Vzorový úkol – Pracovní postup

Vzorový úkol (pracovní postup) je komplexním zadáním procesu i pracovního postupu a všech součástí, které jsou pro kvalitní splnění úkolu potřebné.

• Popis pracovního postupu
  • Název a popis
  • Stručný popis (Anotace)
  • Související objekty
  • Kroky postupu
  • Vzory dokumentů
  • Kontrolní list
  • Události
• Tým úkolu
  • Vztahy vzorového úkolu
• Vícejazyčný systém jakosti
• Jak vznikne ze vzoru nový úkol
• Návaznosti mezi vzorovými úkoly
• Vzorové rozpočtové položky
• Další informace

Vzorový úkol přesahuje rozsah pracovního postupu, protože umožňuje definovat kompletní posloupnost kroků i je spojit se všemi spuvisejícími záznamy. Plnohodnotně tak naplňuje procesní úroveň strukturované dokumetace ISMJ.

Popis pracovního postupu

Pracovní postup definuje zadání úkolu i všechny potřebné součásti.

Pracovní postup může obsahovat dílčí úkoly a tak vznikne celá hierarchie úkolů. Ve chvíli, když se ze vzorového úkolu vytvoří úkol k plnění, vytvoří se celá hierarchie úkolů včetně vazeb mezi nimi.

Název a popis

Název vzorového úkolu se kopíruje jako název úkolu. Měl by tedy být přesně tak, jak se má jmenovat samotný úkol. (Příklad: Proveďte FMEA posouzení bezpečnostních rizik).

Stručný popis (Anotace)

Popis uvidí pracovníci v přehledu úkolů i na mobilním telefonu. Měl by tedy být stručný, ale současně jasný, aby nedošlo na jeho základě k mýlce, o co se jedná. (Příklad: Proveďte úvodní FMEA jejímž cílem je stanovit potřebnou úroveň bezpečnosti SIL výrobku).

Délka stručného popisu je omezena na 300 znaků.

Související objekty

Související objekty na úvodní záložce popisují, k jakému objektu se úkol vztahuje.

Správná definice je velmi důležitá, protože chybné nastavení způsobí, že úkol nebude možné prakticky použít. Jak správně stanovit související objekt k vzorovému úkolu.

Kroky postupu

Na záložce Kroky je třeba uvést celý pracovní postup, jak má tým postupovat.

Pokud se vzorový úkol rozpadá na dílčí úkoly, uvádějte postup vždy k jednotlivému dílčímu úkolu. Nikdy popis neduplikujte i do hlavního úkolu.

Vzory dokumentů

• Vzory dokumentů (např. šablony protokolů) které je třeba při plnění úkolu použít, vložte mezi Soubory

• Dalším popisem, proč je úkol nezbytný na záložce Vztahy

Kontrolní list

Kontrolní list je popisem kroků, jak by měl tým realizující úkol ověřit, že bylo uděláno vše, jak má být.

Kontrolní list se kopíruje do úkolu a realizující tým má možnost do něj vyplnit výsledky kontroly. Je proto vhodné použít přímo odrážek, kterými tým potvrdí, že provedl kontrolu. Pamatujte ale na to, že odrážky by měl po každém dokončení úkolu někdo z týmu zaškrtat. Není proto vhodné dělat jich mnoho, protože pak se místo kontroly bude pracovník věnovat zaškrtávání.

Pokud má vzorový úkol dílčí úkoly, je obvyklé, že kontrolní list má pouze poslední úkol – u složitějších vzorů je vhodné na konci dát speciální úkol pro verifikaci. Je vhodné verifikaci spojit např. s milníkem ukončující úkol

Události

Na záložce Události se definují [business událost], které úkol spouští](/doc/cs/tsk/tskDefUserTask_startingEvent).

Tým úkolu

Pracovní postup definuje, kde všechno se na řešení úkolu podílí – tým úkolu V rámci týmu definujete, které týmové role mají být zapojeny – např. schvalovatel, kontrolor (ověřovatel). Pro každou týmovou roli také určujete, jako kvalifikaci má mít pracovník, kterému bude role přidělena.

Pokud se pracovní postup týká projektového úkolu, přiřazujete roli v úkolu i projektovou roli. Při generování projektového plánu pak bude pracovník z projektového týmu rovnou zařazen do týmu k úkolu.

Více o úkolových týmech najdete zde.

Vztahy vzorového úkolu

Vztahy popisují, jaké další součásti metodiky (nebo i jiných metodik) se vzorem souvisí. Vztahy slouží především pro správu vzorového úkolu.

Na základě vzoru úkol vznikne, pokud jej někdo ručně zahájí, nebo automaticky události. Pro zadání automatického spuštění slouží Vazba na události, která spouští na záložce Události.

Vícejazyčný systém jakosti

Pro mulitnárodní týmy, ale i dodávky zahraničním klientům je důležité mít metodiku vícejazyčnou. Ne vždy se dá spolehnout, že v týmu všichni dostatečně dobře čtou anglicky, aby je v práci nezdržovala. Když jim připravíte překlady, můžete si být jisti, že budou přesně vědět, co mají dělat.

Každý vzorový úkol i metodiku můžete uložit v libovolném počtu jazyků. Pracovníci pak uvidí překlady podle toho, jaký jazyk si zvolí za svůj.

Objekty přímo podporují vícejazyčné mutace, nemusíte proto řešit otázku různých verzí dokumentace – vzorový úkol je stejný, má i stejné číslo. A uživatel uvidí současně anglický originál i český překlad. Více je o možnost jazykových verzí zde.

Jak vznikne ze vzoru nový úkol

1. Nejčastějším způsobem je, že úkol vytvoří uživatel v rámci projektu nebo oblasti pomocí funkce Vytvořit úkol podle vzoru. Takto vytvářené úkoly vždy patří do oblasti, ve které byly vytvářeny. Uživatel může využít vzorů z každé metodiky, která je k oblasti připojena.
2. Úkol ze vzoru mohou vytvořit buď lidé, kteří mají právo k oblasti, kde vzor je. Tlačítkem Úkol vytvoří úkol.
3. Úkol může být založen automaticky, když nastane událost, která jej spouští. Takto vytvářené úkoly jsou vytvářeny v oblastech a projektech, kde je metodika připojena. V každé aktivní oblasti / projektu vznikne jeden úkol pro jednu spouštěcí událost. Úkol je přidělen lidem podle role, kterou mají přidělenu.
4. Úkol může vzniknout i poloautomaticky, když někdo aktivuje událost, která úkol spustí. K aktivaci prostřednictvím události nemusí mít pracovník žádná práva k oblasti, kde vzor je, ani nemusí vědět, že vzor existuje.

Pro 3. a 4. způsob je zapotřebí, aby k úkolu byla přiřazena alespoň 1 spouštějící událost.

Kdo bude vykonávat projektový úkol, si můžete přečíst zde.

Návaznosti mezi vzorovými úkoly

Návaznosti mezi vzorovými úkoly určují, jak budou probíhat vzorové úkoly z nich vytvořené.

Vzorové rozpočtové položky

V záložce Správa financí mohou být vzory rozpočtových položek. Podle nich se vytvoří rozpočtové položky v úkolech vytvořených dle vzoru.

Další informace

Pracovní postup je součástí metodiky resp. dokumentace systému řízení kvality. Více informací o metodice najdete zde.

Více o využití pracovních postupů pro workflow najdete i zde (PDF infografika).