Uživatelské moduly

Oblast má správce, kterým je vždy jeden uživatel. Dále je třeba nastavit skupinu lidí, která má právo v oblasti aktivně pracovat (zpracovávat) a případě lidi, kteří v oblasti nepracují, ale mohou do jejího obsahu nahlížet.

V obou případech jde o skupiny osob (role). Je možné vybrat existující skupinu (třeba všechny zaměstnance, nebo konkrétní tým či roli), nebo pomocí tlačítek Zpracovatelé / Čtenáři vytvořit novou skupinu.

Kdy vytvářet novou skupinu a kdy použit existující? Když použijete roli, např. člen představenstva, tak s výměnou člena představenstva nový člen uvidí oblasti okamžitě, jakmile mu bude v systému nová role přidělena. Nehrozí, že správce oblasti (pravděpodobně ředitel) nového člena zapomene dát mezi členy oblasti. Pro dlouhodobě zavedené oblasti je proto vždy vhodné použít standardní skupiny, nebo vytvořit skupinu obsahující role, které do ní mají patřit.

Pro ad-hoc oblasti vytvářené pro konkrétní úkol může být naopak výhodnější vytvořit vlastní seznam osob. Manažerovi oblasti to dává jistotu, že tým zůstane po celou dobu stejný a změny v rolích ve firmě mu seznam lidí s povoleným přístupem nečekaně nezmění.

Zpracovatelé oblasti

Zpracovatelé jsou lidé, kteří mohou v oblasti aktivně pracovat – zakládat úkoly, informace atd. Zpracovateli by měli být lidé, kteří oblast aktivně zpracovávají. Naopak nemusí jimi být lidé, kteří vykonávají přidělené úkoly, ale sami nové nemají vytvářet. (Uživatel vidí úkol, který dostal, i když není zpracovatelem oblasti, ve které úkol vznikl.)

Čtenáři

Čtenáři jsou typicky lidé, kteří z titulu své pravomoci mají mít přehled nad děním v oblasti, ale aktivně ji nezpracovávají. Typickým příkladem může být ředitel, nový nastupující vedoucí, auditor.
Pozor: na legislativní omezení. Např. ředitel společnosti má právo vidět do oblasti účetnictví, ale z důvodu GDPR nemá právo nahlížet do osobních složek zaměstnanců. Může být proto bez omezení čtenářem v ekonomických oblastech, ale nesmí být čtenářem v oblastech s osobními složkami zaměstnanců.

Příklad: Vedoucí ekonomického úseku má oblast controlingu. Zpracovatelem v oblasti je ona a její zástupkyně. Čtenářem ředitel společnosti

Vedoucí a zástupkyně mohou vytvářet úkoly, aktivity a další objekty v oblasti
Ředitel vidí do úkolů v oblasti, jejich průběhu a plnění. Nemůže ale nic měnit (může ale např. přidat upozornění k úkolu a poslat jej vedoucí)
Pokud vedoucí dá fakturantce v rámci oblasti úkol, fakturantka uvidí úkol mezi svými úkoly, uvidí i ze které je oblasti, ale nemůže se dívat, co jiného se v oblasti řeší a zpracovává. Přidělením úkolu se tak nijak neohrozí ochrana informací v oblasti
Pokud vedoucí někoho zařadí do řešitelského týmu v úkolu, stejně jak v předchozím případě uvidí kompletně úkol (včetně např. přiložených souborů), ale jinam do oblasti neuvidí.

Administrace oblastí

Oblast může kompletně nastavit její správce / vlastník. Nastavení oblastí je také možné přenechat administrátorovi. Administrátor (pracovník s potřebným oprávněním) vidí všechny oblasti, které jsou v systému vytvořeny a může nastavovat:

Zpracovatele
Čtenáře
Měnit správce oblasti
Značky objektů v oblasti (viz dále)
Administrátor nevidí do obsahu oblasti. I když může oblast administrovat, nevidí úkoly, informace ani nic jiného. Jeho oprávnění proto neohrožuje ochranu informací, které jsou v oblasti spravovány.
Administrátor oblastí je důležitou rolí ve chvíli, kdy např. z firmy odejde pracovník, který byl správcem / vlastníkem nějaké oblasti. Protože oprávnění k oblasti nemohou měnit ani zpracovatelé, je nezbytné, aby administrátor přesunul roli vlastníka na nového pracovníka. (Pozn.: Pokud jsou aktivní procesy převodu, přenesení odpovědnosti může proběhnout automaticky. Ne vždy je to ale žádoucí!)

Administrátor připraví oblasti pro jednotlivé oblasti firemních činností a týmy lidí, kteří systém využívají. Je vhodné, aby je připravoval společně so rolemi a přiřadil tak oblasti týmovým rolím.

Může vás zajímat

Vzory značek

Pro oblast je možné definovat, jaké značky dostávají úkoly a jiné objekty.
Příklad: 345. záznam v lednu 2020 v oblasti účetnictví může dostat značku:

> 2020-1/Ucetnictvi/345

Definovat značky může pouze člověk s oprávněním administrátora. Pokud chcete ve své oblasti vlastní značení, je třeba se s ním dohodnout.

Více se o správě vzorů v samostatné kapitole

Další odkazy

Administraci systému obecně shrnuje tento rozcestník.