Seznam a správa adresářů

• Zobrazení adresářů
• Správa adresářů
  • Vytvoření
  • Nastavení oprávnění k přístupu ke kontaktům
• Více o adresářích a jejich sdílení

Adresáře slouží k ukládání kontaktů na firmy i lidi. V systému můžete vytvářet libovolný počet adresářů a ke každému řídit práva přístupu.

Možnost používat více adresářů vám umožní mít např. adresář obchodních kontaktů viditelný pouze pro obchodní oddělení a jiný adresář pracovních kontaktů vytvořený pro konkrétní projekt.

Adresář je business oblast a kromě kontaktů může obsahovat např. i úkoly. Můžete díky tomu přímo v adresáři evidovat úkoly, které je třeba s kontakty provést (např. jejich opravy, obvolání s novou nabídkou apod.)

Zobrazení adresářů

Adresářů většinou firma nespravuje mnoho, takže v seznamu adresářů budete zobrazovat typicky všechny, ke kterým máte přístup.

Administrátor oblastí má možnost zobrazit si všechny adresáře, nejenom ty, do kterých má přístup. Má tak možnost kontrolovat a aktualizovat uživatelská oprávnění. Nemá ale přístup k datům v adresáři – jednotlivým lidem a firmám.

Správa adresářů

Vytvoření

Tlačítkem Nový vytvoříte nový adresář. Povinných údajů je minimum – název a stručný popis.

Nastavení oprávnění k přístupu ke kontaktům

Důležitou součástí nastavení adresáře je správné nastavení oprávnění.

Po každý adresář můžete vytvořit vlastní skupinu osob, která může k adresáři přistupovat. Vhodnější ale je definovat pro adresář skupinu, do které dáte role nebo oddělení s právem přístupu.

Pamatujte:

• Když budete přidělovat práva jednotlivým lidem, budete je muset také odebírat. Lidé, kteří nastoupí nově, právo přístupu nedostanou automaticky
• Když právo přidělíte přímo oddělení nebo roli, každý, kdo do oddělení či role nastoupí, dostane automaticky práv přístupu. Když oddělení opustí, tak jej zase automaticky ztratí. Nastavení rolí vám proto zásadně zjednoduší automatizaci.

Přístup pouze pro náhled

Většinou není vhodné dávat mnoha lidem právo zasahovat do adresářů. V adresářích je proto možnost nastavit, kdo má k adresáři přístup pouze pro čtení a kdo smí kontakty měnit.

Pracovníky, role nebo týmy, které mají mít přístup pouze pro čtení, zadejte do skupiny Čtenáři

Adresář pro projekt

K projektu se často hodí vytvořit adresář lidí zapojených do projektu. Adresář pro projekt založíte stejně, jako běžný adresář, ale nastavte mu jako skupinu aktivních uživatelů skupinu založenou pro projekt.

Když použijete skupinu projektu, dostane každý projektový člen automaticky přístup k potřebným kontaktům. S koncem projektu nebo jeho odchodu z projektového týmu mu bude přístup ke kontaktům zase automaticky odebrán. Díky tomu sdílení dodržuje požadavky GDPR, aby byly kontakty zpracovávány a přístupny lidem jenom po dobu, která je potřebná pro realizaci služeb – v tomto případě projektu.

Proč nedávat přístup všem

I když je na první pohled pohodlné zpřístupnit adresáře pro čtení všem pracovníkům, je řada důvodů, proč to nedělat:

• Odporuje to pravidlům GDPR
• Lidé mohou omylem napsat či zavolat i někomu, komu původně nechtěli.
• Obchodní kontakty jsou významnou hodnotou firmy a měli byste je chránit i před ukradením. Nejde jen o zaměstnance samotné, ale k jeho účtu se může dostat i někdo jiný.

Více o adresářích a jejich sdílení

• Hlavní stránka o adresářích.
• Hlavní stránka modulu CRM.
• Více o používání adresáře a kontaktů je zde.