Чи знаєте ви, що надсилання в компанії даних про кандидатів електронною поштою є порушенням правил GDPR?
Дані, надіслані електронною поштою, залишаються у скриньках, де їх не можна зберігати!

Облік кандидатів на роботу

Посада та включення кандидата завжди відноситься до посади. Посада описує вимоги і визначає також лінійного керівника, відповідального за оцінку претендента.

Облік кандидатів дозволяє

Безпечно ділитися особистою інформацією кандидатів
Отримувати заявки від претендентів безпосередньо з веб-інтерфейсу на вашому сайті
Створити та контролювати завдання для працівників, які мають прокоментувати пропозицію кандидата.
Зберіть думки декількох оцінювачів
Запланувати особисті / онлайн переговори з претендентом і надіслати претенденту запрошення
Надсилати / отримувати електронні листи з претендентом та обмінюватися повідомленнями з колегами, які беруть участь у тендері.
Перетворення даних про кандидата на нового працівника

Контроль за ходом відбору

Начальник відділу кадрів має можливість повної перевірки правильності проведення тендеру.

Перевірка того, як відбувається спілкування і чи не залишилися деякі претенденти пропущеними.
Можливість пройти співбесіду іншому кадровику навіть з усією історією спілкування.
Можливість керувати згодами заявників на зберігання даних навіть після завершення процесу відбору для можливого майбутнього звертання іншою пропозицією

Захист конфіденційності персоналу

Персонал ніколи не повинен спілкуватися з претендентами, використовуючи свої особисті електронні листи. Цим вони значно захищають конфіденційність, оскільки не ризикують дратувати незадоволених претендентів.

Захист персональних даних кандидатів

Дані про кандидатів надійно захищені, а облік на 100% відповідає вимогам GDPR законодавства:

Ви ділитеся даними лише з людьми, які беруть участь у процесі відбору.
Ви не надсилаєте дані електронною поштою нікому, тому вони не залишаються в поштових скриньках і ніколи не вийдуть за межі безпечного середовища корпоративної системи.
Дані видаляються після закінчення процедури і не залишаються ніде на дисках.
Ви можете легко довести претендентам, що безпечно розпоряджаєтеся їхніми даними.

Система для роботодавців і кадрових агентств

AyMINE призначений для розміщення не тільки роботодавців для їх внутрішніх тендерів, але і кадрових агентств.
Кадрове агентство може безпечно обмінюватися даними про кандидатів безпосередньо через підходи працівників цільової організації.

Як правильно захистити дані про кандидатів

Дивіться захист HR-модуля тут.

Працівник, який має зв'язок з претендентом на посаду керівника, повинен виконувати роль кадровика.
Персонал дає іншим працівникам – типово начальнику відділу, до якого має вступити працівник, – завдання висловитися кандидату. Розміщуючи завдання, вони надають працівнику доступ до даних про конкретного кандидата. Уповноважений працівник не потребує додаткових прав.
Уповноважені працівники та кадровик можуть вести дискусію про кандидата безпосередньо у працівника. Дані про кандидата ніколи не надходять на електронну пошту.

Пам'ятайте: Сервери корпоративної електронної пошти дають адміністраторам можливість побачити предмет (subject) повідомлень, які люди отримують та надсилають. У темі часто присутня важлива інформація – наприклад, ім'я – яка так легко доходить навіть до адміністраторів.

Ніколи не вважайте електронну пошту безпечною. Електронні листи архівуються, проходять через іноземні сервери і часто зберігаються безпосередньо на серверах інших компаній (наприклад, Google, Microsoft). Ці сервери також мають адміністраторів, які мають доступ до даних. Тому використання електронної пошти для будь-якого чутливого зв'язку є небезпечним і суперечить GDPR. (Якщо ви використовуєте зашифровані електронні листи, ситуація краща. Але навіть вони, як правило, не шифрують предмет електронної пошти.)