Záznamy a protokoly

Záznamu uchovává informaci o tom, že došlo k nějaké události nebo činu. Protokol má podobný význam s tím rozdílem, že navíc popisuje, jak činnost probíhala a k čemu došla.

• Nedělejte záznamy zbytečně!
• Protokoly
• Ptáte se
  • Mohu se spolehnout, že se záznamy neztratí?
• Mohu se jako auditor spolehnout, že jsou záznamy pravdivé a nejsou antedatované?
• Proč je možné upravovat týden po vzniku?
• Nedají se ta omezení nějak obejít?
• Jaký je rozdíl mezi záznamy vytvářenými automaticky systémem a záznamy od uživatelů
• Jak automatizovat tvorbu protokolů

Nedělejte záznamy zbytečně!

AyMINE dělá hodně záznamů samostatně a není třeba je vytvářet ručně. Každý úkol, rozhodování automaticky vytváří záznam, který je uložen a nejde jej změnit; z porady se dělá zápis na poradě samotné, vedle toho ale vznkají i záznamy, které opět dokládají, že k událostti došlo.

Záznamy je třeba dělat o činnostech, které proběhly mimo prostředí AyMINE, typicky přímo v dílně, u zákazníka, na stavbě. Záznamy jsou nezbytné, pokud potřebujete podpis druhé strany – ať už papírový (pak je třeba schovat podepsaný dokument), nebo elektronický – pak se schovává podepsané PDF.

Protokoly

Protokoly dokumentujete průběh nějaké akce, typicky auditu nebo testování, ale mohou se týkat i jiných činností. V protokolech je třeba zaznamenat průběh nebo výsledek a zjištění. Protokol je pak uložen u objektu, který byl předmětem akce – v projektové dokumentaci, u výrobku, který byl před předáním testován apod. Konkrétní objekt nemusí existovat, např. pro interní audity podle normy ISO jsou ověřovaným předmětem procesy, dokumenty, archivy apod. Takové protokoly skladuje oddělení, které je za kontroly odpovědné, typicky je třídí po letech. AyMINE je můžete snadno třídit podle tématu, roku nebo autora, takže další třídění sami vytvářet nemusíte.

Ptáte se

Mohu se spolehnout, že se záznamy neztratí?

Záznamy je možné smazat jenom 3 dny po vytvoření, starší záznamy mazat nelze.

Mohu se jako auditor spolehnout, že jsou záznamy pravdivé a nejsou antedatované?

Záznamy mohou lidé upravovat maximálně týden po jejich vzniku. Je možné, aby vytvořili záznam i více do minulosti, ale datum, kdy byl vytvořen, je možné najít v historii (menu v detailu záznamu). Datum vytvoření uživatel nemá možnost měnit.

Protože lze záznamy upravovat pouze týden nazpět, není ani možné použít starší záznam a předělat jej, aby jiný vypadal jako starý. Navíc se po každému update uloží do historie záznam, že byla změna provedena.

Proč je možné upravovat týden po vzniku?

Záznamy, které lidé vytváří ručně, prochází často revizí, nebo na nich spolupracuje více lidí. Neslouží jako důkaz, kdy přesně nějaká akce proběhla, k tomu slouží automaticky generované záznamy. Kdyby systém neposkytoval prostor pro úpravy, pracovalo by se s ním velmi obtížně.

Nedají se ta omezení nějak obejít?

Ne; snažíme se, aby to nešlo. Technicky by programátor nebo IT odborník mohl některé věci změnit, ale stejně by se dalo zjistit, že se záznamy někdo manipulovat.

Jaký je rozdíl mezi záznamy vytvářenými automaticky systémem a záznamy od uživatelů

Rozdílů je je poměrně dost, záleží na úhlu pohledu, kterým to hodnotíme:

• Vznik Na automatické záznamy není třeba myslet; vzniknou prostě samy v reakci na nějakou událost
• Procesně Důležité je, jak na záznamy pohlížíme z procesního hlediska jako na doklady. Tím, že automatické záznamy vznikají samy, vytvářejí jiný typ dokladu – odpovídají sice časem, ale není neobvyklé, že věci jsou do systému zaneseny dodatečně, takže čas také nemusí odpovídat skutečnosti. Z hlediska procesu ověření pravdivosti záznamu je proto třeba na oba typy záznamu nahlížet s vědomím, kde mají silné a slabé stránky.
• Umístění v systému Automatické jsou v detailu objektu na záložce Aktivity, kdežto záznamy vytvářené ručně jsou ve složce záznamů projektu nebo oblasti. Mezi aktivitami jsou zobrazeny také.

Jak automatizovat tvorbu protokolů

S automatickým vyplňováním protokolů hodně pomáhá používání klíčových slov.