Klíčové slovo

Klíčové slovo je důležitým nástrojem automatizace práce s dokumenty

V pravém slova smyslu nepatří klíčová slova do metodik. Jsou implementačním nástrojem, který umožňuje implementaci a automatizace pracovních postupů tak, aby se spolu s úkoly tvořily i dokumenty, emaily a zprávy, které proces vyžaduje.

• Jak vám klíčová slova pomohou automatizovat dokumenty
• Kde všude je možné klíčová slova využít
  • Obsah metodiky
  • Dokumenty vytvářené podle šablony
• Jak definovat klíčová slova
  • Druhy klíčových slov
• Hodí se vědět
  • Práva spojená s klíčovými slovy

Klíčová slova umožňují v dokumentech různého druhu automaticky doplňovat pojmy – klíčová slova.

Příklady klíčových slov:

• Název projektu
• Jméno autora dokumentu
• Název metodiky
• Datum vzniku dokumentu

Jak vám klíčová slova pomohou automatizovat dokumenty

Díky tomu, že klíčová slova jsou definována na úrovni metodiky, projektu (podřízeného projektu) nebo oblasti, můžete díky nim snadno předvyplnit formuláře, plány a jiné pravidelně vytvářené dokumenty. Názvy, datumy, odpovědné pracovníky a další standardně zadávané hodnoty vám systém automaticky vyplní při vzniku dokumentu.

Kde všude je možné klíčová slova využít

Obsah metodiky

Přímo v dokumentech metodiky je možné využívat obecná klíčová slova a klíčová slova platná v dané metodice. Je tak možné např. ve směrnici používat klíčové slovo místo názvu metodiky, do které patří

Dokumenty vytvářené podle šablony

Pro dokumenty generované z metodiky - plány, protokoly - je možné využívat klíčová slova definovaná metodikou, ze které šablona pochází. Klíčová slova použitá pro tento případ ale umožňují odkazovat jak na hodnoty stanovené metodikou, tak i projektem, do kterého je dokument vytvářen. Tedy např. pro nový projektový dokument je možné používat klíčová slova s obsahem daným v projektu (typicky název projektu, jméno projektového vedoucího apod.)

Jak definovat klíčová slova

Klíčová slova jsou součástí metodiky, takže metodika je pro jejich použití potřebná. Některá klíčová slova se přenáší do oblasti / projektu, kde je možné definovat hodnotu. Ale i v tomto případě jde o slova definovaná v metodice

Druhy klíčových slov

V rámci metodiky jsou definována klíčová slova, která:

• Aplikují se přímo na dokumenty v metodice (např. datum schválení)
• Aplikují se na dokument vytvářený podle metodického vzoru na základě hodnoty v metodice.
• Přenesou se do oblasti nebo projektu, kde je možné nastavit jejich hodnotu. Použijí se na dokument v okamžiku vzniku dokumentu s hodnotami platnými v rámci oblasti / projektu.

Hodí se vědět

Práva spojená s klíčovými slovy

Právo definovat klíčová slova je spojeno s metodikou, takže je nutné oprávnění editora metodiky. Typicky to bude manažer kvality.

Použití klíčových slov probíhá na pozadí a žádná práva nevyžaduje. Je samozřejmě nutné mít právo pro provedení operace, při které se použijí - tedy např. vytvořit plán projektu, ale není nutné mít právo pracovat se klíčovými slovy, které jsou ve vzoru plány použity.

Klíčová slova je možné použít pro dokumenty, které používají šablony ve formátu markdown i HTML. V obou případech se používá stejná notace, tedy {@<název klíčového slova>}.