Proč nejdou některé údaje smazat

Systém chrání důležité záznamy před odstraněním. Proto vám nemusí dovolit odstranit jiné objekty, např. úkoly.

• Sběr dokladů pro audit
• Elektronická spisová služba
• Ochrana výkazů práce
• Co dělat, když chci takový záznam přesto smazat
• Budou takové záznamy v databázi na věky?
• Jakých záznamů se ochrana před smazáním týká?

Důvody, proč vám systém brání, závisí na způsobu, jak je vaší organizací využíván

Sběr dokladů pro audit

Systém sbírá doklady o činnostech, které proběhly. Tyto činnosti slouží zejména k tomu, aby se dalo na práci navázat a bylo jasné, co se stalo. Záznamy mohou mít ochranu před smazáním, pokud jsou součástí evidence, která může procházet auditem. Typicky tedy jde o projekty realizované podle norem nebo podle

Elektronická spisová služba

Systém uchovává záznamy v souladu se spisovým a jednacím řádem. Dodržování jednacího řádu vyžaduje, aby u každého bodu, který byl projednáván, zůstala informace o jeho projednání. Tyto informace proto není možné odstranit.

Ochrana výkazů práce

Mezi doklady patří i výkazy práce. Jejich ochrana je důležitá i proto, aby bylo možné zpětně zkontrolovat, jaké činnosti pracovník vykonal.

Pokud jsou výkazy práce dokladem pro výplatu (ať už pracovníkům na dohodu – DPP, nebo externím spolupracovníkům pro fakturaci), je samozřejmě nezbytné, aby nemohly být ze systému odstraněny a všichni se mohli spolehnout, že informace zůstance dostupná tak dlouho, jak je třeba. Více o výkazech práce je zde.

Poznámka: Výkazy práce jsou chráněny i v případě, že někdo maže celou oblast nebo projekt. Podorobněji je to popsáno v detailu výkazu práce.

Co dělat, když chci takový záznam přesto smazat

Všechny záznamy, kterých se omezení týká, tedy zejména úkoly, požadavky, problémy mají stav zrušeno, do kterého je možné je převést.

Budou takové záznamy v databázi na věky?

Ano a ne. Záleží na stanovené době archivace. Typicky jsou dokumenty i všechny záznamy archivovány 5 let, ale například automotive projekty se archivují cca 20 let. Doba se navíc počítá od uzavření. V případě business oblasti je uzavřením termín uzavření konkrétního případu nebo kalendářní rok, u projektu se doba počítá od konce projektu.

Jakých záznamů se ochrana před smazáním týká?

Ochrana se týká činností a výkazů práce, ale do po určitý čas např. i diskuzí a komunikace – zaslaných vzkazů.