Як коректно забути дані про людину

AyMINE підтримує процеси, необхідні GDPR правилами, включаючи правильне забуття

[placeContent]

#Що означає забути про контакт
Коли контакт з людиною забутий, всі особисті дані видаляються автоматично:

• Видалені всі файли з даними контакту
• Вилучені всі вкладення в повідомленнях електронної пошти, які вам забута людина написала.

#Чому забуття важливе
Підтримка забуття відповідно до GPDR гарантує, що ви дійсно ніде в системі не залишиться даних, які ви не повинні мати. Наприклад, якщо ви обмінювалися матеріалами для контракту та надання послуги, ви, ймовірно, будете мати повідомлення, які ви не повинні мати після того, як ви забудете.

Забуття зберігає записи, необхідні, наприклад, для документування повідомлень для виставлення рахунків або звіту про роботу, але видаляє з них дані, які створюють облік персональних даних.

Забуття не стирає дані в поштовій скриньці, надісланій вами особі. Наприклад, якщо ви раніше надсилали пропозиції або рахунок-фактуру за послуги, інформація про їх відправку залишається вам у повідомленнях. Це робиться навмисно, оскільки у вихідній пошті часто є важливі документи. Навпаки, в них не буде особистих даних адресата.

#Чому забуття не виконується автоматично
Людина часто просить забути навіть тоді, коли її неможливо забути. Наприклад, ви надаєте йому послуги або вам потрібні дані про нього на законних підставах. У цьому випадку людина відписується від усіх груп, і ви впевнені, що виконаєте його вимогу, але не видаляє дані, які можуть знадобитися для зберігання. Рішення про те, що видалення або забуття можливе, залишається за вами або вашим працівником. Але не варто боятися, що ви про це забудете; система попередить вас прямо на головному столі.
Забутий контакт без деталей може залишитися в чорному списку – якщо з інших причин

Чим видалення контакту відрізняється від забуття?

Між забуттям контакту і його усуненням є важливі відмінності:

• Коли ви видаляєте контакт з адресної книги, ви також видаляєте його з чорного списку. Таким чином, ви втрачаєте інформацію про те, що навіть якщо, наприклад, ви отримуєте зворотній зв'язок від посередника, ви не повинні спілкуватися.
• При звичайному видаленні контакту не видаляються файли в електронних листах спілкування з людиною. Таким чином, в поштовій скриньці залишаються дані, яких там не повинно бути.

#Вилучити чи забути?
Якщо хтось відкликав вашу згоду і у вас немає інших законних підстав зберігати його дані, правильним є видалення контакту. Якщо ви пишете листи з людьми, бажано спочатку забути, а потім видалити дані.

Якщо для дотримання відносин з клієнтом важливо тримати його в чорному списку, це правильно забути, але не видаляти дані і видаляти їх тільки тоді, коли для збереження немає підстав.

#Куди далі

• Вихід з масової пошти
• GDPR та масові електронні листи