Řízení úkolů a porad

Úkol je v AyMINE chápán ve výrazně obecnějším významu, než např. v MS Outlooku.

Úkol má jeden pracovník na starost, ale od základu je podporována spolupráce – někdo za úkol odpovídá, někdo na něm aktuálně pracuje. Na rozhodnutích, které s úkolem souvisejí, se může podílet řada dalších lidí.

Úkol je uceleným pohledem na celou činnost

Ucelené pojetí činnosti přináší řadu důležitých výhod

• Usnadňuje spolupráci, protože do plnění úkolu přispívá více lidí
• Zjednodušuje kontrolu ze strany vedoucího i interních auditů.
• Odpadá riziko, že se zpracování ztratí v procesu, protože přejde na pracovníka, který má např. dovolenou

Úkoly je možné dělit

Pokud je potřeba, úkoly je samozřejmě možné rozdělit. AyMINE plně podporuje WBS – rozpad úkolů na dílčí části. WBS ale neslouží k tomu, aby se úkol, na kterém lidé spolupracují, dělil na kousky.

Role v týmovém úkolu

Úkol umožňuje sestavit tým a stanovit, kdo a proč v týmu je. Předdefinované jsou následující role, ale kdyby nestačily, je možné doplňovat vlastní:

• Odpovědný praco, je člověk, který odpovídá za úkol, a kontroluje, že bude dokončen.
• Vykonávající je ten, kdo řešení úkolu dostal k vykonání. Může to samozřejmě být také odpovědný pracovník, ale často to tak není
• Spolupracovník se na řešení podílí
• Schvalovatel je ten, kdo schvaluje např. nákupy, které jsou potřeba
• Ověřovatel se hodí, když chcete 4 oči a poznamenat, kdo práci zkontroloval, než šla dál
• Auditor se hodí, když potřebujete dodržovat standardy, např. ISO 9001, Automotive SPICE. Auditor je u úkolu uložen a můžete tak i při pozdějším dozoru snadno doložit, kdo co auditoval

Systém, který pomáhá, ale nesvazuje

Automatizace procesů zvyšuje efektivitu u rutinních činností. Na druhou stranu rigidní automatizace nedává smysl a často v práci překáží.

Řízení procesů umí propojit svět procesů a kvality a současně dát lidem svobodu pro spolupráci. Zkušenosti ze standardu CMMI a dalších jsme promítli do moderního způsobu řízení, který způsobem zadávání úkolů dává plnou podporu metodické práci a přitom dává prostor kreativnímu přemýšlení a spolupráci.