Oblast

Oblast definuje agendu, pro kterou spravuje informace, činnosti a další objekty. Oblast je také důležitá pro nastavení přístupů k záznamům

• Co je oblast
• Proč jsou oblasti důležité
• Kdo se o oblasti stará
• Jak vytvořit oblast
• Správa oblasti
• Typy oblastí – podpora rozšíření (systémová poznámka)

Co je oblast

Trochu zjednodušeně je oblast vymezením části činnosti firmy. Příklady oblastí jsou:

• Správa financí
• Rozvoj business strategie
• Správa akcionářů
• Správa firmy jednatelem

Oblasti se mohou obsahovat podoblasti, např.:

• Správa financí – dílčí členění:
  • Fakturace
  • Vymáhání pohledávek
  • Správa cache-flow
  • Účetnictví a výkaznictví

Typicky budou oblasti odpovídat oblastem odpovědnosti vedoucích pracovníků.

Proč jsou oblasti důležité

Oblast je základní způsob, jakým vymezit, kdo za co odpovídá, ale také, kdo může do čeho nahlížet.

Všimněte si:

• Právo nahlížet je důležité nejenom pro ochranu informací, ale i pro usnadnění práce. Pokud uživatel v systému vidí jen to, co potřebuje, mnohem snadněji se orientuje, než když uvidí oblasti, se kterými nemá nic do činění. Je proto vhodné dávat lidem přístupy skutečně jen tam, kde to potřebují.
• Omezení práva nahlížet není jen věcí vnitřního zájmu, ale je i zákonnou povinností. Např. legislativa ochrany osobních údajů (GDPR) nařizuje chránit osobní údaje každé osoby. Proto všechny osobní údaje musí být v systému umístěny tak, aby je viděli skutečně jen ti uživatelé, kteří to potřebují z důvodu oprávněných zájmů nebo zákonné povinnosti, nebo k tomu dal souhlas ten, koho se údaje týkají.

Kdo se o oblasti stará

Základní oblasti typicky odpovídají kompetenčnímu a organizačnímu členění jsou v systému nastaveny od začátku při administraci. Další oblasti mohou vytvářet a nastavovat uživatelé podle potřeby (ne všichni pro to mají oprávnění).

Příklad použití: Manažer může vytvořit např. oblast pro nový úkol. Např. majitel firmy vytvoří oblast pro přípravu strategie na příští rok a do oblasti povolí přístup jenom pár spolupracovníkům, se kterými na strategii pracuje (např. nejlepším prodejcům a vedoucímu vývoje produktů). V oblasti mohou sdílet všechny podklady a spolupracovat bez ohledu na své pracovní zařazení. Informace, které sdílejí v oblasti, neuvidí nikdo jiný, ani jejich přímí nadřízení. Dokonce ani nezjistí, že tato oblast v systému existuje.
Jak ukazuje příklad, pro vedoucí pracovníky je vytváření oblastí užitečným nástrojem, jak informace a práci strukturovat mezi "své" lidi.
Kromě správce je ještě administrátor oblastí (viz dále).

Jak vytvořit oblast

Oblast se vytvoří tlačítkem v seznamu oblastí. V oblasti je nutné vyplnit minimálně:

• Název měl by vypovídací schopnost
• Stručný popis obsahující upřesnění, čeho se oblast týká.
  Dále je velmi vhodné vyplnit:
• Stav by měl odpovídat realitě. Oblasti, které nejsou aktivní, se nenabízejí členům na dashboardu. Aktivní by proto měly být ty oblasti, se kterými se skutečně aktivně pracuje.
• Popis Má především dokumentační smysl např. pro archivaci obsahu nebo reporty, aby bylo i po letech zřejmé, jaké činnosti byly v rámci oblasti realizovány.
• Záložka Správa – nastavení oprávnění

Správa oblasti

• Správa datové oblasti nebo projektu
• Nastavení číslování datových záznamů

Typy oblastí – podpora rozšíření (systémová poznámka)

Oblasti neslouží pouze k členění úkolů a činností firmy, ale člení i všechny další business objekty, se kterými se ve firmě pracuje – aktiva, události, lidi (i externí subjekty) atd. Oblast je obecnou schránkou, kterou AyMINE využívá i pro řadu dalších účelů:

• Projekt
• Metodiku
• Adresář
• Správu analytického modelu