Vytváření a zpracování objednávek

Podpora kompletní práce s objednávkami od vytvoření až po zaúčtování

• Proces zpracování obejdnávky
  • Založení objednávky
  • Kontrola objednávky
  • Přepočítání objednávky
• Generování zálohové faktury (proforma) a daňového dokladu (faktury)
• Předání k balení a expedici
  • Automatický výběr dopravy
  • Napojení na externí plánování dopravy
• Možnosti automatizace zpracování objednávek
• Může vás zajímat

Proces zpracování obejdnávky

Založení objednávky

Objednávka vzniká

• Přímo načtením např. z e-shopu
• Načtením přes API od zákazníka
• Automatickým načtením PDF z emailu
• Z nabídky, kdy buď ji zákazník potvrdil na portále nebo je schválení zadáno ručně v nadídce
• Zadána ručně v systému.

Kontrola objednávky

Položky objednávky ukazují stav zásob, takže je možné ověřit, zda je objednávku možné doručit. Pokud ne, je možné ji (po dohodě se zákazníkem) rozdělit na dvě samostatné.
Doporučené kontroly:

• Správně zadané místo doručení
• Platné kontakty na pracovníky

Kontroly systému

• Povinnost platby předem
• Povinnost zadat provozovnu / prodejnu (platí pro zákazníky, kteří mají více poboček)

Přepočítání objednávky

Po změně položek v objednávce je třeba objednávku přepočítat. Přepočítání dává možnost výběru, zda se přepočítává jenom doprava nebo celá objednávka. Při kompletní aktualizaci se cena objednávky počítá podobně jako pro nabídku, ale bez nástrojů pro obchodníky.

• Kalkulace na základě volby v cenících:
• Přepočítává množství na nejvhodnější jednotky (např. palety)
• Zaokrouhluje množství na jednotky, které je možné dodat (např. při balení po platech na celé plato)
• Kalkuluje váhu a rozměry celé zásilky na základě informací od produktů.
• Dopočítá cenu za dopravu a dobírku, příp. další poplatky
• Přepočítá cenu podle měny, kterou se se zákazníkem obchoduje (typicky přepočítá objednávku na euro při prodeji do zahraničí)

Generování zálohové faktury (proforma) a daňového dokladu (faktury)

Z objednávky můžete vygenerovat požadavek na zálohovou platbu. Systém kontroluje kredity stálých zákazníků a umí automaticky rozlišit, kdo má platit předem a komu je možné poslat zboží "na fakturu" s platbou po dodání. (Rozhodování závisí na údajích v adresáři zákazníků.) V případě většího počtu objednávek systém kontroluje součet objednávek ve zpracování a porovná je s kreditem. Může proto vyžadovat platbu předem i pro zákazníky, kteří mají platbu fakturou povolenou.

Vystavené doklady jsou zasílány emailem automaticky (PDF doklad). Pokud zpracování objednávky čeká na uhrazení zálohové platby, zpracování pokračuje po potvrzení platby - buď automaticky (pokud je aktivní stahování bankovních dat), nebo je třeba ruční potvrzení.

Faktura je přenesena do správy faktur v AyMINE nebo exportována do vašeho účetnictví. Klient si ji může stáhnout i dodatečně na klientském portále.

Poznámka: Pokud chcete generovat zálohové faktury, podívejte se k nabídce.

Předání k balení a expedici

Přímo v AyMINE objednávku posunete k expedici schválením k balení. To může proběhnout automaticky po načtení platby z banky nebo je možné zadat pokyn ručně. Pokud je to potřebné
Pokud používáte vlastní autodopravu, systém umožňuje přiřazovat zásilky konkrétním dopravcům a generovat příkazy do on-line rozhraní pro řidiče.

Automatický výběr dopravy

Systém vám navrhne pro zásilky dopravu s ohledem na zboží, které je v zásilce. Pro jednotlivé druhy zboží (v kategoriích produktů) můžete nastavit, který typ dopravy nebo přímo dopravce je nutné použít pro dané zboží.
Pokud je v zásilce zboží s požadavkem na specifickou dopravu, systém zásilku přidělí na tuto dopravu. Pokud ne, zásilka jde automaticky do hromadného zpracování.

Napojení na externí plánování dopravy

Pokud používáte externí systém plánování dopravy, např. IS Tasha, AyMINE pro ně vygeneruje dávky spolu s přiřazení k druhu dopravy. Do plánování jsou zásilky, které nemají přiřazenou dopravu, nebo je u dopravy příznak, že je plánována externě.

Možnosti automatizace zpracování objednávek

• Objednávky mohou být automaticky importovány z různých systémů, např. z Abry, Shoptetu, SAPu nebo jiných systémů.
• Systém vytvořené objednávky může importovat do účetních systémů
• Libovolné rozdělení procesu mezi AyMINE a jiné systému (např. e-shop)
• Zákazníci vidí objednávky, zálohové i daňové doklady v B2B portále a automaticky odcházejí emailem. S B2B portálem tak zákazníkům poskytnete stejný komfort, na jaký jsou zvyklí z retailu.

Může vás zajímat

• Rozhraní pro výměnu objednávek
• Kalkulace nabídky / objednávky
• K objednávkám se vážou dodávky
• Často na jejich základě vznikají zakázky
• Business proces objednávky (ArchiMate3)
• Návod pro zpracování objednávek
• Návod pro převzetí práce za kolegu
• Blízko k objednávkám mají také smlouvy