Bezpečnost modulu personalistiky

Personalistika je vyvíjena od základu v souladu s GDPR legislativou a ochranou osobních údajů odpovídající standardům velkých organizací

• Mohou data vidět systémoví administrátoři?
• Systémoví administrátoři ale mohou vidět data o uživatelích!
• Je systém plně v souladu s GDPR?
• Pracovník vyjádřil podezření, že k jeho datům někdo přistupoval

Otázka bezpečnosti a souladu s GDPR a legislativou obecně je pro modul personalistiky stěžejní. AyMINE vznikal v době, kdy již GDPR platilo a u jeho zrodu stál odborník na GDPR (mj. odpovídal za plnění požadavků GDPR ve velkých organizacích). Současně je celý systém stavěn tak, aby data – nejenom personální – maximálně chránil. Personalistika proto využila celého konceptu systému, která klade bezpečnost na první místo.

Mohou data vidět systémoví administrátoři?

Nemohou. Dokud nemá pracovník některou z výše uvedených rolí, nemá oprávnění se na data podívat.

Kontrola přístupu platí nejenom pro administrátory v rámci organizace, ale i pro systémové administrátory. Na data z modulu personalistiky se nikdy nemůže podívat žádný systémový administrátor, protože je možné s nimi pracovat pouze v rámci účtu vaší organizace. Systémový administrátor účet vaší organizace nemá.

Systémoví administrátoři ale mohou vidět data o uživatelích!

Ano, systémoví administrátoři vidí přehled systémových účtů, ale to nejsou data personálního modulu. Systémový účet obsahuje:

• Jméno (povinně)
• Příjmení (povinně)
• Email (povinně)
• Telefonní číslo (volitelně)

Tyto údaje se nemusí shodovat s údaji v personálním modulu. Údaje jsou potřebné pro správu systému – např. proto, aby mohla systémová podpora reagovat na dotaz či problém uživatele.

Je systém plně v souladu s GDPR?

Ano je. Z hlediska GDPR je důležitá nejenom ochrana v rámci modulu personalistiky, ale v celém systému.

V souladu nejenom s GDPR, ale i s ostatní legislativou je jak samotný systém, tak jeho provoz. I když využíváte systém hostovaný jako službu, systém splňuje veškeré požadavky na bezpečnost.

• Data jsou umístěna v Evropské unii
• Systém umí zapomenout pracovníka, ale současně uschovat data nutná uchovat z důvodu legislativy nebo oprávněných zájmů organizace
• Systém umožňuje pracovníkovi ověřit si, jaká data o něm organizace uchovává. V rámci pracovního přehledu – dashboradu pracovníka na má na tato data náhled, ale nemůže je měnit (Změnu musí nahlásit personalistovi)

Pracovník vyjádřil podezření, že k jeho datům někdo přistupoval

Systém – stejně jako např. základní registry státu – eviduje každý jednotlivý přístup k personální složce personalistou. Pracovník si proto může zkontrolovat, zda personalisté k datům přistupovali.

Systém neregistruje jednotlivě přístupy mzdové účetní. Nejde o přístup k jednotlivým údajům, ale o hromadné zpracování dat povinné ze zákona. Je evidováno jako hromadný přístup, který se pracovníkům nezobrazuje.