Документи

AyMINE виконує роль файлу або DMS (системи управління документами) і дозволяє, крім інформації безпосередньо в системі, управляти документами. Документи завжди зберігаються на якомусь об'єкті.

Про файл, що зберігається

Файли зберігаються в системі для окремих об'єктів як окремі файли. Вони завжди доступні з даного об'єкта в AyMINE. Якщо у вас є активна функція повнотекстового пошуку, доступ до файлів можна здійснювати і через цей пошук.

Файлова безпека

Захист доступу

Доступ до файлу біля об'єкта можуть отримати лише ті користувачі, які мають доступ безпосередньо до об'єкта. Якщо хтось має доступ до об'єкта, він також має подібні права на файли – наприклад, якщо він має лише право попереднього перегляду (читання), він може також отримати доступ до файлів, але не може їх змінювати.

Права на файл можуть бути обмежені прапорами Блокування / Захист вилучення і Прихований. Але тип симптомів може змінюватися користувачами з правом змінювати об'єкт; таким чином, вони не є втручанням, захистом від користувачів, але є захистом, наприклад, від неправильного поводження.

Фізична безпека

Файли, як і всі дані AyMINE, зберігаються в окремому просторі даних. До приміщення ніхто не має доступу, воно експлуатується в ізольованому середовищі. Таким чином, самі файли захищені, наприклад, від атак ransmoware, які можуть вторгнутися в ваше корпоративне середовище.

Разом з усією системою вони також постійно резервні, але не архівуються – якщо фізично видалити або замінити файл з AyMINE іншим, отримати файл назад дуже важко. Якщо видалити файл в межах AyMINE у смітник, він, хоча і логічно вилучений, але до нього можна повернутися протягом певного періоду часу (близько 3 місяців). Файли з кошика видаляються з часом.

Доступність файлів

Примітка Залежно від ваших прав, ви можете не мати доступного функціоналу нижче.

##Публікації користувачів
Користувачам файл повинен бути доступний таким чином, що ви "берете" постійне посилання в деталях файлу і відправляєте його колезі.

Постійне посилання відкриває користувачеві доступ до файлу, але перед цим він зажадає вхід і перевірить його право відкрити файл.

Публікація за межами користувача

Файл може бути доступним навіть для користувачів, які взагалі не мають доступу до об'єкта. За допомогою функції Публічне посилання або Посилання для markdown отримати посилання, за допомогою якого можна безпосередньо отримати даний файл. Функція поверне вам посилання на файл, який можна надати, щоб зробити файли доступними.

Ви можете вставити посилання на файл в опис об'єкта і опублікувати його на публічній дошці оголошень. Це робить доступ до інфорації з об'єкта та прикріплених файлів. (Посилання в markdown дасть вам те саме посилання, але відформатоване так, щоб його було легко вставити в markdown документ.)

Отримання посилання реєструється Доступ до файлу іноземній особі може бути порушенням корпоративних правил, і ви несете за це відповідальність. Посилання генеруються таким чином, щоб їх не можна було знайти, але якщо ви розмістите його в загальнодоступному документі, читач документа навіть без облікового запису користувача потрапляє в AyMINE.

Презентація зображення

Чому посилання незрозумілі?
Посилання містять випадково згенеровані послідовності символів, і їх неможливо вивести. Ця процедура є навмисною, щоб зображення не можна було шукати за допомогою пошуку каталогів. Це значно підвищує впевненість у тому, що зображення побачать лише ті, кому ви надали доступ до документа. У той же час названі таким чином зображення не потрапляють до баз даних пошукових систем.

Дія постійного та публічного посилання

Постійне посилання дійсне доти, доки документ не буде видалено. Якщо ви обмінюєтеся файлом у документі, посилання залишається дійсним і буде повертати замінений документ.

Залежно від прав вашого адміністратора, адміністратор може перевіряти посилання. Він може з'ясувати, хто, коли і на що зажадав постійне посилання. Він може скасувати дію посилання. За постійним посиланням можна простежити, коли його востаннє використовували.

Ви повинні знати

Розмір файлу

Система не призначена для зберігання великих вкладень, типів відеозаписів або архівів. Розмір файлу, який ви можете зберегти, регулюється настройками для кожного клієнта, він може змінюватися залежно від типу собору або індивідуального користувача. Загалом вона в діапазоні від 1 до 20Мб.

Кількість файлів

Залежно від вашого облікового запису система може контролювати максимальний дозволений об’єм файлів, які ви зберігаєте в системі або які зберігаєте на об’єкті. Ці налаштування теж індивідуальні і залежать від типу вашого облікового запису.

Типи файлів

Система намагається проіндексувати файли і таким чином дозволити пошук. Тому зручніше вибирати файли у форматах, які дозволяють індексувати: pdf, формати офісних додатків Word, Excel, PowerPoint або LibreOffice. Обмеження на розмір файлів (5 – 10 МБ може відрізнятися залежно від налаштувань для вашої організації.)

Додаткові функції з файлами