Продукти охоплюють як матеріальні об’єкти, які компанія купує або продає, так і різні «нематеріальні» продукти, такі як цінні папери або програмне забезпечення на комп’ютерах працівників.
Товари — це облік продуктів, призначених для продажу та розміщених на складі. Товари відображають загальну кількість продуктів, що знаходяться на складах.
Актив — це конкретний, реально облікований продукт, наприклад, мобільний телефон працівника, будівля тощо.

Основна відмінність між товарами та активами полягає в тому, що товари є обліком великої кількості одиниць, які зазвичай не мають унікальної ідентифікації та тому є взаємозамінними. Тому немає сенсу обліковувати їх окремо. Актив має власний унікальний ідентифікатор, і навіть якщо організація володіє двома практично однаковими продуктами, вони обліковуються окремо.

Приклади:

Компанія, що продає молочні йогурти, має на складі 100 полуничних і 100 абрикосових йогуртів. Полуничні та абрикосові йогурти є різними товарами, кожного виду — по 100 одиниць.
Компанія продає йогурти, але має центральний склад і три торгові точки. Полуничні йогурти обліковуються у 4 місцях (на складі та в кожній торговій точці). Полуничний йогурт матиме один продукт (у продуктах) і 4 записи товарів.
Компанія продає автомобілі. Навіть якщо вона має 5 однакових транспортних засобів, вони обліковуються окремо. Транспортні засоби не є взаємозамінними товарами; кожен з них приймається та продається індивідуально (часто також пропонується окремо). Автомобілі обліковуються як окремі активи. Немає підстав обліковувати їх як товари. Автодилер не використовуватиме облік товарів для автомобілів, але застосовуватиме його для супутнього асортименту, наприклад, аптечок.

Постачальник і виробник продукту

Виробник — це суб’єкт, який виготовляє продукт. Він може, але не зобов’язаний також його постачати. Виробник може бути один або їх може бути декілька.
Постачальник — це суб’єкт, який доставляє товар. Постачальників може бути декілька, і постачальник зазвичай постачає кілька продуктів.

Виробники та постачальники обліковуються у зв’язку з продуктами.

Приклади:

Компанія продає штукатурний гіпс. Гіпс постачається кількома виробниками. Компанія обліковує для цього продукту всіх виробників, у яких вона закуповує гіпс.
Господарський магазин продає гвинти різних розмірів. Гвинти виготовляються кількома компаніями, але магазин закуповує всі товари в одного постачальника. Магазин обліковує для всіх гвинтів одного й того самого постачальника та не зазначає виробника. Навіть якщо виробників декілька, для компанії немає потреби їх враховувати.

Обліковані позиції

Кожен запис має десятки можливих полів; нижче наведено лише найважливіші позиції. Користувачі системи AyMINE можуть за потреби додавати інші поля.

Позиції продукту

Для продукту зосереджується більшість важливої інформації:

Опис і, за потреби, фотографії
Одиниці, у яких продукт виготовляється, закуповується та продається
Прайс-листи постачальників
Розрахункова внутрішня ціна

Позиції товарів

Товари фактично є інформацією про те, скільки конкретних одиниць (метрів або інших одиниць) є в наявності. Відповідно, товари відображають кількість одиниць у різних станах:

Доступні для продажу
Замовлені для доставки на відповідну локацію
Пошкоджені
Зарезервовані для подальшого використання. Зарезервовані товари все ще перебувають на складі, але вже визначено, як вони будуть використані (продані або спожиті у виробництві)

Позиції активів

Активам присвячено окрему сторінку з детальним описом.

Внутрішня ціна продукту

Для продукту може бути зазначена внутрішня ціна. Під цим мається на увазі ціна, за якою продукт внутрішньо калькулюється. Для внутрішньої ціни застосовуються такі правила:

Якщо в обліку розрізняються ціни з ПДВ та без ПДВ, внутрішня ціна завжди вказується без ПДВ. Якщо ж система не використовується в межах комерційної діяльності, доцільно постійно використовувати налаштування ставки ПДВ «без ПДВ» та застосовувати ціни з ПДВ, тобто закупівельні та придбальні ціни.
Внутрішня ціна може змінюватися залежно від переоцінки запасів.
Внутрішня ціна завжди зазначається у валюті, в якій організація веде бухгалтерський облік