Визначення проекту

Зразок проекту служить для стандартизації проекту та спрощення створення проекту. Це дає практичну користь, методичну і економію праці.

Методологічне значення визначення проекту

Методології проекту, а також загальні стандарти, що випливають, наприклад, з ISO 9001, ASPICE, ISO 10000 та інших, вимагають, щоб діяльність виконували кваліфіковані працівники. Звичайно, ця вимога також стосується проектів та методологій проекту, тому вони визначають необхідні проектні ролі та їх кваліфікацію.

Крім ролей, важливою частиною визначення проекту є також:

• Запропоновані процедури та заходи
• Запропоновані плани

Сприяння роботі над створенням проекту

Завдяки визначенню зразкового проекту система також полегшить створення нового проекту. Достатньо вибрати правильне визначення, і AyMINE засновує новий проект, визначає потрібну для нього команду проекту, а також розробляє план проекту.

Методологія може містити будь-яку кількість шаблонних проектів

Зразок проекту може бути або дуже загальним, але тоді потрібна більша робота з підготовки конкретного проекту. Навіть у випадку загальних проектів проекти стосуються певної сфери цілей, наприклад:

• Реалізація організаційних змін
• Оновлення інформаційної системи

Якщо деякі типи проектів повторюються частіше, краще для них стандартизувати проект. Таким чином, згенерований план проекту може буквально одним кліком запланувати всі дії, які необхідно виконати. Тоді вже достатньо номінувати, визначити, хто буде мати яку проектну роль, і проект готовий до запуску.

Прикладами конкретних зразкових проектів є

• Технологічне відключення виробничої лінії для технічного обслуговування
• Внутрішній контроль якості

Як створити визначення проекту

Визначення проекту є частиною методології. Таким чином, ви створите нове визначення на робочому столі проекту в папці Визначення ризиків. Визначення, крім назви, містить:

• Короткий опис, щоб визначити, коли шаблон проекту використовувати
• Детальний опис, що уточнює правила методології для даного проекту
• Проектні ролі, які виконує проект
• Зразки завдань, які створюються при створенні проекту.
• Зразки планів, які створюються при створенні

Зразки проектних завдань

Для визначення проекту можуть використовуватися шаблонні завдання з тієї ж, але і з інших методологій, крім тієї, в якій створюється визначення. На основі вбудованих шаблонів завдань при створенні проекту створюється план проекту, який містить завдання на основі шаблонів. Тому у визначенні проекту можуть бути не всі шаблонні завдання, які можуть бути використані під час проекту, а лише ті, які планується з самого початку.

Приклад: Методологія містить зразок завдання управління змінами. Це шаблонне завдання використовується, якщо під час проекту змінюються умови проекту і, виходячи із завдання, зазвичай коригується план проекту. Це шаблонне завдання не є частиною визначення проекту, оскільки воно не створюється при створенні проекту. Але це частина методології, і керівник проекту використовує завдання, коли це потрібно під час проекту.

Як використовувати визначення проекту

На основі визначення проекту ви створите проект у кілька простих кроків:

1. Керівник проекту вибирає правильне визначення проекту в методології і запускає функцію Створити проект
2. Система засновує проект, керівника проекту – який повинен виконувати функцію – називає керівником і створює проектні ролі за визначенням.
3. Керівник проекту заповнює проектну команду – займає визначені та передзаповнені проектні ролі.
4. Керівник управління проектом запускає команду Створити план, яка на основі шаблонів завдань створює план і призначає завдання людям з проектної команди.

Зверніть увагу

Чому створення проекту не в одному кроці

Створення проекту вимагає двох кроків — самого його створення і створення плану. Причина розколу в тому, що між цими кроками керівник проекту повинен створити проектну команду – висунути людей на ролі. Якщо команда не була укомплектована, то немає кому призначити завдання. Тому завдання створення плану не виконується, якщо команда проекту не буде виконана – не буде кому призначити завдання.

Якщо пізніше потрібно змінити когось в колективі, то можна скористатися функцією заміни члена проектної команди.

Внутрішні перевірки якості в основному не сприймаються організацією як проект, але заповнюють всі атрибути проекту:

• Чітко визначена мета, після завершення якої проект припиняється.
• Обмежений діапазон
• Команда, яка здійснює діяльність.

Навіть в AyMINE не потрібно планувати внутрішній контроль якості як проект, ви можете створити загальні завдання для працівників відділу якості. Але якщо ви скористаєтеся проектом, ви зможете краще контролювати і потужності, і бюджет, тому що всі види діяльності, пов'язані з контролем, будуть визнані за однією метою.