Ключове слово

Ключове слово є важливим інструментом автоматизації роботи з документами.

• Як ключові слова допоможуть автоматизувати документи
• Де можна використовувати ключові слова
  • Зміст методології
  • Документи, створені за шаблоном
• Як визначити ключові слова
  • Типи ключових слів
• Бажано знати
  • Права, пов'язані з ключовими словами

Ключові слова дозволяють в документах різного роду автоматично доповнювати поняття – ключові слова.

Приклади ключових слів:

• Назва проекту
• Ім'я автора документа
• Назва методології
• Дата створення документа

Як ключові слова допоможуть автоматизувати документи

Завдяки тому, що ключові слова визначені на рівні методології, проекту (підпорядкованого проекту) або області, ви можете легко передбачити форми, плани та інші регулярно створювані документи завдяки їм. Імена, дати, відповідальні працівники та інші стандартні значення система автоматично заповнює при створенні документа.

Де можна використовувати ключові слова

Зміст методології

Безпосередньо в документах методології можна використовувати загальні ключові слова і ключові слова, що застосовуються в даній методології. Таким чином, можна, наприклад, у директиві використовувати ключове слово замість назви методології, до якої воно належить.

Документи, створені за шаблоном

Для документів, що генеруються з методології - планів, протоколів - можна використовувати ключові слова, визначені методологією, з якої походить шаблон. Але ключові слова, які використовуються для цього випадку, дозволяють посилатися як на значення, встановлені методологією, так і на проект, в який створюється документ. Таким чином, наприклад, для нового проектного документа можна використовувати ключові слова із змістом, наданим у проекті (типово назва проекту, ім'я керівника проекту тощо).

Як визначити ключові слова

Ключові слова є частиною методології, тому методологія потрібна для їх використання. Деякі ключові слова передаються в область / проект, де можна визначити значення. Але навіть у цьому випадку йдеться про слова, визначені в методології.

Типи ключових слів

В рамках методології визначаються ключові слова, які:

• Застосовуються безпосередньо до документів у методології (наприклад, дата затвердження)
• Вони застосовуються до документа, створеного за методичною схемою на основі значення в методології.
• Вони передаються в область або проект, де можна встановити їх вартість. Вони застосовуються до документа в момент створення документа зі значеннями, дійсними в межах області / проекту.

Бажано знати

Права, пов'язані з ключовими словами

Право визначати ключові слова пов'язане з методологією, тому потрібні права редактора методології. Як правило, це буде менеджер з якості.

Використання ключових слів відбувається у фоновому режимі і не вимагає жодних прав. Звичайно, необхідно мати право на здійснення операції, в якій вони застосовуються - наприклад. створити план проекту, але не обов'язково мати право працювати з ключовими словами, які використовуються в шаблоні планів.

Ключові слова можна використовувати для документів, які використовують шаблони як у форматі markdown, так і в HTML. В обох випадках використовується одна і та ж нотація, тобто {@<ім'я ключового слова>}.