Šablony pro jedinečné identifikátory

Šablona definuje vzorec, podle kterého se automaticky vytváří jedinečné identifikátory,

• Jak vytvořit šablonu
• Tagy pro definici značek
  • Počítadlo požadované délky
• Příklad značky
• Značky ovlivňují chování systému
  • Ochrana značených objektů před odstraněním
  • Ručně zadávané značky

Každý záznam může mít v systému jedinečné neměnné označení, které umožňuje jeho evidenci i je základem pro dokumentaci, že se nic neztratilo.

O tom, jak se s jedinečnými identifikátory pracuje, píše oddíle zde.

Značka je jedinečná identifikátor, kterým se označují různé business objekty, jako úkoly, rozhodnutí, informace apod.
Šablona značky definuje, jak má být značka sestavena.

Značky jsou generovány systémem buď automaticky (pro objekty založené automaticky) nebo na základě požadavku uživatele.
Pro každý typ objektu je možné definovat vlastní šablonu značky. Značky vytvářejí objektům číselné řady, které splňují např. požadavky na spisovou službu, nebo účetní standardy (ohledně jednoznačného značení dokladů)

Jak vytvořit šablonu

Standardní definice značek vytvoříte pomocí tlačítka načíst. Toto tlačítko nikdy nezmění šablony, které už jsou definovány, ale doplní šablony pro objekty, které je stanovené nemají. Tyto předdefinované šablony můžete následně upravovat nebo odstranit.

Není nutné, aby všechny objekty měly šablony značek. Stačí vytvořit šablony pouze pro ty objekty, se kterými se v oblasti pracuje, a chcete je značkovat. Nicméně značky jsou standardně definovány, takže pokud je nechcete používat, musíte je odstranit.

Tagy pro definici značek

Pro úpravu značky klikněte na tlačítko Upravit. Šablona může obsahovat jakýkoli text, který bude vždy stejný. Především ale můžete vložit tagy, díky kterým bude každá značka jiná.

Podporované tagy jsou:

• @counter – počítadlo od jedné dál
• @year – rok (čtyřmístný formát)
• @ye2 – rok (dvoumístný formát)
• @month – měsíc (dvoumístný formát)
• @day – číslo dne v měsíci
• @user – Jméno uživatele. Má smysl pouze u úkolů, které mají přiřazeného uživatele, jinde ne.
• @amark – Zkratka z oblasti, do které objekt patří. Použije se kód z oblasti nebo z oblasti nadřízené. Pokud není nikde kód určení, bude vyplněna hodnota X; dejte proto pozor, aby zkratka pro značky byla vyplněna!

Počítadlo požadované délky

Pokud chcete, aby vygenerované číslo mělo požadovanou délku, použijte počítadlo se stanovenou délkou. Typicky je to vhodné pro generování variabilního symbolu pro zálohové faktury nebo podobné případy

Tag:

• @cxN kde N je číslo of 3 do 11

Příklad značky

Šablona:
BSC-@year-@counter

Vytvoří značky:

BSC-2022-1
BSC-2022-2
...

Šablona @year@cx6 bude v r. 2022 tvořit značky 2022000001 až 2022999999

Pokud máte např. více obchodních oddělení, která chtějí samostatné řady, mohou definovat pro každé oddělení jinou šablonu (v rámci různých oblastí). Šablona @year5@cx5 bude generovat řadu 2022500001 ar 2022599999.

Poznámka: Do variabilního symbolu zálohové faktury se generují pouze číslice, více viz dokumentace nabídky

Značka nemusí obsahovat počítadlo, ale nezapomeňte, že bez něj není jistota, že bude každá značka jiná. Pokud se mají značkovat objekty, které vznikají jenom občas (např. jednou měsíčně), může být pro uživatele příjemnější mít jednodušší značku tvořenou jenom datem:

BSC-@day-@month-@year

Značky ovlivňují chování systému

Ochrana značených objektů před odstraněním

Pokud má jakýkoli objekt systémem přidělenou značku, nemůže být odstraněn (ani do koše). Důvodem je ochrana záznamů v číselné řadě.

Vlastník oblasti nebo vedoucí projektu může odstranit značky všem objektům v oblasti či projektu. Nemůže ale zrušit značku jednomu objektu. Funkci je navíc možné použít, pouze pokud už je oblast či projekt neplatná. Funkce slouží pro případ, že se má celá oblast ze systému odstranit, není cestou, jak modifikovat jednotlivé záznamy.

Ručně zadávané značky

U oblasti či projektu je možné nastavit, že jsou značky zadávány ručně. V takovém případě je pole značky editovatelné, ale pouze do doby, než je jednou značka uložena. Poté není možné značku měnit.

Ručně editovatelné značky slouží pro případ, že jsou do AyMINE vkládány ručně i objekty, které dostávají číslo v jiném systému. V takovém případě je vhodné přenést i značku z původního systému.

Pamatujte:

• Ručně editovatelné značky není možné editovat poté, co jsou uloženy
• Systém negarantuje jedinečnost ručně vložené značky. Její obsah je odpovědností uživatelů