Přidělení nového úkolu podle metodiky

Přidělení úkolu v souladu s metodikami znamená jasně stanovit, kdo za co odpovídá, kdy má práci udělat a jak. Automatizací úkolů můžete ušetřit hodně práce, ale hlavně velmi pomoci efektivní práci a spolupráci.

• Proč SMJ a řízení úkolů patří dohromady
  • Jak SMJ a úkoly fungují v praxi
  • Přidělení úkolu členovi projektového týmu
  • Přidělení úkolu v rámci firemní agendy

Přidělení úkolu je činností samozřejmou pro každý tým. Ale také je to první a jeden z nejdůležitějších momentů, kdy se rozhoduje o tom, jestli tým dodržuje pracovní postupy, nebo ne.

Proč SMJ a řízení úkolů patří dohromady

Je zásadní rozdíl, jestli úkol přidělujete v podstatně bez zadání "nějak to udělej", nebo zadání zahrnuje vše všechny potřebné části:

• Odpovědnosti v souladu s RACI maticí
• Termíny
• Pracovní postup
• Postup kontroly (kontrolní list, checklist)
• Jasný odkaz na to, s čím se má pracovat (dokumenty, výrobky, klienti apod.)

Ruční zadávání úkolů se vším, co by k tomu mělo patřit, dává smysl jenom pokud je každý úkol jedinečný. Pokud se ale začnou opakovat – a takových je naprostá většina – je potřeba i zadávání automatizovat. Systémy řízení kvality (SMJ) by měly v pracovních postupech obsahovat všechno, co je součástí správné zadání, takže integrace SMJ se zadáváním úkolů je přirozená a smysluplná.

Jak SMJ a úkoly fungují v praxi

Když vedoucí nebo obecně zadavatel zadává nový úkol:

1. Systém mu nabídne popsané postupy. Vybere ty, které se vztahují k místu, kde úkol zadává
2. Zadavatel vybere dokumentovaných postupů ten, který se má provést
3. Systém podle zadání vytvoří nový úkol z pracovního postupu (vzorového úkolu),
4. Pokud má systém stanovené role (ať už projektové nebo organizační), systém automaticky přiřadí k úkolu správné správné pracovníky podle RACI - matice odpovědností. -řešitele, schvalovatele apod.
5. Detail úkolu se otevře ke kontrole případně doplnění, co je třeba

Pokud zpracování vyžaduje více úkolů, vedoucí může spustit proces, který naplánuje všechny potřebné úkoly a řídí jejich zpracování postupně.

Používání úkolů ze SMJ se mírně liší podle toho, zda se týkají projektu nebo ne. Rozdíl je dán tím, že projekt má projektové role, do kterých jsou jmenováni pracovníci.

Přidělení úkolu členovi projektového týmu

V projektu většinou nevznikají úkoly automaticky, ale vytváří je projektový vedoucí v rámci plánování a přidělování prací. Správně by měly vzniknout na základě vzorového plánu projektu. Jednotlivé kroky ve vzorovém plánu projektu jsou současně pracovními postupy projektové metodiky.

V projektových úkolech má každý úkol stanovené projektové odpovědnosti - RACI matici projektových rolí. Při vytváření úkolu k plnění úkolu přiděleni pracovníci práce podle jejich rolí. (Pokud je v některé roli více lidí, dostane úkol vedoucí týmu, který jej může delegovat.)

Pokud v projektu není pracovník s požadovanou rolí, dostane úkol na starost vedoucí projektu. Po obsazení role správným pracovníkem může úkol na něj převést. Doporučujeme ale vždy obsadit všechny povinné projektové role pracovníky před plánováním dle vzorového projektového plánu.

Poznámka: U projektových týmů se nevyužívá nastavení odpovědné role.

Přidělení úkolu v rámci firemní agendy

Úkol může vzniknout automaticky na základě události, nebo ho zadává pracovník ručně.
Když vzniká automaticky, musí mít přiřazeno, kdo jej má dostat na starost ke zpracování. U úkolu je proto stanovena odpovědná role, které je úkol přidělen.

Jak probíhá přidělení úkolu

• Pokud má roli přiřazen jen 1 pracovník, je úkol přidělen jemu
• Pokud má roli více lidí:
  • Má-i role vedoucího, dostane úkol vedoucí
  • Není-li u role stanovený vedoucí, dostane úkol první ve skupině

Úkoly jsou vždy zařazeny do konkrétní oblasti. Pracovníci, kteří dostávají úkol na starost, jsou vybírání vždy z těch, kteří v oblasti aktivně pracují. Stejný úkol aktivovaný v jiné oblasti tak může dostat na starost jiný pracovník.

Pokud není role stanovena, nebo pokud ji nemá nikdo přidělenou, systém úkol nemůže zahájit. V případě ručně zadávaného úkolu dostane úkol na starost přímo pracovník, který ho vytváří.