Особиста папка співробітника

Кожен працівник має законне право на перегляд своєї особистої папки.

Цифрова папка дає працівнику можливість доступу до всіх даних – обов’язкових і необов’язкових. Завдяки цьому не тільки зобов'язання фірми виконується безвідмовно, можливість простого контролю додатково допомагає зберегти важливі дані в актуальному стані.

[placeContent]

Що персональний компонент надає працівнику

Працівник через персональну папку має доступ до інформації, яка стосується його трудових договорів та виконання каламутних посадових обов'язків:

Основні дані персоналізації

• Трудові договори
• Документи, необхідні для розрахунку заробітної плати та податків
• Звіти про роботу
• Робочий час
• Узгоджені особисті цілі
• Оцінка від керівників

Всі дані тільки для попереднього перегляду, працівник не має права змінювати будь-яку з даних особисто, але може звернутися до свого персоналу з проханням про виправлення.

Корпоративна відповідальність

• Фасовані пристрої в управлінні (наприклад, ноутбук)
• Відповідальність за локації (наприклад, відповідальність за приміщення, машину, будівлю)

Використання корпоративних переваг

Якщо ви надаєте корпоративні пільги, то в особистій папці працівник завжди має актуальну інформацію про те, які корпоративні переваги він має у своєму розпорядженні і чи звертається до них:

• Нарахування допомоги на харчування (щомісячні витрати на обіди в корпоративній їдальні)
• Сплачені внески на пенсійне забезпечення
• Насосні спорткари
  Наявність даних залежить від наявності даних (наприклад, шляхом підключення до даних від карткового провайдера).

Виконання звіту

• Виконання завдань з навчання та довгострокового розвитку (загалом довгострокові завдання)
• Основна статистика кількості оброблених завдань звітів
• Звіти про роботу - Працівник може легко перевірити, як він справляється зі звітами про роботу та виконанням завдань.
  Відповідно до фокусу компанії може бути доповнена інша статистика, наприклад, кількість опрацьованих пропозицій, оброблених скарг тощо.

Чому персональна папка необхідна для компанії

Особистий компонент значно економить на роботі і компанії:

1. Дані, які надає особиста складова, згідно з GDPR законодавства повинні бути доступними для працівника. Таким чином, їх доступність забезпечує обов'язок, який інакше мав би забезпечувати відділ кадрів.
2. Для підприємства важливо, щоб кадрові дані були актуальними. Роблячи їх доступними для працівника, він може легко їх перевірити. В рамках автоматизації завдань можна регулярно просити працівника перевірити, чи все в порядку.

Як дістатися до особистої папки

Персональна папка доступна кожному користувачеві безпосередньо з головного робочого столу. У меню на головному столі під ім'ям працівника стоїть вибір Особистої папки, яку він вводить.

Бажано знати

Особисту папку бачить керівник

Прямий керівник має обмежений погляд на особисті папки працівників свого відділу. Зі змісту папки він не бачить кадрових даних (захищених за правилами GDPR), інші дані бачить. Він має таку саму можливість контролю, як і сам працівник.

Переглянувши особисту папку, керівник може, наприклад, у разі хвороби або іншого виходу з ладу, швидко визначити, де слід забезпечити натовп.

Особисту папку бачить персоналіст

Персонал, який відповідає за працівника, має такий самий доступ до персональної папки, як і працівник. Перераховані на ньому дані обробляє та здійснює доступ до них.

Особистий компонент і законодавство

Обов'язковий облік

Облік даних про працівників вимагає багато законів у законодавстві.

Закон № 262/2006 Зб., Трудовий кодекс.

• Інформація про трудові договори
• Відпустки
• Перешкоди на роботі
• Навчання та розвиток персоналу
  і т.д.
  Закон № 589/1992 Зб., Про страхові внески на соціальне забезпечення,
• Дані для визначення розміру страхового внеску (знижки)
  і т.д.
  Закон № 155/1995 Зб., Про пенсійне забезпечення,
• Дані про отриману пенсію
• Додаткові дані для виплат для розрахунку страхового стажу

Закон № 48/1997 Зб., Про державне медичне страхування,

• Інформація про медичну страхову компанію працівника

Закон № 586/1992 У південному напрямку, про податок на прибуток

• Інформація про дітей для цілей відрахувань
• Інформація про заощадження та страхування
• Інформація про відрахування із заробітної плати (наприклад, аліменти, примусове виконання тощо)

Навіть якщо документи, які не надав працівник - наприклад, виконання, запитане виконавцем, це документ, доступний для працівника (для попереднього перегляду).

Персональна папка та GDPR

Роботодавець має законне зобов'язання обробляти персональні дані працівників, необхідні для дотримання юридичних зобов'язань. Тому всі ці дані вони повинні управляти. (І немає підстав для того, щоб повідомити про це УЦОЯО).

GDPR надає працівнику право (а роботодавцю обов'язок):

• Відстежувати всі персональні дані, які обробляє роботодавець
• Мати можливість вимагати зміни, якщо будь-яка з даних не відповідає дійсності / дійсності
• Можливість вимагати пояснень, чому дані обробляються
• Вимагати забуття особистої інформації, для якої немає законного обов'язку

GDPR та оцінка працівника керівником

Компонентом попереднього перегляду в особистій папці можуть бути також оцінки з боку керівника. З принципу справи це має бути важлива для працівника інформація, яка повинна бути доступною. З точки зору GDPR ця особиста інформація, яку працівник має право знати. Тому і оцінка працівників на персональному порталі доступна.

Персональна складова персоналу = якість роботи

Персональна папка від AyMINE надає працівникам огляд своєї роботи, виконує юридичні обов'язки та гарантує, що люди почуватимуться краще на роботі.

Персональна папка в AyMINE працює багатомовно, тому вона однаково добре служитиме і для іноземних працівників.