Směrnice a politiky

Směrnice je interním dokumentem, který do praxe firmy uvádí povinnosti, ale také filozofii a strategii stanovenou vlastníky a vedením společnosti.

• Co všechno jsou směrnice
• Pracovní postupy vs. směrnice
• Hierarchie směrnic
  • Politika vs. směrnice
  • Vazba mezi vzorovými úkoly a směrnicemi
• Směrnice vs. povinnost

Směrnice a politiky jsou nedílnou součástí každého systému kvality i systému řízení ve firmách. Jsou součástí metodik, které definují ISMJ a všechny další standardy práce.

Co všechno jsou směrnice

Směrnicemi se rozumí obecně všechny interní normativní dokumenty, kterými organizace stanovuje pravidla chování, činností, pravomocí nebo kompetencí. Jejich pojmenování může být různé, ale v případě nejběžnějšího standardu kvality, ISO 9001, se využívá terminologie:

• Příručka jakosti – věcně je zastřešující směrnicí nejvyšší úrovně
• Politiky jakosti
• Směrnice
  Jak ukazuje schéma, v rámci dokumentace se většinou směrnice člení na dvě úrovně; v rámci metodiky jsou úrovně rozlišeny typem směrnice.

Pracovní postupy vs. směrnice

Směrnice by měly popisovat principy a zásady, jak při práci postupovat, ale konkrétní proces a jeho jednotlivé kroky by měly být pokud možno automatizovány pomocí workflow. Proto jsou popsány pracovními postupy, ze kterých workflow vytvoří přímo úkoly s řízenou posloupností.
Směrnice jsou propojené s pracovními postupy, ke kterým se vztahují. I v rámci vygenerovaného úkolu pracovník vidí jak postup, tak odkaz na směrnice. Předpokládá se proto, že směrnice může pracovníkovi doplnit pokyny nad rámec pracovního postupu.

Hierarchie směrnic

Směrnice jsou většinou organizovány do několika úrovní od nejobecnějších po konkrétní.

Doporučená struktura dokumentace je:
Příručka kvality a politiky jsou cíle, ke kterým organizace směřuje a standardy, kterými se obecně řídí. Politiky jsou platné pro celou organizaci (např. zaměstnanecká politika).

Směrnice upřesňující politiky pro konkrétní oblasti. Směrnice – i když jsou obecně platné – se zaměřují na jednu konkrétní oblast (např. informační bezpečnost)

Procesy a Vzorové úkoly / Pracovní postupy jako závazné postupy pro konkrétní činnosti a úkoly. Jejich dokumentaci je současně základem pro automatizaci procesů řízeným workflow.

Metodické postupy jsou konkrétní pravidla pro určitou činnost. Často se vážou k jedné konkrétní činnosti (např. posuzování rizik zakázky)

Úrovním směrnic se věnuje také stránka o odpovědnostech za směrnice.

Politika vs. směrnice

Politiky jsou standardně obecněji koncipované a obsahují obecné zásady a cíle pro danou oblasti.

Směrnice jsou naopak konkrétnější a definují konkrétní opatření, kterými se cílů stanovených v politikách dosahuje.

Vazba mezi vzorovými úkoly a směrnicemi

Směrnice a vzorové úkoly jsou standardně společně v hierarchicky organizované dokumentaci. V AyMINE není možné vzorový úkol "zařadit" pod směrnici, protože stojí samostatně a odděleně. V rámci vzorového úkolu je ale možné přiřadit relevantní směrnici vazbou a odkázat na ni. Pro každý vzorový úkol je tak zřejmé, ke které směrnici se vztahuje a naopak, u směrnic jsou v rámci vazeb vidět vzorové pracovní úkoly, které je naplňují v praxi.

Směrnice vs. povinnost

V metodice jsou evidovány nejenom směrnice, ale i povinnosti. Čím se liší?

Směrnice je interním dokumentem, součástí systému řízení kvality resp. obecně metodiky, který upřesňuje interní pravidla.

Povinnost Je externí nařízení, které společnosti nařizuje, jak se má chovat, co dělat či nedělat.

Typickými příklady povinností jsou zákony nebo normy.

Povinnost, na rozdíl od směrnice, nemusí být jenom součástí metodiky, ale může být definována v rámci projektu a platná pouze pro projekt. Naproti tomu směrnice má vždy obecnější charakter a může být pouze součástí metodiky.

Logicky z povinností vyplývají směrnice a případně i vzorové úkoly. Logická závislost je samozřejmě jednostranná, externí povinnost interní směrnice nijak neformují. Nicméně u povinnosti je přehled všech směrnic a pracovních postupů dostupný, takže pokud se povinnost změní, je okamžitý přehled, do kterých částí ISMJ resp. metodik bude mít změna dopad.