Řízení projektů – modul AyMINE

Projektové řízení je integrováno s evidencí majetku celé organizace nebo firmy. Díky tomu může být dokumentace o majetku součástí firemních procesů a aktivace majetku, ocenění i odpisů. Integrace je důležitá i pro ukončení projektu, ať už přechází vývoj do výroby, nebo aktiva přechází do běžné správy organizace.

Produkty a výrobky v projektu z pohledu systému kvality

V rámci projektu vzniká podrobný popis produktu, včetně certifikací a dalších dokladů. Všechny tyto dokumenty jsou součástí produktové dokumentace, které si firma uchovává i po ukončení projektu. Stávají se proto součástí produktové databáze a slouží ke správě produktu i pro případný audit projektu.

Majetek v projektu z hlediska účetnictví

Evidence majetku v projektu může být integrována s obecnou evidencí majetku společnosti. Díky tomu se nic neztratí, ani majetek, který v projektu vznikl. Je součástí evidence, má svůj původ a nemůže se ztratit.

Zejména pro organizace, které z projektových peněz nakupují dražší vybavení je propojení evidence velmi důležité. Umožňuje majetek lépe hlídat a ocenit. Zjednodušuje se i možnost začít majetek odepisovat v průběhu projektu.

Evidována jsou i všechna využívaná a vytvářená aktiva. U všech je možné dokumentovat cenu a sledovat náklady a výnosy projektu. V neposlední řadě sytém zahrne i dokumentaci testování včetně identifikace, které výrobky byly v rámci testování využity.

Evidovány mohou být i výpůjčky a umístění každého zařízení. Nestane se pak, že se po projektu nedají cenné věci dohledat.

Příklad

V rámci auditu u (zahraniční) televizní společnosti se zjistilo, že polovina techniky pořízená pro projekt – především digitální fotoaparáty a kamery – není ve společnosti k dohledání. Přitom šlo o zařízení v přepočtu za desetitisíce korun. Projektu chyběla podrobná evidence, kdo které zařízení nafasoval k práci.

Dohledání majetku a jeho získání zpět zabralo měsíce času. I tak se některá zařízení nepodařilo získat zpět. Velkým problémem bylo, že se na dohledání začalo pracovat až po auditu více než rok po konci projektu. Do té doby nikdo nezjistil, co všechno se nevrátilo od lidí zpět.

Důležitou vazbou je vztah majetku, tedy všech zařízení i výrobků na kontroly a testování.

Evidence využívání majetku

Kompletní propojení majetku a testovacích případů umožňuje doložit, které výrobky byly použity pro jednotlivé testy. Jde o povinnou dokumentaci systému kvality.

Pro každé zařízení je evidována historie nejenom testů, ale všech dalších činností a úkolů, pro které bylo použito. V případě problémů je možné snadno analyzovat, co může být jejich příčinou.

Historie používání zařízení (majetku) v projektech umožňuje optimalizovat, jaký majetek se firmě hodí vlastnit, co se hodí pouze pronajímat. Evidence zapůjčeného majetku zase umožňuje posoudit, jaký typ majetku se půjčuje pro potřeby projektu tak často, že se jej vyplatí pořídit.