GDPR та облік кваліфікацій

GDPR, безумовно, актуальний з точки зору обліку здібностей і кваліфікацій. Тут ми розбираємося, які законні підстави для ведення обліку.

• Кваліфікація внутрішнього працівника з точки зору GDPR
• Кваліфікація колишнього працівника
• Кандидат на роботу та обробка його даних
• Зовнішній співробітник та GDPR
• Компанія-постачальник
• Пам'ятайте, що розмежування юридичних причин є важливим

Кожна законна причина має своє обгрунтування:

Кваліфікація внутрішнього працівника з точки зору GDPR

Для внутрішнього працівника є законні підстави:

• Законні підстави можуть бути підкуплені за кваліфікаціями, які ви повинні контролювати і забезпечувати за законом. Як правило, про кваліфікацію так званих зв'язаних професій / професій -

• Зварич,

• Електрик,

• Уповноважений інженер на певний тип споруд

• Аптекар

• Судовий експерт

• Навчений працівник з БіГП на заводі
  Якщо ви надаєте послуги, юридично прив'язані до кваліфікації, ви повинні бути в змозі підтвердити, що працівник має таку кваліфікацію.

• Уповноважений інтерес можна підкупити за кваліфікації, необхідні у вашій діяльності, а для надання послуг потрібно знати, хто має відповідну кваліфікацію і йому можна довірити роботу. Як правило, це кваліфікація.

• Випускники курсів за певними технологіями (наприклад, монтаж сонячних систем, діагностика приладів тощо)

• Мовні навички для проектів, які потребують їх

• Згода працівника Згода має відношення до навичок, які не потрібні фірмі, але може бути доречним знати, що в якогось працівника є навик. Прикладом може бути будь-яке вищезазначене вміння, якщо воно не потрібне фірмі.

Кваліфікація колишнього працівника

Для колишнього працівника також необхідно зберігати інформацію про кваліфікації, для яких були законні підстави. Принаймні на період, протягом якого може проводитися перевірка діяльності, пов'язаної з кваліфікацією. На практиці для багатьох видів діяльності це означає назавжди, тому що, наприклад, кваліфікація в будівництві перевіряється навіть через десятки років, коли виникає проблема (див., наприклад, обвал 30-річного мосту).

Інші групи кваліфікацій можуть зберігатися тільки за згодою працівника. Важливо, щоб ви дали таку згоду при виході – не можна використовувати згоду, яку він дав на період перебування працівника, оскільки при значній зміні ситуації (припинення трудових відносин) така згода втрачає силу. Також важливо не забувати, що жодна згода не може бути надана на постійній основі, тому не пізніше ніж через 5 років дані необхідно видалити або згоду (письмово) відновити.

Кандидат на роботу та обробка його даних

У випадку кандидата всі дані зберігаються за згодою. Останнє може бути обов'язковою частиною надання інформації з боку заявника.

Пам'ятайте, що згода на проведення тендеру не є згодою на довгострокове зберігання. Ці згоди навіть не можуть бути об'єднані. Ви можете визначити, що кандидат, надаючи дані, автоматично погоджується на обробку даних під час тендеру, але ви можете вимагати згоди на довгострокове зберігання цих даних лише після проведення тендеру на обмежений час. Наприклад, відхилений кандидат може погодитися зберігати кваліфікацію протягом 3 років для можливості звернутися до нього з відповідною робочою позицією.

Зовнішній співробітник та GDPR

Юридична підстава Якщо у вас сторонній співробітник здійснює діяльність, юридично пов'язану з кваліфікацією, ви зобов'язані перевірити цю кваліфікацію у нього і зберігати дані так само, як якщо б це був внутрішній працівник.

Оскільки це законна підстава, співробітник не має права вимагати, щоб ви видалили (забули) ці дані після завершення співпраці.

До всіх інших видів кваліфікацій застосовується тільки можливість згоди. Наприклад, ви можете записати їхні мовні навички на основі згоди у водіїв, які співпрацюють із зовнішніми партнерами, але цей облік не є вашим законним інтересом.

Компанія-постачальник

На договір поставки положення GDPR не поширюється. Крім того, фірма-підрядник, як правило, сама вручну за надання послуг кваліфікованими працівниками з обов'язковою освітою. У рамках договірних відносин ви можете вимагати можливості перевірити, чи є робота надана кваліфікованим працівником, але право зберігати ці дані повинен надати вам безпосередньо працівник, а не фірма. Підприємство не має права давати згоду на будь-яку обробку даних про своїх працівників іншим особам. Зрозуміло, коли працівник дає свою фірму згоду на надання, наприклад, резюме іншим фірмам, якщо це важливо для отримання контрактів або роботи для даного працівника. (Це стосується не тільки кадрових агентств, але і багатьох інших компаній). Проте ця згода не є згодою на те, щоб такі самі дані надалі оброблялися третьою стороною.

Пам'ятайте, що розмежування юридичних причин є важливим

Оскільки деякі дані, наприклад, при виїзді працівника, потрібно видаляти, а інші – ні, важливо стежити за їхньою законною підставою для окремих кваліфікацій. Важливо також зазначити, що одна і та ж кваліфікація може бути у різних працівників з різних юридичних причин.
Приклад: Працівник, наприклад, з кваліфікацією нагляду за будівельними майданчиками:

• Якщо ви прийняли його для виконання цієї роботи у вас, то вашим законним інтересом є управління документами про кваліфікацію. З виходом працівника законний інтерес припиняється.
• У той момент, коли ви вперше використовуєте працівника в рамках будівельного проекту, облік вже є юридичним обов'язком, оскільки його кваліфікацію ви можете бути зобов'язані довести.
• Якщо ви не будівельна / інженерна фірма, а, наприклад, кадрове агентство, то кваліфікацію ви зберігаєте тільки за згодою працівника. Ця згода автоматично припиняється шляхом її виходу, якщо ви не уклали згоду на вихід.