Виділення завдання є діяльністю само собою зрозумілою для кожної команди. Але також це перший і один з найважливіших моментів, коли вирішується, чи дотримується команда робочих процедур, чи ні. Принципова різниця полягає в тому, чи ви призначаєте завдання в основному без вказівки "якось зроби це", або завдання включає в себе всі вірні частини:

Відповідальність відповідно до RACI матриці
Терміни
Робочий процес
Порядок перевірки (checklist)
Чітке посилання на те, з чим потрібно працювати (документи, продукти, клієнти тощо)

Само собою зрозуміло, що вручну задавати всі завдання з усім, що має до цього належати, непросто. Тому закупівлю варто автоматизувати - звичайно, там, де це має сенс. Системи управління якістю повинні включати в робочі процедури все, що входить в правильне завдання, і тому AyMINE автоматизує завдання, пов'язуючи їх з описом в методології (SMJ) - SMJ стає основою для всієї автоматизації процедур.

Коли система створює нове завдання з робочого процесу (зразок завдання), вона призначає правильних працівників відповідно до RACI - матриця відповідальності. Спосіб розподілу залежить від того, чи йдеться про завдання до проекту, чи ні.

Призначення завдання члену команди проекту

У проекті завдання зазвичай не виникають автоматично, а створюються керівником проекту в рамках планування і розподілу робіт. Правильно вони повинні формуватися на основі зразкового плану проекту. Окремі кроки у зразковому плані проекту є одночасно робочими процедурами проектної методології.

Для проектного завдання кожне завдання має визначену проектну відповідальність - RACI матрицю проектних ролей. При створенні завдання на виконання завдання працівники призначаються відповідно до їх ролей. (Якщо в якійсь ролі буде більше людей, завдання отримає керівник команди, яка може його делегувати).

Якщо в проекті немає працівника з потрібною роллю, він отримує завдання на керівника проекту. Після виконання ролі правильним працівником завдання може бути передане йому. Але ми рекомендуємо завжди займати всі обов'язкові проектні ролі працівниками до планування за типовим планом проекту.

Примітка Для команд проекту не використовуються налаштування відповідальної ролі.

Призначення завдання для компанії

Завдання, особливо коли воно виникає автоматично, має бути призначене тим, хто повинен його отримати на обробку. Тому для завдання є відповідальна роль, на яку покладено завдання.

Як відбувається виділення?
Якщо на роль призначено лише 1 працівника, то завдання покладається на нього.

Якщо роль виконує кілька людей:
Мо-я роль керівника, отримує завдання керівника
Не маючи-я роль керівника, отримує завдання перше в групі
Якщо роль не встановлена, або якщо ніхто не призначений, завдання не створюється!

Примітка Для завдань у бізнес-сфері кваліфікація для проектних ролей ще не використовується. Завдання в бізнес-зону відводиться тільки одній людині, команда для нього не формується.