Модулі користувача

Право на перегляд є важливим не тільки для захисту інформації, але і для полегшення роботи. Якщо користувач бачить в системі тільки те, що йому потрібно, він набагато простіше орієнтується, ніж коли бачить області, з якими він не має нічого спільного. Тому доцільно давати людям підходи насправді тільки там, де вони цього потребують.
Обмеження права на перегляд є не тільки справою внутрішнього інтересу, але і юридичним обов'язком. Наприклад, законодавство про захист персональних даних (GDPR) зобов'язує захищати персональні дані кожної особи. Таким чином, всі особисті члени повинні бути розміщені в системі таким чином, щоб їх дійсно бачили тільки ті користувачі. які цього потребують через законні інтереси або юридичні зобов'язання, або на це погодився той, кого стосується дані.

Хто піклується про області

Базові області, що протистоять стисненню та організаційному поділу, встановлюються в системі з самого початку при адмініструванні. Додаткові області можуть створювати та встановлювати користувачі за необхідності (не всі мають для цього дозволи).

Приклад використання: Менеджер може створити, наприклад, область для нового завдання. Наприклад, власник фірми створює зону для реалізації стратегії на наступний рік і дає доступ лише кільком співробітникам, з якими він працює над стратегією (npař. кращим продавцям і лідеру з експорту продукції). В області вони можуть ділитися всіма матеріалами і співпрацювати, незалежно від їх посади. Інформацію, якою вони діляться в районі, не побачить ніхто інший, навіть їхні безпосередні начальники. Вони навіть не виявлять, що ця область існує в системі.
Як показує приклад, для керівників створення сфер є корисним інструментом структурування інформації та роботи серед «своїх» людей.
Крім адміністратора, є ще й адміністратор районів (див. далі).

Як створити область

Область утворюється міткою в списку областей. В області необхідно заповнити як мінімум:

Назва має здатність давати показання
Короткий опис містить уточнення, що стосується області.
Крім того, дуже зручно заповнювати:
Статус повинен відповідати дійсності. Області, які не є активними, не пропонують членам на дашборді. Тому активними повинні бути ті сфери, з якими дійсно активно працюють.
Опис Насамперед має документаційний сенс, наприклад, для архівування контенту (в обороні логотипу), щоб навіть через роки було зрозуміло, які дії були здійснені в межах області. .________________________________________________________________________________________ _
Вкладка Керування – налаштування дозволів

Дозвіл на область

Область має управителя, яким завжди є одна особа. Крім того, необхідно встановити групу людей, які мають право працювати в області актвіну (обробляти) і у випадку людей, які не працюють в районі, але можуть переглядати його зміст.

В обох випадках це групи осіб (ролі). – ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… Можна вибрати існуючу групу (наприклад, всіх співробітників, або певну команду чи роль) або за допомогою кнопок Обробники / Читачі створити нову групу.

Коли створювати нову групу, а коли використовувати існуючу? Якщо використовувати роль, наприклад, члена правління, то зі зміною члена правління новий член побачить ділянку відразу, як йому буде відведена нова роль в системі. Не існує загрози, що керівник області (ймовірно, директор) нового члена забуде поставити його серед членів області. Тому для давно сформованих областей завжди доцільно використовувати стандартні групи, або створити групу, що містить ролі, які повинні належати до неї.

Для ad-hoc областей, що створюються для конкреції завдання, може бути, навпаки, більш вигідним створення власного списку осіб. Менеджеру області це дає впевненість, що команда балансу весь час однакова і зміни ролей в компанії не змінять йому список людей з дозволеним доступом несподівано.

Обробники області

Обробники – це люди, які можуть активно працювати в області – створювати завдання, інформацію і т.д. Обробниками повинні бути люди, які активно освоюють область. Навпаки, ними можуть бути не люди, які виконують покладені завдання, а самі нові не створювати. (Користувач бачить завдання, яке він отримав, навіть якщо він не є виконавцем області, в якій виникло завдання.)

Читачі

Читачі, як правило, люди, які з титулу свого правого повинні стежити за подіями в області, але не обробляти її активно. Типовим прикладом може бути директор, новий майбутній керівник, аудитор.
Увага: на законодавчі обмеження. Наприклад, директор компанії має право бачити бухгалтерію, але через GDPR він не має права заглядати в особисті папки працівників. Тому він може бути читачем без обмежень в екномічних областях, але не може бути читачем у сферах з особистими складовими працівників.

Приклад: Керівник економічної дільниці має зону контролю. Оператором в області є вона та її заступник. читач директор компанії

Лідер і заступник можуть створювати завдання, заходи та інші об'єкти в області
Директор бачить завдання в області, їх хід і виконання. Але він не може нічого змінити (але може, наприклад, додати попередження до завдання і надіслати його керівнику)
Якщо керівник дає фактурі завдання в межах області, фактура бачить завдання серед своїх завдань, він бачить і з якої області, але не може бачити, що ще вирішується в області. і обробляється. Таким чином, виділення завдання жодним чином не загрожує захисту інформації у сфері
Якщо керівник когось зараховує до команди вирішення завдання, то, як і в попередньому випадку, він побачить повне завдання (включаючи, наприклад, файли, що додаються), але не побачить його в іншому місці.

Адміністрування районів

Область може бути повністю встановлена її адміністратором / власником. Параметри областей також можна залишити адміністратору. Адміністратор (працівник з необхідними дозволами) бачить всі області, які створюються в системі і може встановлювати:

Обробники
Читачів
Змінити менеджера області
Знаки об'єктів в області (див. далі)
Адміністратор не бачить вміст області. Хоча він може адмініструвати область, він не бачить ні завдань, ні інформації, ні чогось іншого. Тому його повноваження не загрожують захисту інформації, якою керують у сфері.
Адміністратор області є важливою роллю, коли, наприклад, з фірми йде працівник, який був адміністратором / власником якої-небудь області. Оскільки дозволи на область не можуть бути змінені навіть обробниками, необхідно, щоб адміністратор перемістив роль власника на нового працівника. (Примітка.: Якщо активні процеси передачі, то делегування відповідальності може відбуватися автоматично. Це не завжди бажано!)

Адміністратор підготує області для окремих напрямків корпоративної діяльності та команд людей, які використовують систему. Бажано, щоб він готував їх разом з со-ролями, призначаючи області для командних ролей.

Шаблони міток

Для області можна визначити, які знаки отримують завдання та інші об'єкти.
Приклад: 345. запис у січні 2020 року у сфері бухгалтерського обліку може отримати позначку:

 2020-1/Ucetnictvi/345

Визначити знаки може тільки людина з дозволом адміністратора. Якщо ви хочете мати власну розмітку у своїй сфері, з нею потрібно домовитися.

Типи регіонів

Області не тільки поділяють завдання і діяльність фірми, але й ділять всі інші об'єкти, з якими працює підприємство – активи, події, люди (і зовнішні суб'єкти) і т.д. Завдяки цьому можна визначити, хто які контакти бачить, а хто ні. Таким чином, магазин може управляти іншими контактами, ніж, наприклад, відділ закупівель.