Записи та журнали

Мета запису полягає в тому, щоб зберегти інформацію про те, що сталася якась подія або дія. Протокол має подібне значення з тією різницею, що він, крім того, описує, як відбувалася діяльність і до чого вона дійшла.

Не робіть записи даремно!

AyMINE робить багато записів самостійно, і немає необхідності створювати їх вручну. Кожне завдання, прийняття рішень автоматично створює запис, який зберігається і не може бути змінений; нарада робиться запис на самій нараді, але крім того, є записи, які ще раз свідчать про те, що події відбулися.

Записи повинні бути зроблені про діяльність, яка відбулася за межами середовища AyMINE, як правило, безпосередньо в майстерні, у замовника, на будівництві. Записи необхідні, якщо потрібен підпис іншої сторони – будь то паперовий (тоді потрібно сховати підписаний документ), або електронний – тоді ховається підписаний PDF.

Протоколи

Ви документуєте протоколи про хід якоїсь дії, як правило, аудиту або тестування, але вони можуть також стосуватися інших видів діяльності. У протоколах необхідно записати хід або результат і висновки. Протокол потім зберігається на об'єкті, що підлягає дії – в проектній документації, продукті, перевіреному перед здачею і т.п. Конкретний об'єкт може не існувати, наприклад, для внутрішніх аудитів по ISO є предметом перевірки процесів, документів, архівів і т.д. AyMINE можна легко сортувати за темою, роком або автором, тому додаткові сортування створювати самостійно не потрібно.

Ви запитуєте

Чи можу я розраховувати, що записи не пропадуть?

Записи можна видаляти лише через 3 дні після створення, старі записи видаляти не можна.

Чи можу я, як аудитор, розраховувати на те, що записи правдиві і не антедаговані?

Записи люди можуть редагувати максимум через тиждень після їх створення. Можна зробити запис навіть більше в минуле, але дату, коли він був створений, можна знайти в історії (меню в деталях запису). Дату створення користувач не має можливості змінювати.

Оскільки записи можна редагувати лише тиждень тому, то неможливо використати старий запис і переробити його, щоб інший виглядав старим. Крім того, після кожного оновлення в історії зберігається запис про те, що зміни було зроблено.

Чому можна редагувати через тиждень після створення?

Записи, які люди роблять вручну, часто переглядаються, або над ними працює більше людей. Він не служить доказом того, коли саме відбулася якась дія, для цього використовуються автоматично згенеровані записи. Якби система не забезпечувала місця для редагування, працювати з нею було б дуже важко.

Чи не можна обійти ці обмеження?

Ні, ми намагаємося, щоб не вийшло. Технічно програміст або ІТ-фахівець може змінити деякі речі, але все одно можна виявити, що хтось маніпулює записами.

У чому різниця між записами, створеними автоматично системою, та записами від користувачів

Відмінностей досить багато, це залежить від точки зору, яку ми оцінюємо:

• Виникнення Не треба думати про автоматичні записи; вони просто виникають самі у відповідь на якусь подію
• Процесуально Важливо те, як ми розглядаємо записи з процесуальної точки зору як документи. Автоматичні записи виникають самі по собі, створюючи інший тип документа – вони відповідають часом, але не рідкість, що речі заносяться в систему додатково, тому час також може не відповідати дійсності. Таким чином, з точки зору процесу перевірки достовірності запису, обидва типи записів повинні розглядатися, знаючи, де вони мають сильні і слабкі сторони.
• Розташування в системі Автоматичне відображено в деталях об'єкта на вкладці Діяльність, а записи, створені вручну, знаходяться в папці записів проекту або області. Вони також показані серед діяльності.

Як автоматизувати створення протоколів

З автоматичним заповненням протоколів багато допомагає використання ключових слів.