Modul řízení úkolů a porad

Klíčem k hodnocení jsou důvěryhodné informaci, kolik času se čím strávilo. AyMINE tím, že propojuje úkoly se zpracovávanými záznamy, tuto analýzu podporuje. Dokáže dohledat, kolik času se skutečně strávilo např. řešením problémů, na poradách, emaily se zákazníky.

Ideální pro výpočty a hodnocení náročnosti jsou výkazy práce, ty ale pro většinu pracovníků nejsou obvyklé a při dlouhodobém používání pro rutinní práce velmi zdržují. Efektivnější proto je statistické hodnocení, kdy se doba trvání hodnotí opakovaně ale namátkově. AyMINE je stavěn tak, aby takové analýzy podporovat a přitom nevyžadoval od pracovníků žádnou práci navíc.

Úkol je v AyMINE chápán ve výrazně obecnějším významu, než např. v MS Outlooku.

Úkol má jeden pracovník na starost, ale od základu je podporována spolupráce – někdo za úkol odpovídá, někdo na něm aktuálně pracuje. Na rozhodnutích, které s úkolem souvisejí, se může podílet řada dalších lidí.

Úkol je uceleným pohledem na celou činnost

Ucelené pojetí činnosti přináší řadu důležitých výhod

• Usnadňuje spolupráci, protože do plnění úkolu přispívá více lidí
• Zjednodušuje kontrolu ze strany vedoucího i interních auditů.
• Odpadá riziko, že se zpracování ztratí v procesu, protože přejde na pracovníka, který má např. dovolenou

Úkoly je možné dělit

Pokud je potřeba, úkoly je samozřejmě možné rozdělit. AyMINE plně podporuje WBS – rozpad úkolů na dílčí části. WBS ale neslouží k tomu, aby se úkol, na kterém lidé spolupracují, dělil na kousky.

Role v týmovém úkolu

Úkol umožňuje sestavit tým a stanovit, kdo v týmu je a proč. Předdefinované jsou následující role, ale kdyby nestačily, je možné doplňovat vlastní:

• Odpovědný pracovník, je člověk, který odpovídá za úkol, a kontroluje, že bude dokončen.
• Vykonávající je ten, kdo řešení úkolu dostal k vykonání. Může to samozřejmě být také odpovědný pracovník, ale často to tak není
• Spolupracovník se na řešení podílí
• Schvalovatel je ten, kdo schvaluje např. nákupy, které jsou potřeba
• Ověřovatel se hodí, když chcete 4 oči a poznamenat, kdo práci zkontroloval, než šla dál
• Auditor se hodí, když potřebujete dodržovat standardy, např. ISO 9001, Automotive SPICE. Auditor je u úkolu uložen a můžete tak i při následném dozoru snadno doložit, kdo co auditoval

Systém, který pomáhá, ale nesvazuje

Automatizace procesů zvyšuje efektivitu u rutinních činností. Na druhou stranu rigidní automatizace nedává smysl a často v práci překáží.

Řízení procesů umí propojit svět procesů a kvality a současně dát lidem svobodu pro spolupráci. Zkušenosti ze standardu CMMI a dalších jsme promítli do moderního způsobu řízení, který způsobem zadávání úkolů dává plnou podporu metodické práci a přitom dává prostor kreativnímu přemýšlení a spolupráci.