Zpracovávané záznamy

Uživatelské moduly

Řízení úkolů, projektů a kvality
Kontakty, adresáře
Správa a automatizace webu
Modul Personalistika
Produkty, aktiva, nákup a prodej
Správa financí
Metriky a měření

Technické moduly

Modul Sabre
Konektor mezi AyMINE a Enterprise Architect

Systémové moduly

Framework – systémový základ
Správa systému

Dejte nám kontakt, ozveme se

Chcete se rovnou zeptat?

Volejte na tel. +420 605 203 938

nebo využijte další kontakty

Zpracovávané záznamy

Záznamy připojené k úkolům jsou jedním z klíčových provků dokumentace. Zpracovatelům úkolu jasně definují, čeho se úkol týká. Současně vytvářejí dokumentaci, jaké úkoly záznam zpracovával.

Záznamy zpracovávané v rámci plnění úkolu

Příklady zpracování záznamu úkolem

Požadavek v projektu

Požadavek v projektu prochází v rámci zpracování několika úkoly, minimálně:

  • Někdo jej vtvořil,
  • Někdo jiný analyzoval a popsal, jak se promítne do řešení
  • Někdo pro něj navrhl akceptační kritéria

Každý z úkolů má někdo na starost a bude pro to v metodice pravděpodobně vytvořen samostatný vzorový úkol. Požadavek bude připojen ke každému úkolu jakožt zpracovávaný záznam. Zpracovatel tak ví, se kterým požadavkem pracuje. Naopak u požadvku bude vidět, v rámci kterých úkolů byl zpracováván, a kdo se na nich podílel.

Úkoly se většinou k něčemu vztahují – k informaci, povinnosti, k zákazníkovi, pacientovi, projektu atd. U úkolu musí být zřejmé, kterého záznamu se týkají (jistě byste nechtěli, aby vám udělali operaci plánovanou pro někoho jiného) – zpracovávaný záznam je touto vazbou.

V rámci pole je možné vazby na záznamy vytvářet, rušit i k vazbám přikládat komentáře o zpracování.

Jeden úkol – více záznamů

Jeden úkol se často týká více záznamů (např. požadavků – jeden společný úkol slouží k dokumentaci jejich zapracování do návrhu řešení). K úkolu je možné přiřadit libovolný počet záznamů.

Více záznamů k jednomu je důležitý nástroj racionálního řízení úkolů

Úkoly se v projektech i mimo ně často vztahují k mnoha záznamům. Například:

  • Navrhnout řešení (analyzovat) všechny požadavky jedné projektové etapy
  • Provést kontrolou trvanlivosti všech léků ve skladu
  • Provést revizi všech zařízení v budově

Kdybychom pro každý záznam zadávali samostatný úkol, museli bychom vytvořit mnoho úkolů a následně by pracovník, který je řeší, musel každý jednotlivě ukončit. To sebou nese další problémy:

  • Není možné udělat pořádně výkaz práce – pracovník jistě nebude každou jedotlivou položku vykazovat
  • Není možné vygenervoat souhrnný protokol, protože protokol se generuje k úkolu
  • Revizi, že je práce dokončena, by musel revidující pracovník také provádět v mnoha úkolech

Zpracování záznamů, které je společně plánované, kontrolované a zadávané, by mělo být zadáno v rámci jednoho úkolu. Naopak, pokud se provádí více činností s jednotlivými záznamy, ale každá se samostatně plánuje nebo kontroluje, neměly by být v rámci jednoho záznamu. Příklady jsou

  • Operace ve nemocnici
  • Interní audity projektů
  • Projednání různých soudních případů

Záznamy mohou být i různého typu, vždy by ale mělo platit, že jde o záznamy, kterých se činnost úkolu aktivně týká.

Práva zpracovávání záznamů v úkolu

Úkol pracovat na nějakém záznamu může řešiteli úlohy dočasně dát právo záznam upravovat.

Příklad: Pověříte pracovníka, aby u několika zákazníků z databáze ověřil jejich zájem dále dostávat informace a novinky (obnovit GDPR souhlas). Vytvoříte pro tyto kontakty úkol a nastavíte ve volbě Způsob práce, že pracovníci řešící úkol mohou záznamy měnit. Díky tomu mohu aktualizovat informace a adresáři, ale po dokončení úkolu jsou pro ně tyto informace opět pouze pro čtení. Díky tomu můžete mít informace dobře chráněné a přesto je nechat upravit.

Přitom musí platit:

Pracovník, který úkol podle příkladu vytváří, musí mít sám právo kontakty editovat – není možné přidělit někomu právo, které sám autor úkolu nemá.

Pracovníci, kterým právo zpracování přidělujete, musí mít právo upravované záznamy vidět. Přidělením úkolu je možné dočasně povolit úpravy, ale nelze tím porušit právo vidět inforamce. Pokud byste úkol takto zadali, pracovník by viděl úkol, ale nemohl by otevřít detail připojeného objejktu.

Postupné zpracování a poznámky

U všech záznamů, které jsou u úkolu přiřazeny, je možné postupně poznamenávat, v jakém stavu je jejich zpracování případně dopsat poznámku. Tuto poznámku mohou řešitelé upravovat, i když nemají právo upravovat samotné záznamy.

Příklad: Dáváte pracovníkovi za úkol obvolat zákazníky, kteří u vás mají zboží k vyzvednutí. Pracovníci nemají důvod aktualizovat informace u klientů, ale potřebují si poznamenat, s kým už mluvili a komu mají volat znovu. U těch, kteří už byli kontaktováni, mohou poznamenat, že je úkol dokončen, u jiných si poznamenat, co je třeba. Celý úkol dokončí poté, co zpracují všechny připojené kontakty.

Zpracovávání záznamů ve více krocích

Pokud jsou úkoly zpracovávány ve více krocích, pravděpodobně budete potřebovat opakovaně projít i všechny připojené záznamy. Je proto možné pomocí tlačítka Znovu najednou značky zpracování všech bodů zrušit a vrátit vše "na začátek" do nového kola zpracování.

Hromadné zrušení všech značek stejně jako hromadné ukončení nemění příznak, že je ve zpracování problém (stavy Neplatný a Vyřazen). Nehrozí proto, že by se toto ručně nastavené upozornění omylem přepsalo.

Upozornění:

Stavy u záznamů nejsou oficiální záznamem o zpracování a nejsou uchovávány!

U jednotlivých záznamů si můžete poznamenávat stav, jak to je se zpracování. Tento stav slouží pouze pro vaši informaci. Není dlouhodobě ukládán a ve chvíli, kdy úkol či prolém ukončíte nebo zrušíte, u všech záznamů se nastaví, že jsou ukončeny nebo zrušeny.

Pokud je třeba poznamenat, že některý ze zařazených bodů nebyl dořešen, měli byste na něj vytvořit nový úkol, aby byl byl dořešen samostatně. Podrobnosti zpracování je možné uložit do poznámky u záznamu, tak mezi záznamy o zpracování zůstává uložena dlouhodobě.

Pokud problém nebo úkol ukončíte a znovu otevřete, nejsou příznaky u záznamů aktualizovány nebo vráceny do stavu před ukončením.