Zápis z porady

• Zápis by měla mít každá porada
  • Může zápis vytvořit AI nebo jiný automat?
• Tvorba zápisu
  • Zápis v AyMINE
  • Vložit textovou poznámku do zápisu
• Zápis ve formátu pdf
• Zápis na internetovém odkazu

Zápis by měla mít každá porada

Díky zápisu se dá snadno ověřit, jaké závěry porada skutečně měla.
Chybějící zápis způsobuje:

• Rozhodnutí se neberou vážně
• Důležité informace vědí jenom ti, kdo na jednání seděli (a často ani oni ne)
• Nedá se ověřit, jak lidé tématu rozuměli

Může zápis vytvořit AI nebo jiný automat?

Zejména nástroje pro on-line porady nabízení možnost nahrávat porady a automaticky dělat souhrn. Nemůžeme vám rozmlouvat jejich používání, ale dobře si výsledek jejich práce zkontrolujte. Nakonec je to vedoucí týmu nebo projektu, kde je za kvalitu odvovědný.

Problémy automatických zápisů

• AI nedovede vyhodnotit, co je důležité a co ne. Když už se vůbec něčím řídí, tak dobou, která se tématu věnovala. To ale velmi často o důležitosti nic nevypovídá
• AI nedovede rozlišit, čí názory jsou relevantní, kdo tématu moc nerozumí a kdo si z něj dělá legraci. Do souhrnu vám tak dá připomínky toho, kdo nejvíc nebo nejsrozumitelněji mluví
• Výstup z AI se nebude vázat k úkolům ve vašem systému. Zápis tak zůstane mimo dostah většiny lidé

Tvorba zápisu

Zápis v AyMINE

Na hlavní liště pracovního stolu porady je možno zobrazit zápis.

Vložit textovou poznámku do zápisu

Text do zápisu se zadává v submenu "Text do zápisu"

K zápisu se přikládají i další záznamy z porady:

• poznámky a příspěvky
• úkoly
• rozhodnutí
• informace, plány
• problémy
• požadavky

Zápis ve formátu pdf

Na hlavní liště pracovního stolu porady lze vygenetovat zápis ve formě pdf dokumentu.

Zápis na internetovém odkazu

Pokud je povoleno publikování zápisu, účastníci mají zápis k dispozici na internetu pomocí odkazu, kde měli pozvánku. Součástí je i formulář pro schválení zápisu.

Pokud jsou součástí porady další záznamy, jsou zahrnuty na internetové stránce (přehled úkolů, komentářů, informací atd.)