Efektivní firma

V mnoha organizacích se objevují stejné příčiny neefektivní práce a často i frustrace zaměstnanců. Nejčastějšími příčinami jsou problémy, které se týkají opakujících se rutinních maličkostí, kde se i malý problém projeví.

Na základě studia chování týmů a pracovníků výzkum identifikoval nejčastější příčiny, proč jsou firmy neefektivní.

Přesnost v zadávání úkolů

Zadávat práci je pro mnoho vedoucích nezáživné. Jiné to baví, ale to neznamená, že to dělají dobře. V AyMINE budete mít systém, který využívá mnohaleté praxe promítnuté i do standardů a školení manažerů – kombinaci automatizace zadávání úkolů s propracovaným systémem řízení odpovědností za úkol.

Řízení úkolů není integrováno

Existuje spousta nástrojů, které řídí úkoly. Stojí osamoceně jako kůl v plotě mezi soubory a jinými systémy. AyMINE integruje úkoly s pracovními postupy SM

AyMINE vám přinese nejmodernější způsob správy úkolů, který může najít. Kombinuje propojení s metodikami a standardy, automatizaci, ale i flexibilitu, jakou vám workflow systémy nenabízí.

Uchovávání informací a dokumentace všeho druhu

Kvalitní správa operativní a archivované dokumentace je klíčem k efektivní firmě. Informace přitom zdaleka nejsou jenom dokumenty – naopak. Většinou je efektivnější jiná forma, než dokumenty, ale ty se používají, protože nic lepšího k mání není.

AyMINE je široce rozkročený informační systém, který vám umožňuje strukturované informace uchovávat strukturovaně, ale současně jde o plnohodnotné DMS. Strukturované informace, úkoly, rozhodování v další běžnou agendu snadno propojíte s dokumenty, jako jsou smlouvy, objednávky, ale i požadavky problémy atd.

AyMINE vám zajistí i funkci spisového archivu, takže můžete dlouhodobě archivovat dokumenty s jistotou, že máte plnou kontrolu nad přístupem k nim.

Malé drobné ruční práce

Stokrát nic umořilo osla, říká se. Pomáhali jsme firmě, ve které ředitel většinu energie věnovat chystání různých výkazů a zpráv pro majitele. U všeho říkal, že to trvá chvilku a nestojí to za to automatizovat. Snadno si představíte, jaký to mělo na firmu vliv. On ji fakticky neřídil! Neměl na to čas.

Máme zkušené analytiky, kteří se dovedou na práce dívat kousek po kousku a co se dá, to automatizují nebo alespoň maximálně zjednoduší. V důsledku toho se lidem lépe pracuje a stíhají dělat důležité věci.

Spousta drobností navíc způsobuje, že firma není flexibilní. Ty drobnosti jsou tak malé, že nestojí za to, aby je umělo více lidí. Pak jsou ale lidé nenahraditelní, nemohou jít dělat to, co by jim šlo nejlépe, protože za ně jejich práci neumí nikdo převzít

S AyMINE a systémem řízení kvality zajistíme, aby každý byl zastupitelný. Popsané činnosti může převzít kolega nebo nový člověk. V to je krása procesních popisů a SMJ obecně. Osvobodí vám ruce. Ale jenom, pokud je udělán pořádně. A to umíme a děláme to rádi.

Každý někdy zažil, že nemohl najít informace, které potřeboval. Často i takové, které sám nedávno někam uložil.

Informační management ale zahrnuje mnohem více – celá problematika by měla začít vizí, co všechno je důležité. Sdílení je až 3. krok – nejdřív musí být co sdílet.

Informace ale neslouží, pokud nejsou sdíleny. A naopak, sdílení se všemi většinou není žádoucí. Často je dokonce nebezpečné, protizákonné, nebo smluvně zakázané. Potřebujete proto silný nástroj, jak mí možnost řídit, kdo má k čemu přístup.

Více se problematice informačního managementu věnujeme zde.

Informační management

Automatizace plnění povinností

Důležitou agendou každé společnosti je dodržování mnoha předpisů. Ať už vyrábíte elektroniku do aut, stavíte mosty, nebo pečete dorty. Každá činnost se řídí pravidly, které je třeba plnit a taky doložit. Podpora v AyMINE se vám postará o dodržování i dokladování. Automaticky.

Mimochodem, automatizace procesů požadovaných předpisů jsme nechali na konec, ale byla u samého vzniku systému AyMINE. I proto je podpora do důsledku integrována s ostatními procesy a činnostmi.

Zefektivnění porad

Porady jsou dlouhodobě vnímané zaměstnanci jako jeden z největších problémů a proto se jim řešení věnuje zvlášť pečlivě. Prošli jsme každý krok a každý úkon, který s poradami souvisí, a řešili, jak ho zefektivnit. A možná nejdůležitějším zlepšením je provázání porad s ostatními záznamy. Závěry z porad tak nezůstávají někde v zápisech, které nikdo neumí najít, ale jsou tam, kde je lidé hledají. Díky tomu pochopí, že diskuze na jednání má smysl, protože není zapomenuta.

V AyMINE jsme se ale poradám věnovali i z jiného důvodu – vznikají na nich rozhodnutí, řeší se úkoly, projednávají informace. Jde o činnosti velmi důležité pro další práci a velkým problém mnoha týmů jsou chybějící nebo nedohledatelné informace z porad.