Uživatel systému

Reprezentace uživatele systému – současného, minulého i budoucího.

• Pracovní stav uživatele
  • Zapomenutý uživatel
  • Odstraněný uživatel
  • Blokovaný uživatel
• Speciální uživatelské účty
  • Virtuální uživatel
  • Externí "vycpávkový" uživatel
  • Externí administrátor
• Sledování aktivity uživatele
  • Sledování aktivity v kontextu GDPR
• Může vás dále zajímat

Systémové uživatelské účty zahrnují skutečné i virtuální uživatele systému.

Pracovní stav uživatele

Zapomenutý uživatel

Uživatelé, kteří už systém nepoužívají (protože z firmy už odešli) většinou není možné smazat, protože se k účtu váže řada dalších informací – např. jsou autory rozhodnutí nebo jejich kvalifikace ja důkazem, že práci odvedli kvalifikovaní pracovníci.

Zapomenout je možné pouze uživatele, který byl předtím odstraněn.
Více se otázce zajištění souladu s GDPT a splnění zákonných informačních povinností věnuje stránek o GDPR.

Odstraněný uživatel

Odstraněný uživatel není zapomenutý: Odstraněný účet je přesunut do koše, není možné s ním pracovat, ale např. jméno pracovníka zůstává nezměněno. Např. V úkolech se bude i nadále zobrazovat skutečné jméno pracovníka.

při odstranění účtu se odstraní osobní poznámky uživatele.

Blokovaný uživatel

Blokovaný je uživatel, který se z nějakého důvodu nesmí dočasně k systému přihlásit. Účet může být zablokován automaticky (na základě bezpečnostní analýzy) nebo je zablokován administrátory.

Blokace účtu částečně brání využívání v rámci systému, blokovanému uživateli např. není možné poslat vzkaz. Blokace je proto vhodná např. při dlouhodobé nedostupnosti pracovníka (např. na mateřské dovolené)

Odblokování uživatele musí vždy provést správce sytému.

Speciální uživatelské účty

Kromě běžných uživatelských účtů systém podporuje i několik speciálních účtů

Virtuální uživatel

Virtuální uživatel je použit pro dokumentaci operací, které neprovedl skutečný uživatel, ale jsou uloženy v historii. Používá se např. pro dokumentaci činnosti, které provedli klienti na zákaznickém portálů apod.

Virtuální uživatel se nikdy nemůže do systému přihlásit.

Externí "vycpávkový" uživatel

Vycpávkový úživatel slouží v případě, kdy potřebujete přidělit úkoly nebo odpovědnosti na externí firmu nebo pracovníka, který se systémem nepracuje. Např. kdy v rámci projektu plánujete odpovědnosti v RACI matici.

U vycpávkového uživatele je možné dokumentovat kvalifikaci stejně jako u interního – je dostupný pro správu dat stejně, jako uživatel interní, ale není ho možné např. zařadit do diskuze nebo mu poslat zprávu. (Může být ale např. účastníkem porady, i když v tomto případě je vhodnější použít externí kontakt skutečné osoby.)

Vycpávkový účet spravuje vedoucí projektu nebo oblasti, kde je používán. K vycpávkovému účtu se nikdy nejde přihlásit, není ho možné např.

Externí administrátor

Externí administrátor je uživatelský účet systémových správců v rámci datového prostoru konkrétního klienta. Většinu administrace systému je možné provádět výhradně v rámci klientů a pokud klient využívá externí podporu administrace, musí mít správce k tomu vyhrazený účet.

Externí administrátor je v přehledech vyznačen a je vyloučen z přístupu k chráněným firemním datům. I když má účet s vysokými právy, není ho možné např. zařadit do šifrované komunikační skupiny. Nemůže tak zneužít svá oprávnění a chrání se i jeho chybnému zařazení.

Poznámka: K běžným datům, které nepodléhají utajení je jeho přístup řízen systémem běžných práv a záleží na povolení vedoucího oblasti nebo projektu, zda mu přístup povolí.

Sledování aktivity uživatele

U aktivních uživatelů systém sleduje, zda jste aktivní. Zobecněná informace o aktivitě je viditelná i pro ostatní uživatele. Informace brání tomu, aby např. přidělili úkol pracovníkovi, který systém dlouhodobě nevyužívá. (Úkol by pak mohl zůstat nevyřešený.)

Při práci na home‐office nebo jinak distančně poskytuje systém informace o aktivitě uživatele spolupracovníkům; ti tak mohou počítat s tím, že pracovník bude reagovat.

Aktivita se rozlišuje v několika stupních:

• V posledních 10 minutách uživatel aktivně provedl úkon (skutečně pracuje – nejde o "proklikávání obrazovek")

• Uživatel je aktivně přihlášen, ale nepracuje

• Uživatel už více než hodinu fakticky nepracuje (systém nepoužívá)

• Uživatel k systému dlouhodobě (více než 2 dny) nepřistupuje - lze předpokládat, že je na dovolené

• Aktivní se zobrazují uživatelé, kteří se systémem aktuálně pracují

• Neznámý stav je u uživatelů, kteří mohou mít AyMINE spuštěný na pozadí (nebo v mobilu), ale aktuálně s ním nepracují.

• Nedostupní jsou pracovníci, kteří jsou ohlášeni.

Sledování aktivity v kontextu GDPR

Informace o aktivitě uživatele jsou zobrazovány pouze lidem, pro které je důležitá z hlediska jejich vlastní práce - vedoucí pracovníci a spolupracující kolegové. Je tedy zpřístupňována na základě oprávněného zájmu.

Informace není možné zpětně vyhodnocovat.

Může vás dále zajímat

• Problematika GDPR ve správě uživatelských účtů
• Propojení uživatele s VOIP bránou
• Stránky o administraci uživatelů