Definice projektu

Vzor projektu standardizuje projekt a zjednoduše jeho založení projektu.

Vzorový projekt je nezbytnou součástí kvalitní projektové metodiky a významně napomáhá kvalitě plánování projektu.

• Metodický význam definice projektu
• Usnadnění práce při zakládání projektu
• Metodika může obsahovat libovolný počet vzorových projektů
• Jak vytvořit definici projektu
  • Vzorové projektové úkoly
  • Role ve vzorovém projektu
• Jak použít definici projektu
• Všimněte si
  • Proč není založení projektu v jednom kroku
  • Co je a není projekt

Metodický význam definice projektu

Projektové metodiky i obecné standardy vyplývající např. z ISO 9001, ASPICE, ISO 10000 a dalších norem vyžadují, aby činnosti vykonávali kvalifikovaní pracovníci. Tento požadavek samozřejmě platí i pro projekty.Projektové metodiky proto definují požadované projektové role a jejich kvalifikace.

Definice projektu:

• Je součástí metodiky, tj. i součástí systému řízení kvality
• Definuje předepsané postupy a činnosti
• Plán projektu – vzniká v projektu na základě zahrnutých vzorových úkolů
• Předepsané projektové plány, které mají v projektu vzniknout
• Projektové role

Usnadnění práce při zakládání projektu

Díky definici vzorového projektu systém usnadní založení nového projektu. Postačí výběr správné definice a AyMINE založí nový projekt, definuje pro něj požadovaný projektový tým a vytvoří i projektový plán.

Metodika může obsahovat libovolný počet vzorových projektů

Vzorový projekt může být buď velmi obecný, ale pak je nutná větší práce při přípravě konkrétního projektu. I v případě obecných projektů se projekty týkají nějaké oblasti cílů, např.

• Realizace organizační změny
• Aktualizace informačního systému

Pokud se některé typy projektů častěji opakují, je vhodnější pro ně projekt standardizovat. Vygenerovaný projektový plán tak může doslova jedním kliknutím naplánovat všechny činnosti, které musí být provedeny. Pak už stačí určit, kdo bude mít jakou projektovou roli, a projekt je připraven ke spuštění.

Příklady specifických vzorových projektů jsou

• Technologická odstávka výrobní linky pro údržbu
• Interní kontroly kvality

Jak vytvořit definici projektu

Definice projektu je součástí metodiky. Novou definici proto vytvoříte na pracovním stole projektu ve složce Definice rizik. Definice kromě názvu obsahuje:

• Stručný popis, který by měl určit, kdy vzor projektu použít
• Podrobný popis, který upřesňuje pravidla metodiky pro daný projekt
• Projektové role, které projekt má
• Vzorové úkoly, které jsou vytvořeny při založení projektu.
• Vzorové plány, které jsou vytvořeny při založení

Vzorové projektové úkoly

Pro definici projektu se mohou používat vzorové úkoly ze stejné, ale i z jiných metodik, než ve které je definice vytvořena.

Na základě vložených vzorových úkolů je při založení projektu vytvořen projektový plán, který obsahuje úkoly na základě vzorů. V definici projektu proto nemusí být všechny vzorové úkoly, které mohou být během projektu použity, ale jenom ty, které jsou plánovány hned od počátku.

Příklad: Metodika obsahuje vzorový úkol změnového řízení. Tento vzorový úkol je použit, pokud se během projektu mění podmínky projektu a na základě úkolu se typicky upravuje plán projektu. Tento vzorový úkol není součástí definice projektu, protože není vytvářen při založení projektu. Je ale součástí metodiky, a vedoucí projektu použije úkol, když je to během projektu potřeba.

Role ve vzorovém projektu

Funkce "Přidat potřebné" ve správě vzorového projektu přidá role, které jsou potřeba pro vzorové úkoly.

Jak použít definici projektu

Na základě definice projektu vytvoříte projekt v několika jednoduchých krocích:

1. Vedoucí projektu vybere v metodice správnou definici projektu a spustí funkci Založit projekt
2. Systém založí projekt, vedoucího projektu – který by měl funkci spouštět – označí za vedoucího a vytvoří projektové role podle definice
3. Vedoucí projektu vyplní projektový tým – obsadí předepsané a předvyplněné projektové role
4. Vedoucí ve správě projektu spustí příkaz Vytvořit plán, který na základě vzorových úkolů vytvoří plán a přidělí úkoly lidem z projektového týmu.

Všimněte si

Proč není založení projektu v jednom kroku

Založení projektu vyžaduje dva kroky – samotné založení a vytvoření plánu. Důvodem rozdělení je, že mezi těmito kroky musí vedoucí projektu vytvořit projektový tým – nominovat lidi do rolí. Pokud by nebyl tým obsazen, není komu přidělit úkoly. Úkol vytvoření plánu proto neproběhne, pokud by nebyl projektový tým naplněn – nebylo by komu přidělit úkoly.

Pokud je třeba později změnit někoho v týmu, je možné použít funkci vyměnit člena projektového týmu.

Co je a není projekt

Interní kontroly kvality většinou nejsou v organizaci vnímány jako projekt, ale naplňují všechny atributy projektu:

• Jasně definovaný cíl, po jehož dokončení je projekt ukončen
• Omezený rozsah
• Tým, který činnost realizuje.

Ani v AyMINE nemusíte interní kontroly kvality plánovat jako projekt, můžete vytvořit běžné úkoly pracovníkům v oddělení kvality. Když ale využijete projekt, můžete lépe řídit kapacity i rozpočet, protože všechny činnosti související s kontrolou budou vykázány na jeden účel.