Revize a komentáře

Komentáře a příspěvky u záznamů slouží k revizím i hledání nových řešení.

• Metodická poznámka
• Jak příspěvky fungují
• Jak se lidé dozví o novém příspěvku
  • Čím se liší příspěvek od upozornění
  • Příspěvky vs. diskuze

Komentáře podporují interní komunikaci, současně ji archivují a vytváří ze zkušeností lidí dlouhodobý archiv znalostí.

Víte že:

• v průměrné firmě většina lidí hledá informace primárně v mailu?
• Emailové schrány tvoří často největší objem zálohovaných dat

Komentáře nahrazují část interní emailové komunikace. Oproti které přináší výhody:

• Příspěvky i vzkazy jsou uchovány a poslouží i v budoucnu např. v případě řešení problémů
• Mohou si je přečíst i pracovníci, kteří v původní diskuzi nebyli zahrnuti, např. proto, že v té době ve firmě nepracovali
• Zůstávají dostupné, i když adresáti a odesílatelé z firmy odešli.

Efektivní používání diskuze je rychlejší, ušetří čas, diskový prostor, ale hlavně je dostupná i dodatečně a nejenom pro přímé účastníky diskuze.

Nepřehlédněte:

• Více o efektivní komunikaci píšeme zde. Diskuze jsou jednou z jejích stěžejních součástí.
• Blízko k poznámkám u záznamů mají také upozornění.
• Komentování u objektů není obecnou diskuzí. AyMINE podporuje diskuze v rámci týmů.

Metodická poznámka

Diskuzní příspěvky by měly být používány i v případě, kdy pracovní postupy vyžadují provedení revizí a kontrol. Uchovávání diskuze je možné i později doložit, že revize skutečně proběhla.

Jak příspěvky fungují

Příspěvky se vztahují k danému záznamu – produktu, aktivu, požadavku, úkolu apod. Je tedy u nich vždy zřejmé, čeho se týkají. Příspěvky je možné vytvářet v diskuzi k danému objektu. Diskuzi je možné otevřít v detailu objektu tlačítkem . Diskuze zůstává v systému uložena trvale, resp. dokud není odstraněn objekt, kterého se týká.

(Speciálním případem jsou obecné diskuze v diskuzní oblasti na hlavním stole. Tyto diskuze jsou samostatnými záznamy.)

Příspěvky je možné adresovat konkrétním lidem ze společnosti. Je možné vyznačit, komu mají být adresováni a tito uživatelé je dostanou na pracovní stůl do záložky vzkazů a diskuze .

O nových zprávách jsou v případě některých objektů vždy automaticky informováni lidé, kterých se objekt týká (např. v diskuzi u úkolu jsou informováni všichni z úkolového týmu).

Pokud reagujete na příspěvek, informován je vždy odesílatel i adresáti původního příspěvku. Nemáte právo je z adresátů vyřadit.

Jak se lidé dozví o novém příspěvku

O příspěvku do diskuze jsou informováni:

• Automaticky lidé odpovědní za předmět diskuze. Např. u úkolu lidé v týmu úkolu, u požadavku ten, kdo je za něj odpovědný
• K příspěvku můžete přidat adresáty, kterým přijde upozornění
• Pokud reagujete na příspěvek, ti, kdo byli do diskutovaného vlákna zapojeni uvití příspěvek na hlavním pracovním stole.
  Upozornění na příspěvky vidíte na hlavním pracovním stole pod zvonečkem v oddílu Nové příspěvky.

Čím se liší příspěvek od upozornění

Poznámky i upozornění jsou formou vzkazu; přesto je mezi nimi řada zásadních rozdílů:

• Upozornění nejsou dlouhodobě uchovávána; po roce jsou odstraněna. K uchování dlouhodobých informací a zkušeností nejsou určeny.
• Upozornění adresujete vždy výhradně jedné osobě, kdežto příspěvek může mít čtenářů více. A hlavně: příspěvky si mohou snadno později přečíst kdokoli, kdo se záznamem bude pracovat, i když o něm dnes možná ani nevíte.

Příspěvky vs. diskuze

Diskuze jsou samostatnou oblastí, nejsou spojeny s žádným dalším záznamem. Naproti tomu příspěvky se vždy vážou ke konkrétnímu záznamu, takže je uvidíte vždy, když se záznamem pracujete.