User Modules

Ist ab einem bestimmten Datum verbindlich
Bevor es verbindlich wird, muss es von den Leuten bekannt gemacht werden, deren Arbeit in irgendeiner Weise davon beeinflusst wird.
Es muss öffentlich sein, zumindest für diejenigen, die es folgen sollen
Autorisiert – die Person oder Stelle, die für die Entscheidung verantwortlich ist, gibt sie aus und es kann überprüft werden, ob sie tatsächlich ausgestellt wurde und wann

Der Beschluss sollte wie folgt lauten:

Nachprüfbar – es ist möglich zurückzuverfolgen, wann, wer die Entscheidung getroffen hat
Wiederholbar – es ist möglich, im Nachhinein zu überprüfen, auf welcher Grundlage die Entscheidung getroffen wurde.

Unterstützung des Verfahrens

Im Lebenszyklus der Entscheidung werden die Schritte überwacht:

Identifizierung des Subjekts der Entscheidung: Die Entscheidung spiegelt immer das Bedürfnis der Organisation nach Vereinheitlichung der Regeln, Verfahren zur Feststellung der Verantwortlichkeit usw. wider.
Identifizierung der verantwortlichen Person: Es ist notwendig zu wissen, wer für den Gegenstand der Entscheidung zuständig ist.
Bestimmung der Entscheidungsmethode: Die Entscheidung kann je nach Bedeutung für die Organisation oder sonstigen Merkmalen (z.B. Investitionsvolumen, aber auch Erfahrung des Teams) unterschiedliche Anforderungen an die Formalität der Entscheidungsfindung, die Anzahl der beteiligten Teilnehmer, die Pflichtschritte vor der Entscheidungsfindung (z.B. Anforderung der Finanzanalyse, Zweirunde-Abstimmung des breiteren und engeren Plenums, etc.) haben.
Vorbereitung der Unterlagen: Die Unterlagen werden für die Entscheidung gesammelt, über die anschließend entschieden wird
Vertrautheit der Teilnehmer mit den Unterlagen Die am Entscheidungsprozess beteiligten Personen haben die Möglichkeit, sich vorab mit den Unterlagen vertraut zu machen. Nicht jeder hat das Recht/die Möglichkeit, sich mit allen Dokumenten vertraut zu machen (z.B. haben technische Experten keinen Zugang zu dem finanziellen Teil des Angebots, über den entschieden wird)
- Vorschläge für Entscheidungen: Es kann mehrere Vorschläge für Entscheidungen geben, die nach und nach geändert werden können. Die Belegdokumente können sich auf einzelne Vorschläge beziehen, aber SWOT-Analysen können sich auf jeden Fall auf diese beziehen.
Auswahl der Entscheidungen: Es wird eine Variante der Entscheidung in Form der Entscheidungsmethode, z.B. durch Abstimmung, ausgewählt.
Ausgabe der Entscheidungen: Die Entscheidung muss zur Kenntnis der Betroffenen gebracht werden und sie sind verpflichtet, sie zu befolgen (oder sie hat einen anderen Einfluss auf ihre Arbeit).
Zurücknahme von Entscheidungen: ** Manchmal läuft eine Entscheidung ab und es ist notwendig, sie zurückzuziehen oder die Betroffenen darüber zu informieren, dass sie zurückgezogen wurde.

Alle oben genannten Schritte, mit Ausnahme der Auswahl der Entscheidungen in der Praxis, können fehlen. Eine Auswahl von Entscheidungen kann auch fehlen, wenn während der Vorbereitung der Entscheidung beschlossen wird, keine Entscheidung zu treffen. In diesem Fall wird das Verfahren ohne Entscheidung beendet.

Der Verlauf der Entscheidung kann in einer Sitzung stattfinden, aber es kann auch viele andere Schritte erfordern – wiederholte Treffen verschiedener Gruppen, Sammlung von Belegen, Einbeziehung von Experten, etc.

Rolle bei der Entscheidung

Verlag / Unterzeichner: Der Mitarbeiter, in dessen Namen die Entscheidung gefällt wird und der den gesamten Entscheidungsprozess autorisiert.
Manager / Koordinator: Die Entscheidung wird von jemandem, der für die Fertigstellung (oder Widerruf) ist vorbereitet. Der Koordinator muss nicht (aber möglicherweise) der Herausgeber der Entscheidung sein (z.B. ein Einkaufsleiter, der die Entscheidung der Geschäftsleitung benötigt, aber nicht direkt in die Entscheidung involviert ist).
Decider / Elector: Aktiver Teilnehmer an dem Schritt, bei dem er/sie an der endgültigen Form der Entscheidung teilnimmt, durch Kommentierung und Abstimmung bei Wahl der Optionen
Berater: Der Mitarbeiter, der an der Erstellung der Unterlagen beteiligt ist oder anderweitig die für die Entscheidung notwendigen Informationen liefert.

Die Entscheidung muss einen bestimmten Geschäftsführer haben (im Falle einer Entscheidung eines Kollegiums) oder wer die Entscheidung unterzeichnet – mindestens eine dieser Rollen muss angegeben werden. Personen in dieser Rolle verwalten die Entscheidungsprozesse und haben die Möglichkeit, die Entscheidung zu widerrufen. (Aus Sicht des Managements sind die beiden Rollen identisch; ihre Duplizierung erlaubt einem Vertreter und vor allem der verantwortlichen Mitarbeiterin die Möglichkeit, z.B. die Organisation der Abstimmung an einen Koordinator weiterzugeben und trotzdem eine Entscheidungsposition zu haben.)

Wie die Entscheidung dokumentiert wird

Der Entscheidung sind Informationen beigefügt:

Betreffbeschreibung: Was zu entscheiden ist; das Subjekt ist oft ein reales Objekt (z.B. Eigentum, Vertrag) oder eine Entität (z.B. Mitarbeiter). Wenn der Gegenstand der Entscheidung seinen digitalen Zwilling in AyMINE hat, ist die Entscheidung mit diesem Zwilling verbunden.
Unterstützende Dokumente: Dokumente, Anmerkungen und andere Informationen, die für die Entscheidung unentbehrlich sind. (Begleitdokumente können in separaten Aufgaben als Grundlage für die Entscheidung erstellt werden. Die an der Aufgabe beteiligten Personen wissen möglicherweise nichts über die vorbereitete Entscheidung oder darüber, dass die Aufgabe mit der Entscheidung zusammenhängt.)
Vorgeführte Schritte: In Vorbereitung auf die Entscheidung (in AyMINE sind dies erledigte Aufgaben, die als Vorbereitung entstanden sind).
Beteiligte Personen: Es ist möglich, alle beteiligten Rollen vor der Entscheidung zu verfolgen.

Entscheidungsbezogene Operationen:

Eine Entscheidung treffen

Im Moment der Notwendigkeit, eine Entscheidung zu treffen, ein Objekt zu schaffen, um Führer zu helfen und dokumentieren die gesamte Entscheidung
Die Einrichtung umfasst die Identifizierung der wichtigsten Personen oder Gruppe, die die Entscheidung treffen wird

Vorbereitung der Nachweise

In Vorbereitung der Unterlagen ist es möglich:

Anhängen Sie den Entscheidungsdateien unterstützende Dokumente an, die dem Team zur Verfügung stehen, das die Entscheidung trifft und abstimmt.
Erstellen von Aufgaben, die zur Sammlung von Unterlagen zu helfen und die Durchführung der Maßnahmen vor der Entscheidung erforderlich

Vorbereitung und Durchführung der Entscheidung

Es ist möglich, Entwürfe für Entscheidungen vorzubereiten.
Es ist möglich, Argumente zu den Vorschlägen hinzuzufügen (SWOT)
Alle am Entscheidungsprozess Beteiligten – d.h. sowohl Stimm- als auch Berater – können die Vorschläge bewerten und Kommentare hinzufügen.
Die Entscheidung ist in den Sitzungen enthalten, in denen sie diskutiert wird
Abstimmung: Abstimmung über einzelne Vorschläge möglich

Veröffentlichung der Entscheidung

Eine Entscheidung wird üblicherweise nach ihrer Ausgabe veröffentlicht und es besteht ein Interesse daran, Informationen darüber an die beteiligten Personen zu bekommen. Die Entscheidung erlaubt Ihnen, die Gruppen von Benutzern auszuwählen, die über die Entscheidung und die Form der Informationen informiert werden:

Weniger formelle Informationen durch Mitteilung, die einen Link zu der Entscheidung enthält. Die Benachrichtigung wird Benutzern innerhalb von AyMINE gegeben und wenn sie es nicht innerhalb von 24h nach dem Senden lesen, wird es ihnen auch per E-Mail gesendet. Kündigungen werden langfristig nicht archiviert und können daher nicht als Langzeitnachweis dafür herangezogen werden, dass der Nutzer die Entscheidung kennengelernt hat.
Formaler Antrag auf Einarbeitung nach Aufgabe Antrag auf Einarbeitung in die Entscheidung, deren Erfüllung der Teilnehmer zu bestätigen hat. Die Bestätigung, die ein bewusster Schritt des Benutzers ist, liefert auch den Beweis, dass er die Entscheidung tatsächlich kennengelernt hat.

Entscheidungen löschen

Löschen ist eine mögliche Entscheidung, die kein Tag hat. Entscheidungen werden in den Papierkorb gelöscht, aus dem sie bei Bedarf zurückgegeben werden können.

Die Funktion zum Löschen von Entscheidungen befindet sich im Menü .

Es ist möglich, mehrere Entscheidungen en masse auf einmal zu löschen, aber nur innerhalb eines Bereichs. Die Funktion ist im Menü in der Liste der Entscheidungen eines Bereichs verfügbar.