Zpráva s vnějším světem

AyMINE je nejlepší firemní emailový program, protože vám umožňuje efektivně pracovat s emailovými zprávami způsobem, který jinde nenajdete.

• Součásti zprávy
  • Propojení zprávy s předmětem
  • Automatické vytváření podle šablon
• Komunikujte z jednoho místa snadno přes několik emailů
• Sledujte zpracování zprávy
• Automatické přidělování zpráv
• Používejte email efektivně

Systém kombinuje výhody soukromé emailové schránky s možnostmi sdílení zpráv a jejich automatickým vytvářením.

Systém podporuje různé druhy zprávy – emaily, SMS zprávy, telefonáty, ale v naprosté většině se bude jednat o emaily nebo SMS.

Součásti zprávy

Systém podporuje řadu informací a zajímavých vlastností zpráv.

Propojení zprávy s předmětem

Zprávu můžete vytvářet přímo od záznamů, o kterých s druhou stranou potřebujete komunikovat – objednávce, nabídce, problému, nebo projektovém požadavku. Zpráva zůstává vždy u daného záznamu uložena, takže máte dlouhodobě přehled, jak jste předmět komunikovali vy osobně, nebo někdo jiný, po kom jste práci převzali.

Klíčovou výhodou bude snadné a rychlé dohledání, nebude závislí na dostupnosti lidí a přístup ke klientům bude mnohem profesionálnější.

Automatické vytváření podle šablon

Zprávu můžete snadno vytvořit s použitím šablony, která automaticky doplní data ze souvisejících záznamů – tedy objednávky, produktu, projektu atd.

Díky automatickému vytváření ušetříte mnoho času. Zprávy vám pak zaberou méně času. Můžete je případně i integrovat s chatbotem na vašich web stránkách, nebo je automaticky odesílat v průběhu zpracování, takže zprávy odejdou zcela samy. Ale i když ji vygenerujete uživateli, ušetříte jistě 90% času psaní emailu.

Komunikujte z jednoho místa snadno přes několik emailů

Na jednom místě můžete spravovat zprávy, které přijdou na různé adresy, např. obchod@… pavel.novak@…, info@… apod. Vaše soukromé zprávy přitom uvidíte jenom vy, dokud je nezveřejníte ostatním. A ty ostatní jedním klikem přidělíte ke zpracování.

Sledujte zpracování zprávy

Zatímco obvyklém emailovém klientu máte barevné příznaky a tím možnosti končí, AyMINE vám nabídne plné propojení zprávy s dalším zpracováním

• Přidělení odpovědnosti
• Spuštění procesu jeho zpracování
• Přiřazení k tématu, kterého se týká
• Trvalá kontrola zpracování
• Možnost individuálních i sdílených poznámek
• Možnost interní diskuze a upozornění na zprávu. Upozornění přitom nevytváří další emaily, ale probíhá formou chatu.

Automatické přidělování zpráv

Zprávy, které přijdou na sdílený email, např. objednavka@… můžete podle pravidel přidělovat lidem, ke zpracování. Zcela automaticky tak zprávy může dostat obchodník, který má klienta na starost.

Komunikace přímo od záznamu vám tak zajistí, že neztratíte přehled, co se domluvilo, i když je kolega na dovolené, nebo z práce odešel. A nemusíte přitom narušovat soukromí jeho emailové schránky.

Všechny zprávy odchází přes brány, u kterých se zpracování nastavuje.

Používejte email efektivně

S AyMINE můžete dodržovat zdravé zásady:

• Používejte email výhradně pro komunikaci s vnějším světem. Nikdy nepřeposílejte email uvnitř firmy – ztratíte tím přehled, jak je zpracováván.
• Propojte zprávy s webem, ale neposílejte is z webu zbytečně emaily.
• Pro interní komunikaci používejte diskuze, upozornění nebo úkoly.
• Vytvořte šablony zpráv, díky kterým vaši pracovníci budou posílat zprávy bez gramatických chyb a rychle.
• Doplňte zprávy o klientský portál, takže i vaši klienti mohou vidět celou historii. Ušetříte si hodně práce. Nejenom, že se nebudou shánět po tom, co jste jim už poslali, ale hlavně nebudete muset dohledávat, o čem vám píšou. Ušetříte tak na komunikaci alespoň 50% času. Klientský portál může být různý podle toho, jaké klienty máte. Např. zde je dokumentace k B2B portálu.