Kopírování a přesouvání souborů mezi objekty

Základní funkce správy souborů DMS sytému – kopírovat a přesuny.

• Kopírování
  • Volby v nabídce
  • Tip pro efektivní práci
  • Hodí se o kopírování vědět
• Přesouvání souborů

Kopírování

Logickým kopírováním se rozumí, že soubor je připojen k více objektům, ale fyzicky je uložen jenom jednou. Z pohledu uživatele se ale soubor jeví jako jednou uložený.

Proč se hodí kopírování? Soubory často logiky patří na více míst a je vhodné je skutečně na více místech u objektu mít. Logicky by ale mohl silně narůstat objem ukládaných dat, kdyby se všude skutečně i fyzicky ukládaly opakovaně. Příklady použití:

• Soubory tvoří dokumentaci produktu. Z produktu vytvoříte novou verzi, která se mírně liší, ale většina zůstává stejná. Když vytvoříte novou verzi v AyMINE, zkopírují se do ní všechny soubory z předchozí verze. Fyzicky ale zůstávají uložené pouze jednou, odkaz na soubor je ze staré i nové verze produktu
• Podobně, nová verze požadavku si ponese odkazy na dokumenty (např. přiložený screenshot) z původní verze
• Smlouvu, která má vztah k projektu, můžete mít uloženou v rámci projektové složky i ve složkách smluv.

Volby v nabídce

Nabídka funkce jinam umožňuje přesouvání i kopírování. Pro zrychlení práce jsou ale volby čtyři:

• Přesunout / Zkopírovat mezi objekty – Po výběru možnosti máte možnost přesunout nebo zkopírovat ke stejnému typu objektu. Pokud tedy např. přesouváte soubor od požadavku, dostanete v dalším kroku možnost vybrat jiný požadavek.
• Přesunout / Zkopírovat k jinému typu – Funkce má krok navíc, musíte nejprve vybrat typ objektu, kam chcete soubor přesunout či zkopírovat. Můžete tak např. přesunout soubory od úkolu k produktu.

Tip pro efektivní práci

Nezapomeňte na možnost cliplinku:

• Když máte v jiném okně otevřený objekt, kam chcete soubory přesunout (např. zmiňovaný produkt), v menu si vyberte funkci Uložit to cliplinku (vložit je možné i přímo ze seznamu).
• Zde v nabídce vybere správný typ objektu
• Ve výběrovém seznamu budete mít tlačítko Z cliplinku. Nemusíte pak objekt znovu vyhledávat, ale rovnou vyberete ten, který už máte jednou vybraný

Hodí se o kopírování vědět

Kopírování souborů se z pohledu uživatele chová skutečně jako kopírování. Když zkopírujete soubor popsanou funkcí, fyzicky se nevytvoří nová kopie. Ve chvíli, kdy soubor na jednom z umístění změníte, dojde automaticky k rozdělení a každé umístění má tak svůj vlastní soubor. Nemusíte se proto bát, že by soubor u jednoho objektu někdo změnil tím, že jej zkopíruje jinam a tam změní.

Abyste mohli soubor zkopírovat mezi objekty, musíte mít právo upravovat oba objekty – ten, kde soubor je, i ten, kam jej kopírujete.

Při kopírování souboru se kopíruje i popis souboru, ale popis má každé umístění samostatně. U každého objektu, kde je soubor umístěn, můžete mít vlastní popis.

Když budete generovat PDF s vkládáním souborů, bude tam pro udržení přehlednosti zkopírovaný soubor uložen opakovaně.

Přesouvání souborů

Funkce umožňuje i přesunout soubory od jednoho objektu k jinému. Přesunutí vám umožňuje pohodlně opravit, když soubory dáte jinak, než jste chtěli (nebo měli).

Když soubor přesunete, zůstane zachováno datum prvního vložení souboru. Je tak možné vytvořit i situaci, kdy u objektu je soubor vložený dříve, než daný objekt vznikl. Není to chyba, datum vložení souboru dokumentuje skutečné datum. (Naopak u kopírování je u kopie vždy datum, kdy kopie vznikla).

Když přesunete od objektu soubor jinam, do historie u souboru se uloží informace, že od něj byl přesunut soubor spolu s informací, kde soubor přesunul a kam.