Список і управління каталогами

[placeContent]

Адреси використовуються для зберігання контактів на підприємствах і на людях. У системі можна створювати будь-яку кількість каталогів і керувати правами доступу до кожного.

Можливість використання декількох каталогів дозволить вам мати, наприклад, каталог ділових контактів, видимий лише для бізнес-відділу, а також інший каталог робочих контактів, створений для конкретного проекту.

Довідник є бізнес-сферою і, крім контактів, може містити, наприклад, завдання. Завдяки цьому можна записувати безпосередньо в адресній книзі завдання, які необхідно виконати з контактами (наприклад, їх виправлення, виклики з новою пропозицією тощо).

Показ каталогів

Каталогів, як правило, фірма не керує багатьма, тому в списку каталогів ви будете відображати, як правило, всіх, до кого ви маєте доступ.

Адміністратор районів має можливість переглядати всі каталоги, а не тільки ті, до яких він має доступ. Це дає можливість перевіряти та оновлювати дозволи користувачів. Але він не має доступу до даних у каталозі – окремих людей і компаній.

Керування каталогами

Створення

За допомогою кнопки New ви створите новий каталог. Обов'язковими даними є мінімум – назва та короткий опис.

Настроювання дозволів на доступ до контактів

Важливою частиною налаштування адресної книги є правильне налаштування дозволів.

Після кожного каталогу можна створити власну групу осіб, яка може отримати доступ до каталогу. Але зручніше визначити для каталогу групу, до якої ви даєте роль або відділ з правом доступу.

Пам'ятайте:

• Коли ви будете надавати права окремим людям, ви також повинні їх відібрати. Люди, які вступають на новий етап, не отримають право доступу автоматично.
• Коли ви безпосередньо надаєте право на відділ або роль, кожен, хто бере участь у відділі або ролі, автоматично отримує права доступу. Коли він покидає відділення, то автоматично його втрачає. Тому налаштування ролей значно спростить автоматизацію.

Доступ тільки для попереднього перегляду

Переважно не зручно давати багатьом людям право втручатися в каталоги. Тому в каталогах є можливість вказати, хто має доступ до каталогу лише для читання, а хто може змінювати контакти.

Працівники, ролі або команди, які повинні мати доступ лише для читання, введіть у групу Читачі

Довідник проекту

До проекту часто підходить створення каталогу людей, які беруть участь у проекті. Ви створите каталог проекту так само, як і звичайний каталог, але налаштуєте його як групу активних користувачів – групу, засновану на проекті.

Коли ви використовуєте групу проекту, кожен учасник проекту отримує автоматичний доступ до потрібних контактів. З закінченням проекту або його відходом з команди проекту доступ до контактів буде автоматично видалено. Завдяки цьому спільний доступ дотримується вимог GDPR, щоб контакти оброблялися та були доступними для людей лише на час, необхідний для реалізації послуг – у даному випадку проекту.

Чому б не надати всім доступ?

Хоча на перший погляд зручно відкривати каталоги для читання всім працівникам, є ряд причин, щоб цього не робити:

• Це суперечить правилам GDPR
  ** Люди можуть випадково написати або зателефонувати комусь, кому вони спочатку не хотіли.
• Ділові контакти є важливою цінністю фірми, і ви повинні захистити їх навіть від крадіжки. Мова йде не тільки про самого працівника, але і хтось інший може попасти на його рахунок.

Більше про каталоги та їх спільне використання

Головна сторінка про каталоги.

Детальніше про використання каталогу та контактів тут.