Проведення наради

AyMINE підтримує ведення порядку денного, підтримуючи всі важливі заходи, описані в розділах далі.

Підготовка до наради

Підготовка до наради полягає у створенні нового об'єкта Порядок денний наради в рамках якого готується все необхідне для наради:

• Список учасників
• визначення дати проведення консультацій
  Інформація, що підлягає обговоренню (наприклад, протокол минулої
  Завдання, стан яких можна оцінити
• Рішення, які необхідно прийняти

Після підготовки система надішле всім учасникам запрошення.

Генерування підготовки

Порада: Наради мають однакових учасників і займаються тими ж областями. Зазвичай завдання обговорюються на нарадах до їх завершення. Нову нараду можна легко створити, згенерувавши з попередньої – командою Повторна нарада. Автоматичне проведення повторної наради включає:

• Копіювання списку учасників
• включення незавершених пунктів попередньої наради для обговорення
• якщо до складу попередньої наради входить і термін наступної наради, то планування на цей термін і планування подальших дій на той самий час; якщо ні, то терміни  повторення повинні бути вказані.

Розподіл порядку денного наради

Порядок денний наради не надсилається учасникам, але учасники мають можливість розглянути його безпосередньо на нараді.

Якщо програму необхідно надіслати учасникам, які не мають доступу до AyMINE, її можна згенерувати як протокол наради, навіть до початку наради, а згенеровані PDF-файли розіслати.

Вибачення з наради

Учасник може заздалегідь направити вибачення від наради, створивши при своєму участі в нараді вибачення з текстом вибачення.

Реалізація наради

Участь у нараді

Для кожного учасника можна підтвердити його участь в нараді або вибачення.
Консультацію можна скасувати, вказавши причину і до проведення, і після початку. Типовою причиною скасування може бути недостатня кількість членів для прийняття рішення

Обговорення пунктів

Проходження наради підтримується робочим столом наради. На цьому столі знаходяться всі пункти наради і підтримка роботи з ними

• До інформації та завдань можна додати запис наради. Одночасно зберігається інформація про те, що були розглянуті
• Завдання можна оголосити закінченими на нараді (може зробити відповідальна особа або організатор наради, якщо відповідальна особа є серед учасників)
• Прийняття рішення може здійснюватися відповідно до його внутрішнього процесу. Під час наради можна зберігати протокол її підготовки

З усіх кроків та записів на нараді згодом генерується запис у форматі PDF. Про протокол керівник наради може розіслати інформацію. Протокол стає документом, що зберігається на нараді.

Іконки на робочому столі

Іконки біля предметів на робочому столі допомагають орієнтуватися. Стандартно для об'єктів є іконки даного об'єкта, але під час нарад змінюється

Об'єкти наради

В рамках обробки об'єкти – пункти програми – на нараді потрапляють в різні стани, виражені іконкою:

• – Включено в нараду для вирішення
• – Вирішено і закрито_. Об'єкт (пункт програми) закритий нарадою і не буде присвячуватися подальшій нараді
• – Переміщено до наступної наради. Питання буде розглянуто на наступній нараді.
• – Нові – новостворені на нараді

Учасник наради

Деякі наради можуть вимагати, щоб були записані всі особи, які брали участь у нараді повністю або частково (наприклад, наради, де обговорюється секретна інформація). Таким чином, AyMINE дозволяє визначити кілька ролей учасника:

• – черговий учасник
• – доповідач учасник, запрошений висловити думку; учасник не є повноправним учасником, зазвичай і не на всій нараді, не голосує і, в принципі, зміст наради не є для нього робочою темою. Це може бути заявник рішення, якого стосується нарада, який не є голосуючим членом.
• – відвідувач запрошений на нараду з будь-якої причини, але не є повноправним учасником. (наприклад, перекладач)
• – реєстратор, секретар або хтось інший, де він піклується про забезпечення процесів, пов'язаних з нарадою

Статус повноправного учасника на нараді виражають іконки:

• – Присутній весь час наради
• – Присутній лише частина часу
• – в нараді не беруть участі
• – Участь не реєструється

Статус самої наради

• – нарада готується і ще не оголошена офіційно. Учасники не отримали запрошення
• – розіслано запрошення
• – нарада триває
• – нарада відбулася
• – нарада скасована (не проводилася і не планується)

Затвердження протоколу

Якщо затвердження протоколу наради має бути офіційно зафіксовано, рекомендуємо включити протокольне голосування як останній пункт наради. Запис відразу видно в деталях, кожен може його переглянути і прокоментувати.

Якщо протокол необхідно доопрацювати вручну, а потім затвердити, можна додатково відкрити нараду і змінити змінений протокол. Формальне документоване затвердження протоколу можливе декількома способами:

• Проголосувати протокол на наступній нараді
• Створити голосування для запису поза нарадою і запросити учасників висловитися (доцільно це голосування створити вже в рамках наради і залишити його невирішеним. Завдяки цьому нараду буде негайно знайдено.)