Завдання

Завдання, як і насправді, визначає завдання для конкретного працівника або групи працівників

Як виникають завдання

Завдання:

• Хтось створює вручну: В принципі, кожен, хто є активним членом у будь-якій області, може створити завдання. Завдання може дати інший особисто, який є активним в групі, або будь-кому, хто є в його команді.
• Створюється автоматично У системі ви можете мати власні правила, які створюють завдання, або у вас можуть бути завантажені бібліотеки обов'язкових заходів. Завдання потім складаються з підготовлених зразкових завдань.

Вільне і задане завдання

Ви можете створювати завдання "ad hoc", так звані__free__ без прив'язки до методології визначеного завдання. Такі завдання не мають стандартного способу обробки, і їх завдання потрібно описати.

Для стандартної або аудиторської діяльності завдання, отримані за зразком завдання в методології, повинні бути використані. Такі завдання мають прописану процедуру, прив'язку до зразка і легко простежуються при аудиті, оскільки за зразком завдання можна простежити, що вони були реалізовані.

Хто виконує завдання

Кожне завдання має відповідальну особу, когось, хто відповідає за виконання завдання. Відповідальна особа безпосередньо виконує завдання або призначає його тому, хто його реалізує. Таким чином, розв'язувачем може бути хтось інший, ніж той, хто відповідає за завдання.

Завдання може мати, крім відповідальної особи та відповідача, команду людей, які працюють разом для виконання завдання. Команда вводиться в закладку Команда_.

Команда виконання

Команда з реалізації – це всі, хто бере участь у виконанні завдання.

Записи обробки завдання

Завдання, що випливають із обов'язків, передбачених стандартами, здебільшого вимагають документування процесу їх обробки і, таким чином, проведення аудиту.
Для документування завдання використовуються два види записів:

• Запис обробки на вкладці поступ: Для окремих кроків обробки можна додати запис і таким чином довести, що все було зроблено. Запис за замовчуванням формується в момент створення або як можна швидше після того, як буде показано хід.
• Активність (кнопка активності) дозволяє планувати крок вперед. Типовим прикладом діяльності є нарада, яка скликається для вирішення поставленого завдання.

Приклад проходження курсу: Наприклад, потрібно перевірити результати проекту, а методологія вимагає проведення оцінки технічною командою. Для команди буде запланована зустріч (діяльність), на якій команда оцінить, що вихід проекту хороший (буде рішення) і проект можна закрити.
Завдання розв'язувач обробляє поетапно:

• Планує діяльність,
• запрошує учасників
• Після консультації:
• до Хід обробки зазначає, що рішення було прийняте і проект може бути закритий
• між файлами завдання завантажує запис наради
  Команда, що співпрацює над вирішенням завдання, створює групу, і кожен її член може висловитися щодо завдання в рамках своєї ролі в команді – наприклад, додати схвалення, схвалення, рекомендації. Їх вираз зберігається і архівується при виконанні завдання, тому одночасно є доказом їх причетності і висловленням відповідальної думки.

Складання завдання описує наступне відео.

Відео на окремому аркуші

Додатковий варіант роботи із завданням

Планування на майбутнє

Завдання є стандартно активним відразу після створення. Завдання можна планувати на майбутнє:

• Встановити статус Планування
• Встановити дату в термін Планується з
  Виконане таким чином завдання не відображається для обробки до того моменту, поки воно не почне бути активним.

Дублювати завдання

На основі завдання можна створити його нову копію. У нове завдання копіюється, де воно виконується, включаючи команду, опис та етапи обробки. Йому заново ставлять дату, з якої він планується. Звичайно, не копіюються жодні записи про хід обробки або додані файли.
Примітка: Для повторних завдань зручніше створювати завдання зразка, а завдання формувати за зразком. Зразок дозволяє скласти стандартний порядок здійснення діяльності (наприклад, на основі стандарту), а також долучити дорожні документи. (Більш детальну інформацію ви знайдете за зразком завдання.)

Зв'язок для вирішення

• Ви можете попередити когось про завдання або нагадати йому про щось за допомогою Нагадування (кнопки дзвінка). Нагадування довго не зберігаються і через деякий час (стандартно 6 місяців) видаляються. Ви можете надіслати нагадування електронною поштою.
• Ви можете записати більшу дискусію в Обговорення (кнопка обговорення знаходиться праворуч). Дискусії зберігаються разом із завданням.
• Ви також можете використовувати вікно обговорення для збереження приватних нотаток для завдання, яке служить тільки вам.

Захист інформації

Захист від втрати

До завдання вноситься ряд важливих відомостей, які використовуються для документування ходу. Цю інформацію не можна втрачати, оскільки фірма часто зобов'язана зберігати її протягом тривалого часу для потреб зовнішнього аудиту.
Завдання можна видалити, якщо його не буде так званого_відстеження_ Відстежувані автоматично є всі завдання, які виникли з шаблону завдання. Далі всі завдання, які отримали унікальний тег (поле для завдання) або завдання, які обговорюються на нарадах.

Попередження: Навіть якщо ви вручну даєте тег завдання, воно стає відслідковуваним, і ви не можете змінити мітку або завдання потім видалити його. Спрощено: відслідковуються всі завдання з міткою, тобто унікальним ідентифікатором.

Захищені також записи обробки, які складають незмінний протокол, як насправді відбувалася обробка. Записи автор може редагувати, але тільки через 12 годин після їх створення. Тому не варто боятися, що ви не зможете, наприклад, виправити помилку. Після закінчення 1 дня записи залишаються незмінними і незмінними.

До протоколів обробки також входять записи, створені автоматично. Ці записи завжди незмінні і не видаляються.

Файли, які зберігаються у завданні, можна видаляти до закінчення завдання. Нічого не можна змінити для виконаного завдання. Крім того, відслідковувані завдання не можуть бути відновлені більше, ніж через 12 годин після їх закриття. Тому неправильне закриття можна виправити, але при цьому неможливо з часом змінити закриті завдання. Таким чином, поставлене завдання є надійним підтвердженням ходу обробки.

Усунення непослідовних завдань: Завдання, які не відстежуються, можна видалити. Після видалення завдання позначають як видалене і залишають в такому стані на 1 місяць. Через місяць він автоматично видаляється фізично, включаючи всі додані файли та записи про хід обробки. До моменту фізичного видалення його можна відновити, після фізичного видалення можливості відновлення вже немає.

Захист від доступу

Завдання та їх зміст можуть бачити:

• люди, які мають право бачити зміст області, в межах якої вирішується завдання
• встановлений розв'язувач
• члени команди, створеної для виконання завдання
• Учасники наради, на які було поставлено завдання (включати його може тільки той, хто має доступ до завдання)
  Ніхто інший не має можливості виявити, що задача в системі існує або знайти її зміст. Області повинні мати настільки налаштований доступ, щоб в них були тільки співробітники, які не приховують інформацію між собою.

Пов'язані

Для пов'язаних з ними об'єктів ви знайдете додаткову інформацію:

• Право бачити завдання і бути виконавцем завдання пов'язані з налаштуванням прав в області (див.
• Завдання можна створювати з завдання зразка (див. завдання зразка в областях.)
• Керівник може призначити завдання члену своєї команди – налаштування керівників та їх відділів роблять системними адміністраторами в налаштування ролей.