Upozornění a vzkazy

Upozornění jsou krátké zprávy zasílané mezi uživateli systému. Smyslem zpráv je umožnit rychlé vzkazy, které jsou připojeny k objektu, kterého se týkají.

Upozornění je vždy jedné osobě, není možné (na rozdíl od emailů), poslat jedno upozornění více lidem – cílem upozornění je nahradit emaily na mnoho osob zejména tím, že upozornění zaslaná od objektů je možné u nich i později dohledat. Není proto důvod je posílat vzkaz pro informaci třetím osobám.

Jak poslat upozornění

Upozornění od objektu

Většina objektů (např. úkoly, požadavky) mají v pravém horním rohu detailu tlačítko pro zobrazení a zaslání upozornění. Po jeho stisku se vám nabídne seznam zaslaných upozornění a možnost poslat nové.

Upozornění bez objektu

Máte možnost zaslat i upozornění, která nemá vazbu na konkrétní objekt (např. pozvání na oběd 😊). K tomu slouží tlačítko Nový vzkaz v bloku upozornění na pracovní ploše.

Příjem upozornění

Upozornění dostáváte přímo na pracovní stůl do bloku se značkou . I když máte blok schovaný, ikona se změní, abyste upozornění nepřehlédli. Pokud máte povolené předávání zpráv do systému (na mobilu zprávy od lišty podporuje např. Chrome), upozornění uvidíte i mezi ostatními upozorněními.

Pokud máte nainstalovanou aplikaci v mobilu, dostanete upozornění i do oznamovací lišty (aplikace je zatím dostupná pro přístroje s Android).

Otevřené upozornění má 2 záložky – samotné upozornění a na druhé záložce objekt, kterého se upozornění týká. Máte možnost se proto rovnou podívat, na co vás odesílatel upozorňuje.

Jak odstranit upozornění?

Upozornění se neodstraňují ručně. Zůstávají u objektu jako záznamy o komunikaci. Odstraňovány jsou automaticky rok poté, co objekt přestává být aktivní. Proto můžete snadno využít upozornění i pro případné dohledání, co kdo komu k objektu poslal.

Ručně je možné odstranit pouze upozornění, které není svázáno s business objektem (tedy typicky aktivum, produkt, úkol, projekt apod.). Pokud vám poslal někdo vzkaz přímo z hlavní pracovní plochy, smazat jej můžete. Pokud adresát, kterému jste poslali vzkaz, tento vzkaz odstraní, uvidíte jej ještě 3 dny jako smazaný a pak se smaže definitivně.

Zaslání upozornění do emailu

Pokud si upozornění v systému nepřečtete do druhého dne, AyMINE vám ho pošle do emailu, aby vám neuteklo.

Pokud píšete někomu, o kom víte, že zprávy v AyMINE pravidelně nečte, můžete nastavit přímo ve zprávě, aby bylo upozornění rovnou odesláno na email.

Zprávy zaslané do emailu jsou stále považované za nepřečtené, ale je u nich uložena informace, kdy byly do emailu zaslány.

Nový úkol z upozornění

V přehledu upozornění můžete přímo tlačítkem Do úkolu založit nový úkol, do kterého se zkopíruje obsah vzkazu.

Pokud byl vzkaz pro vás přeložen, v novém úkolu budou překlady textů a originální text se nekoíruje.

Nezapomeňte

• Upozornění zaslaná od objektu vidí standardně všichni, kdo mají k objektu přístup. Pokud chcete, aby jej viděl jenom adresát, musí ho označit jako soukromé.
• Dostali jste vzkaz k objektu a nemůžete si ho zobrazit? (Záložka pro objekt je prázdná?) Nejde o chybu systému, ale kolega vám poslal vzkaz k objektu, ke kterému nemáte oprávnění. Nezapomeňte upozornit kolegu, aby věděl, že na jeho upozornění nemůžete adekvátně reagovat!
• Do upozornění nepatří informace, které mají být dlouhodobě uchovávány. Takové informace sdílejte v diskuzi k objektu.