Vzorový úkol – Pracovní postup

Vzorový úkol (pracovní postup) je komplexním zadáním procesu i pracovního postupu a všech součástí, které jsou pro kvalitní splnění úkolu potřebné.

• Pracovní postup je praktickou implementací SMJ
  • Kvalitní pracovní potup
• Popis pracovního postupu
  • Název a popis
  • Stručný popis (Anotace)
  • Související objekty
  • Kroky postupu
  • Vzory dokumentů
  • Kontrolní list
  • Události
• Tým úkolu
• FAQ: Běžné dotazy k pracovním postupům / Vzorovým úkolům
• Vícejazyčný systém jakosti
• Jak vznikne ze vzoru nový úkol

Pracovní postup je praktickou implementací SMJ

SMJ (systém řízení kvality) má několik úrovní, které ukazuje obrázek. I když se pracovní postupy "skrývají" uprostřed, jsou většinou tím nejdůležitějším, co SMJ obsahuje.
Směrnice lidé na stole nemají, ale podle pracovních postupů by měli pracovat. Proto je právě u pracovních postupů a vzorových úkolů klíčové, aby je měli lidé při ruce. K tomu ideálně slouží právě automatizace SMJ, která pracovní postupy z metodik vkládá přímo do zadání úkolů.

Kvalitní pracovní potup

Kritéria kvalitního pracovního postupu:

• Jasně srozumitelný
• Přehledný a maximálně stručný (jinak ho lidé přeskočí)
• Jasně vymezuje, kdy je použitelný a kdy ne. Pro složitější případy by měl být rozdělen na varianty pro jednotlivé scénáře
• Aktualizovaný, odpovídají nástrojům, technologiím i nadřazenému procesu

Vzorový úkol přesahuje rozsah pracovního postupu, protože umožňuje definovat kompletní posloupnost kroků i je spojit se všemi spuvisejícími záznamy. Plnohodnotně tak naplňuje procesní úroveň strukturované dokumetace ISMJ.

Popis pracovního postupu

Pracovní postup definuje zadání úkolu i všechny potřebné součásti.

Pracovní postup může obsahovat dílčí úkoly a tak vznikne celá hierarchie úkolů. Ve chvíli, když se ze vzorového úkolu vytvoří úkol k plnění, vytvoří se celá hierarchie úkolů včetně vazeb mezi nimi.
Příklady složených úkolů

Etapa projektu – Zahájení

Zahájení projektu je samostatnou etapou, která zahrnuje řadu samostatných úkolů:

• Posouzení specifik projektu
• Vygenerování projektového plánu
• Úprava zadání úkolů – „tailoring“
• Analýza rizik
  ....

Všechny úkoly související se zahájením by měly být součástí jednoho úkolu – etapy.

Roční plán interních auditů

Vzorový plán je popsaný jako vzorový úkol. Jednotlivé pravidelné auditu jsou samostatné úkoly.

Poznámka: Provedení všech interních auditů se řídí stejným postupem. Z hlediska správy by nebylo efektivní tento postup psát do všech úkolů samostatně. Proto je možnost ke vzorovému úkolu připojit metodiku, podle které se má postupovat. V tomto případě by mezi metodiky měl patřit i pracovní postup jednoho interního auditu.

Název a popis

Název vzorového úkolu se kopíruje jako název úkolu. Měl by tedy být přesně tak, jak se má jmenovat samotný úkol. (Příklad: Proveďte FMEA posouzení bezpečnostních rizik).

Stručný popis (Anotace)

Popis uvidí pracovníci v přehledu úkolů i na mobilním telefonu. Měl by tedy být stručný, ale současně jasný, aby nedošlo na jeho základě k mýlce, o co se jedná. (Příklad: Proveďte úvodní FMEA jejímž cílem je stanovit potřebnou úroveň bezpečnosti SIL výrobku).

Související objekty

Související objekty na úvodní záložce popisují, k jakému objektu se úkol vztahuje.

Správná definice je velmi důležitá, protože chybné nastavení způsobí, že úkol nebude možné prakticky použít. Jak správně stanovit související objekt k vzorovému úkolu.

Kroky postupu

Na záložce Kroky je třeba uvést celý pracovní postup, jak má tým postupovat.

Pokud se vzorový úkol rozpadá na dílčí úkoly, uvádějte postup vždy k jednotlivému dílčímu úkolu. Nikdy popis neduplikujte i do hlavního úkolu.

Vzory dokumentů

• Vzory dokumentů (např. šablony protokolů) které je třeba při plnění úkolu použít, vložte mezi Soubory
• Dalším popisem, proč je úkol nezbytný na záložce Vztahy

Kontrolní list

Kontrolní list je popisem kroků, jak by měl tým realizující úkol ověřit, že bylo uděláno vše, jak má být.

Kontrolní list se kopíruje do úkolu a realizující tým má možnost do něj vyplnit výsledky kontroly. Je proto vhodné použít přímo odrážek, kterými tým potvrdí, že provedl kontrolu. Pamatujte ale na to, že odrážky by měl po každém dokončení úkolu někdo z týmu zaškrtat. Není proto vhodné dělat jich mnoho, protože pak se místo kontroly bude pracovník věnovat zaškrtávání.

Pokud má vzorový úkol dílčí úkoly, je obvyklé, že kontrolní list má pouze poslední úkol – u složitějších vzorů je vhodné na konci dát speciální úkol pro verifikaci. Je vhodné verifikaci spojit např. s milníkem ukončující úkol

Události

Na záložce Události se definují [business událost], které úkol spouští](/doc/cs/tsk/tskDefUserTask_startingEvent).

Tým úkolu

Pracovní postup definuje, kde všechno se na řešení úkolu podílí – tým úkolu V rámci týmu definujete, které týmové role mají být zapojeny – např. schvalovatel, kontrolor (ověřovatel). Pro každou týmovou roli také určujete, jako kvalifikaci má mít pracovník, kterému bude role přidělena.

Pokud se pracovní postup týká projektového úkolu, přiřazujete roli v úkolu i projektovou roli. Při generování projektového plánu pak bude pracovník z projektového týmu rovnou zařazen do týmu k úkolu.

Více o úkolových týmech najdete zde.

FAQ: Běžné dotazy k pracovním postupům / Vzorovým úkolům

Otevřel se vám prázdný seznam vzorových úkolů?

Nejde o chybu systému, ale žádný vzorový úkol není k dispozici. Buď pro oblast, nebo projekt není vybrána vhodná metodika, nebo metodika pro tento typ objektu žádné vzorové úkoly neobsahuje. Můžete pro objekty vytvořit nový úkol bez vazby na vzor.

Mohu vytvářet vlastní pracovní postupy?

Pracovní postupy jsou součástí systému řízení kvality. Je rozhodně dobře, že o jejich tvorbu máte zájem, jenom je potřeba, aby byly zasazeny do celkové procesní mapy - bylo jasné, čeho se týkají a kdy jsou půoužity. Na to je dobré domluvit se s manažerem kvality.

Vícejazyčný systém jakosti

Pro mulitnárodní týmy, ale i dodávky zahraničním klientům je důležité mít metodiku vícejazyčnou. Ne vždy se dá spolehnout, že v týmu všichni dostatečně dobře čtou anglicky, aby je v práci nezdržovala. Když jim připravíte překlady, můžete si být jisti, že budou přesně vědět, co mají dělat.

Každý vzorový úkol i metodiku můžete uložit v libovolném počtu jazyků. Pracovníci pak uvidí překlady podle toho, jaký jazyk si zvolí za svůj.

Objekty přímo podporují vícejazyčné mutace, nemusíte proto řešit otázku různých verzí dokumentace – vzorový úkol je stejný, má i stejné číslo. A uživatel uvidí současně anglický originál i český překlad. Více je o možnost jazykových verzí zde.

Jak vznikne ze vzoru nový úkol

1. Nejčastějším způsobem je, že úkol vytvoří uživatel v rámci projektu nebo oblasti pomocí funkce Vytvořit úkol podle vzoru. Takto vytvářené úkoly vždy patří do oblasti, ve které byly vytvářeny. Uživatel může využít vzorů z každé metodiky, která je k oblasti připojena.
2. Úkol ze vzoru mohou vytvořit buď lidé, kteří mají právo k oblasti, kde vzor je. Tlačítkem Úkol vytvoří úkol.
3. Úkol může být založen automaticky, když nastane událost, která jej spouští. Takto vytvářené úkoly jsou vytvářeny v oblastech a projektech, kde je metodika připojena. V každé aktivní oblasti / projektu vznikne jeden úkol pro jednu spouštěcí událost. Úkol je přidělen lidem podle role, kterou mají přidělenu.
4. Úkol může vzniknout i poloautomaticky, když někdo aktivuje událost, která úkol spustí. K aktivaci prostřednictvím události nemusí mít pracovník žádná práva k oblasti, kde vzor je, ani nemusí vědět, že vzor existuje.

Pro 3. a 4. způsob je zapotřebí, aby k úkolu byla přiřazena alespoň 1 spouštějící událost.

Kdo bude vykonávat projektový úkol, si můžete přečíst zde.

Více o využití pracovních postupů pro workflow najdete i zde (PDF infografika).