Публічне посилання на документ

Якщо вам потрібно вставити посилання безпосередньо в документ або, наприклад, в пост на дошці оголошень, ви можете вставити посилання безпосередньо на документ, який можна буде завантажити і відкрити, не відкриваючи деталі вікна документа.

Захист прав доступу

Посилання все ще знаходиться під захистом системи AyMINE, і завантажити документ можна тільки в тому випадку, якщо у нього є потрібні дозволи на завантаження документа, який він хоче. Дозволи встановлюються за допомогою параметра Право доступу у документі детально:

• Те ж саме з об'єктом – користувач зможе завантажити файл, якщо він має право відкрити деталь, на якій знаходиться документ, і завантажити файл таким чином.
• Для компанії – Документ публікується як публічний в рамках компанії. Тому документ може завантажити будь-хто, хто увійшов до системи (і є від тієї ж компанії). Без входу неможливо отримати файл
• Громадське – документ доступний будь-кому, і кожен, хто отримує посилання, може завантажити файл.

Навіть публічні посилання безпечні

Часто компаніям потрібно безпечно відправити комусь документ. Додатки в електронному листі для цього не підходять (див. примітки в кінці), і часто використовувані публічні сховища є ще гіршим випадком. Публічне посилання для цього є більш прийнятним рішенням. Надішліть посилання, яке неможливо виявити, щоб до нього потрапив лише той, хто знає посилання. У той момент, коли ви в AyMINE скасовуєте публікацію документа, до нього вже ніхто не може потрапити, а отже, навіть посилання з листа не є додатково зловмисним.

У порівнянні з державними сховищами, ви все ще контролюєте, де зберігається документ, і тому його безпека значно вища.

Що посилання посилається

Публічне посилання можна отримати на документ, скачавши безпосередньо збережений файл. Але все одно йдеться про посилання на документ. Якщо ви обмінюєтеся файлом, посилання залишається в силі і буде повертати знову збережений файл.

Посилання не є публічним посиланням на зображення

Публічне посилання, навіть якщо зображення зберігається в документі, не можна використовувати як посилання на загальнодоступне зображення. Посилання не направляється безпосередньо на файл. AyMINE спочатку оцінює право завантаження файлу. Програми, які після вставки посилання можуть завантажити зображення і, наприклад, негайно вставити його в документ (наприклад, Freeplane, редактори тощо), не можуть працювати з цим посиланням, щоб вставити зображення.

Для можливості розміщення зображень у документах AyMINE пропонує використання прямого посилання на зображення.

Ви повинні знати

Публікація публічного документа може порушити обов'язок захисту документа. Ніколи не встановлюйте у документі права доступу публічного, якщо документ не має публічного характеру.

Публічне посилання, яке ви отримуєте, можна використовувати для завантаження документа, але в той же час це посилання, яке програми індексації не можуть використовувати. Файли інтернет-пошукових систем, пов'язаних таким чином, не знаходять.

Хоча загалом посилання в Інтернеті працює, у середовищі деяких компаній воно може не працювати, оскільки їх суворе налаштування політики доступу до Інтернету перешкоджає цьому. AyMINE нічого з цим не зробить, це справа компанії, яка перешкоджає доступу до невідомих посилань.

Якщо ви видалите документ в AyMINE або зміните права публікації, посилання перестане бути дійсним, і система не надасть жодного документа.

Якщо ви використовуєте посилання на файл у межах інформації у загальнодоступній дошці оголошень, ви також повинні позначити документ як публічний. В іншому випадку система читача дошки оголошень, які не ввійшли в систему користувачами системи, буде перенаправляти на сторінку для входу в систему.

Чому не подавати документи до вкладень електронної пошти

Документи, які ви надсилаєте комусь, не слід вкладати в електронну пошту, якщо вони не є повністю «публічними». Навіть якщо мова йде про звичайну практику, це не хороша практика:

• Абсолютна більшість людей не користуються зашифрованими електронними листами. Таким чином, документ йде через Інтернет без будь-якої безпеки. Принцип незахищеного спілкування полягає в тому, що ви не можете бути впевнені, хто потрапить до документа.
• Багато серверів електронної пошти використовують незахищений зв'язок між собою. Навіть якщо ваша організація дбає про безпеку, ви не знаєте, як на це впливає електронна пошта іншої сторони. У разі тимчасового відключення зв'язку листи можуть зберігатися і на резервних серверах, і залишатися там – навіть у довгостроковій резервній копії.
• Документи залишаються у вас і іншої сторони в поштовій скриньці, в надісланій пошті, архівуються в папці або в кошику. Таким чином, вони зберігаються в декількох інших місцях, включаючи довгострокові резервні копії. Вони також легко доступні в копіях папок на локальних комп’ютерах (Exchange та інші програми електронної пошти зберігають електронні листи навіть на локальному диску), що робить їх доступними, наприклад, для вірусів.
• Тривале збереження документа в електронній пошті збільшує ризик того, що зловмисник, зламавши електронну пошту, отримає документи. Так само до них може потрапити, наприклад, сервісний технік, якому до рук потрапляє комп'ютер під час ремонту.
• Якщо у файлі є персональні дані – наприклад, документи для зовнішнього бухгалтера з оплати праці, відправка їх електронною поштою прямо суперечить GDPR. Такі документи ніколи по електронній пошті не ходять.
• Документи в додатках дорого коштують навіть у тому, як вони збільшують загальні вимоги до ІТ. Ваша і адресна скринька набухає, і потрібно або створювати резервні копії набагато більших обсягів даних, або частіше змащувати свою поштову скриньку, приділяючи їй додатковий час.

З усіх перерахованих причин, використання посилання на документ є більш зручним рішенням, ніж документ у додатку до листа.