Рішення

Метою об'єкта є документування процесу прийняття рішень і самого рішення, прийнятого групою осіб в організації.

Що таке рішення

Рішення означає думку (твердження), яку видала група осіб (особу) і які:

• Вона є обов'язковою з певної дати
• Перед обов'язковістю з ним повинні ознайомитися люди, чия робота хоч якось впливає на
• Вона повинна бути публічною, як мінімум, для тих, хто повинен керуватися нею.
• Уповноважений – особа або орган, відповідальний за рішення, видає його і може бути перевірений, що він дійсно його видав і коли

Рішення має бути:

• Перевіряється – чи можна заднім числом відстежити, коли, хто прийняв рішення
• Оглядовість – можна перевірити на зворотній основі, на яких підставах було прийнято рішення.

Процесуальна підтримка

В рамках життєвого циклу рішення відстежуються кроки:

• Визначення предмета рішення: Рішення завжди відображає якусь необхідність організації уніфікувати правила, процедури встановлення відповідальності тощо.
• Ідентифікація відповідальної особи: Необхідно, щоб було відомо, хто компетентний компетентний, компетентний у питанні прийняття рішень.
• Визначення методу прийняття рішень: Рішення в залежності від значення для організації або інших атрибутів (наприклад, обсяг інвестицій, а також досвід команди) може мати різні вимоги до формальності прийняття рішень, залучені кількість учасників, обов'язкові дії перед прийняттям рішення (наприклад, вимога фінансового аналізу, двоколірне голосування більш широкого і
• Підготовка документів: Для прийняття рішення збираються документи, на підставі яких згодом приймається рішення
• Ознайомлення учасників з матеріалами: Особи, які беруть участь у прийнятті рішень, мають можливість заздалегідь ознайомитися з матеріалами. Не завжди всі мають право / можливість ознайомитися з усіма матеріалами (наприклад, технічні фахівці не мають доступу до фінансової частини тендерної пропозиції)
• Пропозиції до рішення: Може бути кілька пропозицій щодо рішень, які поступово можуть змінюватися. До окремих пропозицій я можу відноситися за матеріалами, у всякому разі, до них може застосовуватися SWOT-аналіз.
• Вибір рішення: Відбувається вибір варіанту рішення за методом прийняття рішень, наприклад шляхом голосування.
• Прийняття рішення: З рішенням повинні бути ознайомлені ті, кого він стосується і зобов'язані виконувати його (або має інший вплив на їхню роботу).
• Завантаження рішення: Термін дії рішення іноді закінчується, і його потрібно відкликати або повідомити зацікавленим особам про те, що його відкликали.

Всі перераховані кроки, за винятком Вибору рішення на практиці, я можу пропустити. Вибір рішення може бути відсутнім також, якщо під час підготовки рішення рішення прийнято рішення не приймати, в цьому випадку процес завершується без рішення.

Хід рішення може проходити на одній зустрічі, але також може вимагати багато інших кроків – повторні зустрічі різних груп, збір документів, залучення експертів і т.д.

Ролі, пов'язані з рішенням

• Видавець / Підписувач: Особа, від імені якої винесено рішення і яка уповноважує весь процес прийняття рішення.
• Керівник / Координатор: Підготовкою рішення відповідає той, хто відповідає за його завершення (або скасування). Координатор не може (але може) бути Видавцем рішення (ним може бути, наприклад, керівник закупівлі, який потребує рішення керівництва компанії, але безпосередньо не бере участі в прийнятті рішення).
• Арбітр / Виборець: Активний учасник кроку, де бере участь у фінальній формі рішення у формі нагадування та голосування у разі
  вибору з варіантів
• Консультант: Особа, яка бере участь у підготовці документів або іншим чином надає інформацію, необхідну для прийняття рішення.

Рішення повинно мати призначеного керівника (у разі рішення, винесеного колективним органом) або хто підписує рішення – принаймні одна з цих ролей повинна бути визначена. Люди в цій ролі керують кроками прийняття рішень і мають можливість скасувати рішення. (З точки зору управління обидві ролі ідентичні; їхнє дублювання дає змогу заступництву і, головне, можливість відповідального працівника передати, наприклад, організацію голосування координатору, а проте мати вирішальну позицію.)

Як документується рішення

До рішення додається інформація:

• Опис предмета: Що необхідно вирішити; об'єкт часто є реальним об'єктом (наприклад, майно, договір) або суб'єктом (наприклад, працівником). Якщо об'єкт рішення має свого цифрового близнюка в AyMINE, рішення з цим близнюком пов'язане зв'язком.
• Підстави: Документи, записи та інша інформація, яка є суттєвою для прийняття рішення. (Матеріали можуть готуватися в рамках окремих завдань як документи для прийняття рішення. Особи, які беруть участь у виконанні завдання, можуть нічого не знати про прийняте рішення, а також про те, що завдання рішення стосується.)
• Виконані кроки: В рамках підготовки до прийняття рішення (в рамках AyMINE це виконані завдання, які виникли як підготовка).
• Залучені особи: До рішення можна також віднести всі ролі, що беруть участь вище.

Операції, пов'язані з прийняттям рішення:

Створити рішення

У момент виникнення необхідності приймати рішення про створення об'єкта, який допоможе всім рішенням управляти і документувати
Складовою частиною створення є ідентифікація ключових осіб або групи, яка буде приймати рішення

Підготовка документів

В рамках підготовки документів можливо:

• Для прийняття рішення додавати файли з документами, які доступні команді, яка приймає рішення і голосує.
• Створення завдань, які допоможуть зібрати документи та виконати дії, необхідні до прийняття рішення

Підготовка та виконання рішення

• Можна готувати проекти рішень.
• До пропозицій можна додати аргументи (SWOT)
• Арбітри можуть давати голоси та зауваження до пропозицій
• Рішення включається до нарад, на яких обговорюється
  Голосування: можна голосувати за окремі пропозиції

Публікація рішення

Рішення зазвичай публікується після публікації і зацікавлене в тому, щоб інформація про нього дійшла до людей, яких воно стосується. Рішення дозволяє вибирати групи користувачів, які будуть поінформовані про рішення та форму інформації:

• Менш офіційна інформація з повідомленням, яке містить посилання на рішення. Сповіщення отримають користувачі в рамках AyMINE, і якщо вони не прочитають його протягом 24 годин після відправки, вони також надсилаються на електронну пошту. Повідомлення не архівуються протягом тривалого часу і тому не можуть бути використані як довгостроковий доказ того, що користувач ознайомився з рішенням.
• Формальна вимога для ознайомлення у формі завдання Запит на ознайомлення з рішенням, виконання якого учасник зобов'язаний підтвердити. Підтвердженням, яке є свідомим кроком користувача, є також доказ того, що він дійсно ознайомився з рішенням.

Вилучити рішення

Вилучити можна рішення, які не мають мітки. Рішення стирають у смітник, з якого їх можна повернути.

Функція видалення рішення знаходиться в меню .

Можна видаляти навіть масово кілька рішень одночасно, але тільки в межах однієї області. Функція доступна в меню списку рішень однієї області.