Seznam účastníků porady

Na poradu můžete zvát interní pracovníky a uživatele systému (z přehledu uživatelů) i lidi, na které máte kontakt v adresáři.

Forma pozvánky

Forma pozvánky závisí na tom, zda ve správě porady je povoleno její publikování. Pokud je důležité utajit body jednání, je samozřejmě potřeba je vynechat.

Výhody elektronické pozvánky na webu

Pozvánka prostřednictvím webu má výhodu v možnosti aktualizace i komunikace bez potřeby posílat opakované e-maily

Potvrzení nebo omluva účasti

Elektronický formulář s pozvánkou poskytuje dobrý přehled o poradě i možnost nezbytné komunikace s účastníky.

K potvrzení účasti či omluvě a případnému vzkazu je ve spodní části pozvánky pole. Informaci z formuláře dostane organizátor do upozornění a současně je uložena v pozvánce. Pro účastníka je formulář vhodným způsobem, jak se omluvit, protože jeho omluva se tak může snadno dostat i do zápisu. Poslouží tak zejména u porad, které jsou formální a účast se sleduje (např. zasedání řídících orgánů.)

Aktualizace bodů programu

Pozvánku na poradu můžete poslat hned po dohodě o termínu s tím, že body programu budou upřesněny. Účastníci se mohou podívat před jednáním a získají aktualizovaný přehled, co se bude probírat. Vedoucí tak má možnost reagovat i na připomínky pozvaných ohledně programu.

Aktualizace účastníků

Podobně jako s body programu může vedoucí doplnit účastníky a všichni vědí, s kým se na poradě potkají. Pozvánka ukazuje i informace, pokud se někdo z jednání omluvil.

Ochrana informací

Odkaz na poradu je konstruován tak, že není reálné, aby ho někdo odhalil jinak, než že dostane přístup k emailu s pozvánkou. Přesto může nastat situace, kdy určitě nechcete, aby informace o poradě byly jakkoli dostupné, třeba právě proto, že e-mail není dostatečně bezpečnou komunikací.

Pokud určitě nechcete nic publikovat, odškrtněte v detailu porady, že porada nemá být publikována. Účastníci dostanou pozvánku do e-mailu s informací, ale webová stránka s pozvánkou nebude k dispozici.

Odeslání pozvánek

Organizátor odešle všechny pozvánky tlačítkem „Odeslat pozvánky“. Interní pracovníci mají pozvánku přímo na pracovním stole a mohou si sami vybrat, zda chtějí i přesto pozvánku s ics souborem dostávat do e-mailu.

Související témata

• Obecně o řízení porady
• Po skončení porady je důležité sdílet s lidmi i zápis z porady. Pokud je tom povoleno, je zápis na stejné adrese, kde před jednáním byla k dispozici pozvánka. Alternativně je možné obeslat účastníky e-mailem (pouze externí).

Individuální vzhled pozvánky

Pro konkrétní projekt nebo pracovní činnost můžete používat vlastní formát pozvánky. Je možné email i pozvánku na webu pomocí vlastní šablony libovolně upravit. Je k tomu třeba vytvořit šablonu pro email nebo html šablonu pro stránku s pozvánkou nebo zápisem. Obraťte se na správce, poskytneme vám výchozí šablonu, kterou můžete upravit.

Individuální šablony jsou možné:

• Pro každou oblast nebo projekt (tedy např. jiný typ pozvánky pro obchodní jednání, jiný pro jednání vedení firmy)
• Pro konkrétního organizátora (Můžete vytvořit speciální formát pozvánek pro ředitele).

Úpravy šablon vyžadují základní znalosti html nebo vám s nimi pomohou správci.