Vzor protokolu / záznamu

Vzor záznamu umožňuje definovat šablonu pro protokol nebo jiný záznam z práce.

• Na co není efektivní využívat vzorové šablony reportů a záznamů
  • Automaticky generované záznamy
  • Objekty podpořené systémem
• Vzor jako záznam nebo samostatný dokument?

Vzory protokolů jsou součástí ISMJ a dokumentovány metodikou

Vzor protokolu resp záznamu je šablonou, kterou použijete zejména v případě, kdy váš zákazník vyžaduje přesnou formu dokumentace provedených činností, typicky zkoušek.

Záznamem se obecně rozumí jakékoli výstupy, kterými je třeba doložit průběh činnosti a její výsledek. Vzorový záznam ale může být obecně použit pro jakýkoli vzor, kdy je třeba připravit v metodice předlohu pro vytvářené dokumenty.

Typickými příklady protokolů jsou:

• Protokol z testování
• Protokol z revize procesu
• Provedení vstupní kontroly materiálu do výroby

Metodická poznámka: Do vrstvy vzorových dokumentů patří v ISMJ i řada dalších vzorů, např. zápis z jednání.

Na co není efektivní využívat vzorové šablony reportů a záznamů

Automaticky generované záznamy

AyMINE vytváří automaticky záznamy o činnostech. Pro tvorbu automatických záznamů se šablony nevyžívají, jsou systémem generovány standardní funkčností. Ušetří mnoho času a je proto vhodné je využít všude, kde je to možné. (Jejich úprava je možná formou individuální změny.)

Objekty podpořené systémem

V systémech jakosti jsou často záznamy např. pro hlášení chyby, nebo problému. AyMINE tyto i řadu dalších běžných agend podporuje a má pro zaznamenání přímo připravené objekty. Je vhodné je využít, protože kromě možnosti přesnější popisu podporují i proces jejich zpracování.

Vzor jako záznam nebo samostatný dokument?

Záznamy často vyžadují vyplnění přesně předepsaného formuláře. Pro to je nejvhodnější vytvoření šablony ve formátu editovatelného PDF s připravenými poli. Vzorové PDF je možné uložit do příloh vzorového záznamu.

Podobně, pokud existují předpřipravené vzory např. tabulkovém editoru (Libre Calc apod.) je možné je do vzoru nahrát.

Pokud je třeba např. vyplnit „CheckList“ – kontrolní list, je vhodnější použít přímo formulář, který je součástí pracovního postupu / vzorového úkolu. Jeho použití je rychlejší, protože pracovník nemusí zakládat samostatný dokument.