Moduly

Dokumentace příčin slouží jako podklad pro analýzu, jak velkým zásahem do projektu změna bude. Hlavním těžištěm přípravy i dokumentace by měla být analýza, co všechno je/bude změnou postiženo. Jde o nezbytnou informaci pro odhad, jak upravit plán.

Typy změn

Interní změna

Jde o změnu v projektovém plánu, která nemá (neměla by mít)vliv na zákazníka. Změna většinou nepodléhá schválení řídícím výborem projektu, zákazníkem, nebo jiným podobným orgánem. (Příklad: přerozdělení kompetencí v rámci týmu.)

Pokud by měl projekt více partnerů (např. spolupracující dodavatele), interní změna se vždy týká jen jednoho z nich.

Změna s vlivem na více projetkových partnerů

Změny s vlivem na

Harmonogram,
Rozsah prací (nové požadavky, nová etapa),
Pracovní postupy zahrnující součinnost, ...
Klíčovou charakteristikou je, že změna by se měla promítnout do harmonogramu a předtím projednána zástupci všech dotčených týmů.

Změna způsobená problémem

Pokud má změna příčiny mimo vliv týmu, celý proces její přípravy a schválení se zabývá především minimalizací negativních dopadů.

Upozornění: Je důležité nezaměňovat zaznamenání problému a změny. Problém by měl být zachycen mezi problémy hned jak vznikne. Změna je standardně plánována až po analýze rozsahu a zjištění, že je přeplánování nutné.

Zpracování změny

V rámci projektové metodiky jsou připraveny postupy pro zpracování analýzy a pro návrh etapy pro realizaci samotných změn.

Identifikace a popis změny

V prvním kroku je třeba popsat, co se skutečně mění. Typicky to budou nové či změněné požadavky na dílo, časový plán, nebo rozpočet. Všechny měněné objekty (ve verzi platné před zahájením změnového řízení) jsou v AyMINE uloženy a do změny zařazeny mezi objekty, které změna ovlivní. Objekty – typicky vstup od zákazníka – mohou být popsány samostatnými informacemi a ke změně připojeny tlačítkem Důvody.

Analýza změny

Cílem analýzy je najít všechny dopady, které změna v projektu způsobí. Analýza spočívá v nalezení a dokumentování všech důsledků změny. Typicky důsledky jsou:

Upravit požadavky a na jejich základě zpracovanou analýzu. Tipy
- V rámci přehledu požadavků využijte pohled pro analýzu, který vám ukáže všechny navázané objekty
- Zobrazte si všechny odvozené objekty v seznamu. Z nich můžete udělat snadno report (PDF) nebo ještě lépe je přenést do protokolu pro analýzu.
Potřeba vyvinout novou verzi

Všechny objekty, které budou změnou ovlivněny, jsou ke změně připojeny tlačítkem Přidat v oddílu Objekty související se změnou. Ke každému připojenému objektu by měl být v rámci analýzy doplněn popis, jakým způsobem bude ovlivněn. (Tlačítkem Do záznamu).

Odpovědnosti za změnu

Se změnou v projektu se váže řada odpovědností (standarně jsou definovány metodikou):

Za správné procesní zpracování změny vždy odpovídá vedoucí projektu. Vedoucí projektu také změnu do projektové kanceláře vkládá.
Analýzou změny může vedoucí projektu pověřit kohokoli z projektového týmu. Správně by měl pověřit toho, kdo dopadům změny nejlépe rozumí. Může také v rámci úkolu na analýzu změny vytvořit celý řešitelský tým
Odpovědnost za rozhodnutí o tom, zda bude změna realizována, je dána smlouvou, metodou projektového řízení nebo jiným způsobem. Typicky to je řídící výbor, nebo je nutný souhlas zákazníka.
Naplánování projektu se zohledněním změny musí vždy dělat vedoucí projektu, protože odpovídá za dodržování harmonogramu (a nikdy jiný ani projekt plánovat nemůže).
Realizaci změny – tj. vykonání všech dopadů – vede vedoucí projektu stejně, jako jakékoli jiné projektové činnosti.