Dokumenty (soubory) u objektu

Soubory se vždy pojí k jinému záznamu – smlouě, požadavku, objednávce, klientovi

• Propojení souborů s hlavními záznamy
• Jaké soubory přikládat a kam
• Nezapomeňte

Propojení souborů s hlavními záznamy

K různým objektům v systému (např. úkolům, rozhodnutím, informacím atd.) můžete přidat soubory, typicky dokumenty. Tyto soubory jsou uloženy spolu s informacemi v objektu a dostupné lidem, kteří mohou s objektem pracovat nebo na něj nahlížet.

V souborech mohou být libovolné doplňující informace, podklady, rozhodnutí, která s objektem souvisí. Jejich stručné upřesnění je možné v popisu.

Jaké soubory přikládat a kam

Je vhodné ke každému objektu přikládat soubory, které s ním skutečně souvisí. Nezapomeňte, že vložením nepříslušejících souborů zdržujete všechny, kdo budou přílohu zbytečně zkoumat. Na druhou stranu, když soubory nepřiložíte, další uživatelé budou informace postrádat, nebo je budou muset hledat jinde.

Doporučujeme přikládat:

• Doklady o průběhu zpracování a které při zpracování vznikají
• Podklady potřebné pro rozhodování
• Dokumenty, které poskytly třetí strany

Nezapomeňte

Vaše organizace možná definuje standard, co musí být přílohou jaké objektu a co naopak nesmí! Ověřte si, zda máte standard k dispozici a řiďte se samozřejmě především tímto standardem.

Pamatujte na to, že přílohu k objektu mohou vidět všichni, kdo vidí objekt a naopak nikdo jiný. Pro některé dokumenty je proto vhodné umístit je samostatně.

Připojit můžete nejenom soubor, ale i objekt. Pokud je soubor již v systému (např. jako součást informace) připojte tento objekt. Pravděpodobně tím umožníte rychlý přístup k více důležitým informacím. Podobně, pokud má být soubor dostupný obecně, nejenom v souvislosti s tímto objektem, je vhodné, aby byl umístěn v samostatném objektu, typicky v rámci informace nebo jako dokument v šanonu.