Eine neue Aufgabe zuweisen

Die Zuweisung einer Aufgabe nach Methodik bedeutet, klar zu definieren, wer für was, wann und wie zuständig ist. Durch die Automatisierung von Aufgaben können Sie eine Menge Arbeit sparen, aber vor allem helfen sie effiziente Arbeit und Zusammenarbeit.

• Zuweisung einer Aufgabe an ein Mitglied des Projekt-Teams
• Zuweisen einer Aufgabe zu einem Unternehmensbereich

Das Zuweisen einer Aufgabe ist eine offensichtliche Aktivität für jedes Team. Aber es ist auch der erste und einer der wichtigsten Momente, wenn entschieden wird, ob ein Team den Workflow verfolgt oder nicht. Es gibt einen grundlegenden Unterschied, ob Sie eine Aufgabe im Wesentlichen ohne die Angabe "irgendwie machen" zuweisen oder die Aufgabe alle sinnlosen Teile enthält:

• Pflichten nach der RACI-Matrix
• Bedingungen
• Workflow
• Prüfvorgang (Checkliste)
• Klare Referenz, was zu arbeiten mit (Dokumente, Produkte, Kunden, etc.)

Natürlich ist es nicht einfach, alle Aufgaben mit allem, was dazugehört, manuell einzugeben. Deshalb lohnt es sich, den Eintrag zu automatisieren - natürlich dort, wo es sinnvoll ist. Qualitätsmanagementsysteme sollten alles in Arbeitsabläufe einbeziehen, was zur richtigen Zuordnung gehört - und deshalb automatisiert AyMINE die Eingabe von Aufgaben durch Verknüpfung mit deren Beschreibung in der Methodik (SMJ) - SMJ wird zur Basis für die gesamte Prozessautomatisierung.

Wenn das System eine neue Aufgabe aus workflow (sample task) erstellt, weist es die richtigen Arbeiter gemäß der RACI - responsibility matrix zu. Die Zuweisungsmethode variiert je nachdem, ob die Aufgabe in einem Projekt liegt oder nicht.

Zuweisung einer Aufgabe an ein Mitglied des Projekt-Teams

In einem Projekt entstehen Aufgaben meist nicht automatisch, sondern werden vom Projektleiter im Rahmen der Planung und Auftragserteilung erstellt. Sie sollten auf Basis der Projektvorlage korrekt entstehen. Die einzelnen Schritte in der Projektvorlage sind gleichzeitig Workflows der Projektmethodik.

In einer Projektaufgabe wurde jeder Aufgabe die Projektverantwortung zugewiesen - RACI-Matrix der Projektrollen. Bei der Erstellung einer Aufgabe werden den Arbeitnehmern die Aufgaben entsprechend ihrer Rolle zugewiesen. (Bei mehreren Personen in einer Rolle erhält der Teamleiter die Aufgabe, wer kann sie delegieren.)

Wenn es im Projekt keinen Mitarbeiter mit der erforderlichen Rolle gibt, erhält der Projektleiter die Aufgabe. Nachdem der richtige Arbeiter die Rolle ausgefüllt hat, kann er oder sie die Aufgabe auf ihn oder sie übertragen. Es wird jedoch empfohlen, dass alle obligatorischen Projektrollen von den Arbeitnehmern vor Planung gemäß der Projektvorlage ausgefüllt werden.

Hinweis: In Projektteams wird keine verantwortungsvolle Rolleneinstellung verwendet.

Zuweisen einer Aufgabe zu einem Unternehmensbereich

Eine Aufgabe, insbesondere wenn sie automatisch entsteht, muss zugewiesen werden, wem die Aufgabe zugewiesen werden soll. Daher wird in einer Aufgabe die verantwortliche Rolle zugewiesen, der die Aufgabe zugewiesen ist.

Wie verläuft die Zuweisung?

• Wenn nur ein Mitarbeiter mit der Aufgabe betraut ist, wird ihm die Aufgabe zugewiesen
• Bei mehreren Personen:
• Wenn er eine Führungsrolle hat, bekommt der Leiter die Aufgabe
• Wenn er keine Führungsrolle hat, bekommt der Leiter die Aufgabe zuerst in der Gruppe
• Wird die Rolle nicht angegeben oder keiner Aufgabe zugewiesen, wird die Aufgabe nicht erstellt!

Hinweis: Die Qualifikationen für Projektrollen werden noch nicht für Aufgaben im Geschäftsbereich genutzt. Eine Geschäftsbereichsaufgabe wird nur einer Person zugewiesen, das Team ist nicht für sie erstellt.