Evidence kvalifikací pracovníka z pohledu GDPR

Jak může firma nebo agentura nakládat s údaji kvalifikaci pracovníka, který už pro ni nepravuje?

• Kvalifikace interního pracovníka z pohledu GDPR
• Kvalifikace bývalého pracovníka
• Kandidát o práci a zpracování jeho údajů
• Externí spolupracovník a GDPR
• Dodavatelská firma
• Nezapomeňte – rozlišování zákonných důvodů je důležité

Každý zákonný důvod má své opodstatnění:

Kvalifikace interního pracovníka z pohledu GDPR

U interního pracovníka jsou zákonné důvody:

• Zákonný důvod lze uplatit u kvalifikací, které musíte kontrolovat a zajistit ze zákona. Typicky je o kvalifikace tzv. vázaných živností / profesí –

  • Svářeč,
  • Elektrikář,
  • Autorizovaný inženýr pro určitý typ staveb
  • Lékárník
  • Soudní znalec
  • Vyškolený pracovník pro BOZP v továrním prostředí
    Pokud poskytujete služby, které jsou zákonem vázány na kvalifikaci, musíte být schopen doložit, že pracovník tuto kvalifikaci má.

• Oprávněný zájem je možné uplatit pro kvalifikace, které potřebujete ve svých činnostech a pro poskytování služeb potřebujete znát, kdo danou kvalifikaci má a lze mu práci svěřit. Typicky jde o kvalifikace

  • Absolventi kurzů pro určité technologie (např. montáž solárních systémů, diagnostika přístrojů apod.)
  • Jazykové schopnosti pro projekty, které je vyžadují

• Souhlas pracovníka Souhlas je relevantní u dovedností, které firma nepotřebuje, ale může být vhodné vědět, že některý pracovník dovednost má. Příkladem může být jakákoli výše uvedená dovednost v případě, že ji firma nepotřebuje

Kvalifikace bývalého pracovníka

I pro bývalého pracovníka je třeba uchovávat informace o kvalifikacích, pro které byly zákonné důvody. Minimálně po dobu, po kterou může probíhat kontrola činností, které se na kvalifikaci vázaly. V praxi to pro řadu činností znamená navždy, protože např. kvalifikace ve stavebnictví jsou kontrolovány i po desítkách let, když dojde k problému (viz např. zřícení 30 let starého mostu)

Ostatní skupiny kvalifikací je možné uchovávat pouze na základě souhlasu pracovníka. Je důležité, aby vám tento souhlas dal při odchodu – nesmí být použit souhlas, který dal pro dobu, kdy je zaměstnanec, protože s významnou změnou situace (ukončení prac. poměru) takový souhlas ztrácí platnost. Také je důležité nezapomenout, že žádný souhlas nesmí být udělen natrvalo, takže nejpozději po 5 letech je třeba údaje odstranit nebo souhlas (písemně) obnovit.

Kandidát o práci a zpracování jeho údajů

V případě kandidáta jsou všechny údaje uchovávány na základě souhlasu. Ten může být povinnou součástí poskytnutí informací ze strany uchazeče.

Nezapomeňte, že souhlas pro účely výběrového řízení není souhlasem pro dlouhodobé uchovávání. Tyto souhlasy ani nesmí být sloučeny. Můžete stanovit, že uchazeč poskytnutím údajů automaticky souhlasí se zpracováním údajů během výběrového řízení, ale souhlas s dlouhodobým uchováváním těchto údajů můžete požadovat až po vyřízení výběrového řízení a to na omezenou dobu. Zamítnutý uchazeč může např. souhlasit s uchováváním kvalifikací po dobu 3 let pro možnost oslovit ho vhodnou pracovní pozicí.

Externí spolupracovník a GDPR

Zákonný důvod Pokud u vás externí spolupracovník vykonává činnosti zákonem vázané na kvalifikaci, jste povinni si tuto kvalifikaci u něj ověřit a údaje uchovávat stejně, jako by to byl interní pracovník.

Protože jde o zákonný důvod, spolupracovník nemá právo požadovat, abyste tyto údaje vymazali (zapomněli) po ukončení spolupráce.

Na všechny ostatní druhy kvalifikací se vztahuje pouze možnost souhlasu. Můžete např. na základě souhlasu u externích spolupracujících řidičů evidovat jejich jazykovné schopnosti, ale tato evidence není vaším oprávněným zájmem.

Dodavatelská firma

Na dodavatelskou smlouvu se ustanovení GDPR nevztahuje. Dodavatelská firma navíc typicky i sama ruční za to, že služby dodávají kvalifikovaní pracovníky s povinným vzděláním. V rámci smluvního vztahu můžete požadovat možnost kontroly, zda práci dodává kvalifikovaný pracovník, ale právo tyto údaje uchovávat by vám musel dát přímo pracovník, ne firma. Firma není oprávněna dávat souhlasy s jakýmkoli zpracováním údajů o svých pracovnících jiným osobám. Je pochopitelné, když pracovník dá své firmě souhlas s poskytováním např. životopisu jiným firmám, pokud je to důležité pro získání zakázek nebo práce pro daného pracovníka. (To se netýká jenom personálních agentur, ale i mnoha jiných firem). Tento souhlas ale není souhlasem, aby tytéž údaje dále zpracovávala třetí strana.

Nezapomeňte – rozlišování zákonných důvodů je důležité

Vzhledem k tomu, že některé údaje např. při odchodu pracovníka vymazat musíte a jiné ne, je důležité si u jednotlivých kvalifikací sledovat jejich zákonný důvod. Je také důležité si uvědomit, že tatáž kvalifikace může být u různých pracovníků z různých zákonných důvodů.
Příklad: Pracovník např. s kvalifikací pro dohled nad pozemními stavbami:

• Pokud jste jej přijali, aby tuto práci u vás vykonával, je vaším oprávněným zájmem doklady o kvalifikaci spravovat. Odchodem pracovníka oprávněný zájem zaniká.
• Ve chvíli, kdy pracovníka poprvé využijete v rámci stavebního projektu, je už evidence zákonnou povinností, protože jeho kvalifikaci můžete být povinni prokázat
• Pokud nejste stavební / inženýrskou firmou, ale např. personální agenturou, tak kvalifikaci uchováváte jenom na základě souhlasu pracovníka. Tento souhlas automaticky zaniká jeho odchodem, pokud neuzavřete souhlas při odchodu.