__ Jemand erstellt manuell:__ Grundsätzlich kann jeder, der ein aktives Mitglied in einem Bereich ist, eine Aufgabe erstellen. Eine Aufgabe kann an eine andere Person, die in der Gruppe aktiv ist, oder an jemanden aus ihrem Team weitergegeben werden.
Sie können benutzerdefinierte Regeln im System haben, die Aufgaben erstellen, oder Sie können Bibliotheken mit erforderlichen Aktivitäten geladen haben. Die Aufgaben werden dann aus vorgefertigten Musteraufgaben erstellt.

Freie und vordefinierte Aufgabe

Sie können "Ad-hoc"-Aufgaben, so genannte freie Aufgaben, erstellen, die keine Verbindung zu einer in der Methodik definierten Aufgabe haben. Für solche Aufgaben gibt es keine Standardabwicklung und ihre Zuordnung muss beschrieben werden.

Für Standard- oder geprüfte Tätigkeiten sollten Aufgaben aus der Aufgabenvorlage der Methodik verwendet werden. Solche Aufgaben haben ein vorgeschriebenes Verfahren, eine Verknüpfung mit der Vorlage und können bei einem Audit leicht nachverfolgt werden, da die Umsetzung der Vorlageaufgabe nachvollzogen werden kann.

Wer führt die Aufgaben durch?

Jede Aufgabe hat eine verantwortliche Person, die für die Erledigung der Aufgabe verantwortlich ist. Die verantwortliche Person führt die Aufgabe direkt aus oder weist sie jemandem zu, der sie implementiert. Der Löser kann also auch eine andere Person sein als der Verantwortliche für die Aufgabe.

Eine Aufgabe kann neben einem Verantwortlichen und einem Löser auch ein Team von Personen umfassen, die gemeinsam an der Aufgabe arbeiten. Das Team wird auf der Registerkarte Team angegeben.

Ausführungsteam

Das Durchführungsteam sind alle an der Aufgabe beteiligten Personen.

Aufgabenbearbeitungssätze

Aufgaben, die sich aus den Verpflichtungen der Normen ergeben, erfordern in der Regel eine Dokumentation des Bearbeitungsfortschritts, damit die Bearbeitung überprüft werden kann.
Zwei Arten von Aufzeichnungen werden zur Dokumentation der Aufgabe verwendet:

Bearbeitungsdatensatz auf der Registerkarte Fortschritt: Für jeden Bearbeitungsschritt kann ein Datensatz hinzugefügt werden, um zu dokumentieren, was getan wurde. Der Datensatz wird standardmäßig zum Zeitpunkt der Erstellung oder so schnell wie möglich danach als Fortschrittsdokument erstellt.
Aktivität (Schaltfläche Aktivität) ermöglicht es Ihnen, einen Schritt im Voraus zu planen. Ein typisches Beispiel für eine Aktivität ist eine Besprechung, die einberufen wird, um eine bestimmte Aufgabe zu erledigen.

Beispiel für eine Fortschrittsdokumentation: Beispielsweise müssen die Projektergebnisse überprüft werden, und die Methodik erfordert, dass eine Bewertung durch das technische Team stattfindet. Für das Team wird eine Sitzung (Aktivität) anberaumt, um zu beurteilen, ob das Projektergebnis gut ist (eine Entscheidung wird getroffen) und das Projekt abgeschlossen werden kann.
Der Aufgabenlöser wird die Aufgabe schrittweise bearbeiten:

plant die Aktivität,
lädt die Teilnehmer ein
in Absprache:
- vermerkt im Workflow, dass eine Entscheidung getroffen wurde und das Projekt abgeschlossen werden kann.
- lädt das Protokoll der Besprechung zwischen den Aufgabendateien hoch
  Das Team, das an der Aufgabe arbeitet, bildet eine Gruppe und jedes Mitglied kann die Aufgabe im Rahmen seiner Rolle im Team kommentieren – z. B. Zustimmung, Befürwortung, Empfehlung hinzufügen. Die Kommentare werden zusammen mit der Aufgabe gespeichert und archiviert, so dass sie sowohl als Beweis für die Beteiligung als auch als Ausdruck einer verantwortlichen Meinung dienen.

Das folgende Video beschreibt, wie man eine Aufgabe einrichtet.

Video auf einem separaten Blatt

Eine weitere Möglichkeit, mit der Aufgabe zu arbeiten

Planung für die Zukunft

Standardmäßig ist eine Aufgabe aktiv, sobald sie erstellt wurde. Es ist jedoch möglich, eine Aufgabe für die Zukunft zu planen:

Setzen Sie den Status auf Geplant.
Setzen Sie das Datum auf Geplant von.
Eine auf diese Weise erstellte Aufgabe erscheint erst dann zur Bearbeitung, wenn sie aktiv wird.

Aufgabe duplizieren

Eine neue Kopie der Aufgabe kann auf der Grundlage der Aufgabe erstellt werden. Die neue Aufgabe kopiert die Stelle, an der sie ausgeführt wird, einschließlich Team, Beschreibung und Bearbeitungsschritte. Die neue Aufgabe wird auf das Datum gesetzt, ab dem sie geplant ist. Natürlich werden keine Bearbeitungssätze oder angehängte Dateien kopiert.
Hinweis: Für sich wiederholende Aufgaben ist es besser, eine Musteraufgabe zu erstellen und Aufgaben auf der Grundlage des Musters zu erstellen. Mit einer Vorlage können Sie ein Standardverfahren erstellen, das beschreibt, wie die Tätigkeit auszuführen ist (z. B. auf der Grundlage einer Norm), und die Fahrzeugdokumente einbeziehen (siehe Aufgabenvorlage für weitere Informationen).

Lösungskommunikation

Sie können jemanden auf eine Aufgabe aufmerksam machen, oder ihn mit Attention an eine Aufgabe erinnern.
Sie können eine größere Diskussion in Diskussion aufzeichnen (die Diskussionsschaltfläche befindet sich auf der rechten Seite). Die Diskussion wird zusammen mit der Aufgabe gespeichert.
Sie können das Diskussionsfenster auch verwenden, um private Notizen_ zur Aufgabe zu speichern, die nur für Sie bestimmt sind.

Schutz der Informationen

Schutz vor Verlust

Mit der Aufgabe werden eine Reihe wichtiger Informationen gespeichert, um den Fortschritt zu dokumentieren. Diese Informationen dürfen nicht verloren gehen, da das Unternehmen sie oft für externe Prüfungszwecke langfristig aufbewahren muss.
Eine Aufgabe kann gelöscht werden, wenn sie nicht verfolgt wird Alle Aufgaben, die aus der Aufgabenvorlage stammen, werden automatisch verfolgt. Außerdem alle Aufgaben, die mit einer eindeutigen Kennzeichnung (Feld neben der Aufgabe) versehen wurden, oder Aufgaben, die in Besprechungen besprochen werden.

Hinweis: Auch wenn Sie eine Aufgabe manuell kennzeichnen, wird sie nachverfolgt, und Sie können die Kennzeichnung nicht mehr ändern oder die Aufgabe nachträglich löschen. Einfach ausgedrückt: Alle Aufgaben mit einer Kennzeichnung, d. h. einem eindeutigen Identifikator, werden verfolgt.

Die Verarbeitungsprotokolle sind ebenfalls geschützt und bilden eine unveränderliche Aufzeichnung darüber, wie die Verarbeitung tatsächlich stattgefunden hat. Die Datensätze können vom Autor bearbeitet werden, allerdings nur 12 Stunden nach ihrer Erstellung. Sie brauchen sich also keine Sorgen zu machen, dass Sie z. B. einen Tippfehler nicht korrigieren können. Nach einem Tag sind die Datensätze jedoch unveränderbar und nicht mehr löschbar.

Zu den Verarbeitungsdatensätzen gehören auch automatisch erstellte Datensätze. Diese Datensätze sind immer unveränderbar und nicht löschbar.

Dateien, die für eine Aufgabe gespeichert werden, können gelöscht werden, bis die Aufgabe abgeschlossen ist. An einer abgeschlossenen Aufgabe kann nichts mehr geändert werden. Außerdem können verfolgte Aufgaben nicht mehr als 12 Stunden nach ihrem Abschluss erneut geöffnet werden. Fehlerhafte Abschlüsse können also korrigiert werden, gleichzeitig ist es aber nicht möglich, abgeschlossene Aufgaben in der Zwischenzeit zu ändern. Eine abgeschlossene Aufgabe ist also ein verlässlicher Beleg für den Bearbeitungsfortschritt.

Entfernen von nicht überwachten Aufgaben:_ Sie können Aufgaben löschen, die nicht überwacht werden. Sobald die Aufgabe entfernt wurde, wird sie als entfernt markiert und bleibt in diesem Zustand für 1 Monat. Nach einem Monat wird sie automatisch physisch entfernt, einschließlich aller angehängten Dateien und Fortschrittsberichte. Die Aufgabe kann wiederhergestellt werden, solange sie nicht physisch entfernt wurde; nach der physischen Entfernung ist eine Wiederherstellung nicht mehr möglich.

Zugriffsschutz

Aufgaben und deren Inhalte können sehen:

Personen, die das Recht haben, den Inhalt des Bereichs, in dem die Aufgabe bearbeitet wird, zu sehen
der designierte Löser
Mitglieder des für die Aufgabe gebildeten Teams
Teilnehmer an der Besprechung, der die Aufgabe zugewiesen wurde (nur diejenigen, die Zugriff auf die Aufgabe haben, können sie zuweisen)
Niemand sonst hat die Möglichkeit, von der Existenz einer Aufgabe im System zu erfahren oder nach deren Inhalt zu suchen. Der Zugang zu Bereichen sollte so eingerichtet sein, dass sich nur Mitarbeiter darin befinden, die sich gegenseitig keine Informationen vorenthalten.

Verwandt

Sie müssen nicht nur in der Übersicht mit Aufgaben arbeiten.

Aufgaben im Projektplan

Der Projektzeitplan im Gantt-Modell ermöglicht sowohl die Planung als auch die Datengenerierung für Meetings oder Kunden. Im Gantt-Modell können Sie deutlich sehen, wie die Aufgaben aufeinander aufbauen und wie viel Zeit sie benötigen

Kanban-Modell

Die Kanban Task View bietet eine übersichtliche Darstellung des Aufgabenstatus und die Möglichkeit, schnelle Änderungen per Drag&Drop vorzunehmen.

Mehr Informationen

Siehe verwandte Einträge für weitere Informationen:

Das Recht, die Aufgabe zu sehen und der Ausführende der Aufgabe zu sein, hängt mit den Rechteeinstellungen für den Bereich zusammen (siehe Bereich).
Sie können eine Aufgabe aus einer Musteraufgabe erstellen (siehe Musteraufgaben in Bereichen).
Ein Leiter kann einem Mitglied seines Teams eine Aufgabe zuweisen – die Einrichtung von Leitern und ihren Abteilungen erfolgt durch Systemadministratoren in Rolleneinstellungen.